Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Выдача трудовой книжки
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
О переводе на другую должность
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Когда оформляется трудовая книжка
Порядок оформления и заполнения трудовых книжек регламентируют ТК РФ и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее Правила). В соответствии с этими нормативными документами трудовая книжка оформляется:
- При заключении трудового договора впервые.
Обязанность ведения трудовой книжки возникает у работодателя только при условии, что сотрудник отработал в организации не менее 5-ти дней, и данное место работы является для него основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
- При ее отсутствии в случае утери, порчи или утраты по иным обстоятельствам.
При утрате (повреждении) трудовой книжки сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом. Если по каким-то причинам это сделать невозможно, оформить бланк трудовой книжки обязан новый работодатель.
Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных случаев.
Комментарий к статье 66 ТК РФ
1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:
— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).
6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
10. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
11. Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 в соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
12. В соответствии с п. 1.1 названной Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными; год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2009 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2009». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
Согласно п. 1.2 в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
При необходимости изменения конкретной записи, например о приеме на работу, в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» — и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Другой комментарий к статье 66 ТК РФ
1. В ч.1 комментируемой статьи закреплено определение понятия трудовая книжка, согласно которому она является основным документом, подтверждающим осуществление лицом трудовой деятельности и наличие у него трудового стажа. Иными словами, трудовая книжка является основным документом, который подтверждает право ее владельца на получение всех гарантий, установленных для работника трудовым законодательством.
2. Часть 2 комментируемой статьи содержит бланкетную норму о том, что федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный Правительством РФ, устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. В соответствии с данной нормой постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках» утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
В соответствии с данными Правилами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков и порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утверждены Министерством финансов РФ (приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н «О трудовых книжках»).
Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69.
Согласно данной инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года в трудовой книжке делается запись: «05 сентября 2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
3. Часть 3 комментируемой статьи устанавливает общее для всех работодателей правило о необходимости ведения трудовых книжек на всех работников, которые проработали у них свыше пяти дней, в случае если работа у этих работодателей является для работников основной.
Исключение из данного правила касается лишь работодателей — физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями (например, если гражданин нанимает домработницу или няню). Указанные лица освобождаются от обязанности вести трудовую книжку.
4. В ч.4 комментируемой статьи определяется перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку:
— сведения о работнике;
— сведения о выполняемой им работе;
— сведения о переводах на другую постоянную работу;
— сведения об увольнении работника;
— основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Конкретный перечень сведений, которые указываются в трудовых книжках, определен в подзаконных актах о порядке ведения трудовых книжек.
Кроме того, в трудовой книжке не могут быть указаны сведения о взысканиях. При этом, безусловно, если дисциплинарным взысканием является увольнение, то сведения о нем будут включены в трудовую книжку как основание для прекращения трудового договора.
В ч.5 комментируемой статьи содержится норма диспозитивного характера, которая предоставляет работнику право высказать пожелание о включении в трудовую книжку сведений о его работе по совместительству, если он таковую осуществляет. Поскольку ведение трудовой книжки осуществляется по основному месту работы, то и данные сведения вносятся аналогично (по основному месту работы). Из ч.5 комментируемой статьи следует вывод о том, что в этих целях работнику следует обратиться (письменно или устно) к работодателю и представить документы, подтверждающие факт работы по совместительству. Однако ТК РФ не устанавливает обязанность работодателя вносить в трудовую книжку работника сведения о работе по совместительству.
Например, апелляционным определением Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 20 августа 2012 года по делу N 33-2883/2012 установлено, что в удовлетворении иска о взыскании заработной платы и выдаче трудовой книжки отказано правомерно, поскольку истец работал у ответчика по совместительству, возможность по желанию работника внесения в трудовую книжку сведений о работе по совместительству предусмотрена трудовым законодательством и ответчиком не оспаривается.
Другой комментарий к статье 66 Трудового Кодекса РФ
В соответствии с комментируемой статьей трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовой книжки предусмотрен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 19.05.2008) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, зарегистрированной в Минюсте России 11.11.2003 N 5219 .
———————————
СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1539; 2004. N 8. Ст. 663; 2008. N 10 (ч. 2). Ст. 930; N 21. Ст. 2456.
БНА. 2003. N 49.
Этим же Постановлением Правительства РФ утверждены форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными вышеназванным Постановлением Правительства РФ, определено, что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Новеллой комментируемой нормы является то, что работодатель — физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Росстатом.
Трудовая книжка заполняется в порядке, утвержденном Минтрудом России.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п. 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон — пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника — пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК.
При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК или иного федерального закона (см. ст. 84.1 ТК и коммент. к ней).
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
— о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном вышеуказанными Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
На сегодняшний день основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Это прямо предусмотрено ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса.
Форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения установлены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Порядок ведения трудовой книжки). Во исполнение этого документа Минфин России приказом от 22.12.2003 № 117н утвердил образцы трудовой книжки и вкладыша, а Минтруд России приказом от 10.10.2003 № 69 — Инструкцию по заполнению трудовой книжки (далее — Инструкция по заполнению трудовой книжки).
Работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Условие — работа у данного работодателя должна быть для сотрудника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Работодатель вносит в трудовую книжку сведения:
— о работнике;
— выполняемой работе;
— переводах на другую постоянную работу;
— награждениях за успехи в работе;
— основаниях прекращения трудового договора.
Обратите внимание: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить не надо. Исключение — случаи, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Если работник трудится в организации по совместительству, то по его желанию в трудовую книжку по месту основной работы могут быть внесены сведения на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
А теперь посмотрим, с какими трудностями на практике сталкиваются работодатели при ведении трудовой книжки.
Трудовая книжка внешнего совместителя
Понятие «совместительство» приведено в ст. 282 ТК РФ. Это выполнение работником другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. По общему правилу, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, представленного из другой организации, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).
В пункте 10 Порядка ведения трудовой книжки установлено, что все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). А согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
В письме от 15.11.2018 № 14-2/В-913 специалисты Минтруда России сообщили, что ни Порядок ведения трудовой книжки, ни Инструкция по ее заполнению не определяют, в частности, срок внесения в трудовую книжку записи о работе по совместительству, а также правила внесения таких записей. В связи с этим на практике указанные записи производятся как в хронологическом порядке, так и блоками — запись в трудовую книжку о работе по совместительству (одновременно о приеме и увольнении) вносится после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу по совместительству и о прекращении данного трудового договора. При этом, по мнению чиновников, при внесении записей в трудовую книжку работника об увольнении из организации, где он трудился как внешний совместитель, допустимо указывать наименование организации в тексте записи об увольнении.
Что предпринять, если уволившийся надомник не явился за своей трудовой книжкой
Сотруднику нужно выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку документа по почте. С этого момента работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.
Например, работник не явился за трудовой книжкой и не прислал согласие на ее пересылку. Тогда компании придется хранить документ до момента его востребования. Срок хранения невостребованных книжек определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Согласно этому документу, трудовые должны храниться в архиве не менее 50 лет.
Смысл введения новой статьи
Статья 66.1 ТК РФ в 2022 году действует в полном объеме. Она предусматривает обязанность работодателя по ведению сведений о трудовой деятельности трудящихся в электронном виде. По сути это и есть электронная трудовая. Сведения о трудовой деятельности передаются периодически работодателем в ПФР на бланке унифицированного образца.
Таким образом, вводится новая ст. 66.1 ТК РФ. Электронная трудовая книжка – это не перенесение бумажной формы, предусмотренной в ст. 66 ТК РФ в компьютерный файл, это новая отчетность работодателя и для нее установлен отдельный порядок ее предоставления (он подробно изложен в ст. 8 ТК РФ, о чем сделана ссылка в ст. 66.1).
Кроме того, работник в любой моменты может реализовать свое право на получение этой информации. Он использует данную форму при поступлении на новое место службы, а также работодатель обязан выдан сведения о трудовой деятельности при увольнении сотрудника.
Комментарий к статье 66 ТК РФ:
1. Статья 66 ТК РФ гласит, что трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1539). Названным Постановлением утверждены также новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» (БНА РФ. 2004. N 3) утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. В соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ обязанность вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной, возлагается на всех работодателей. Исключение составляют только работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. коммент. к ст. 309).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и включают:
- фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. ст. 81, 192).
6. По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения о работе по совместительству. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
Комментарий к статье 66 ТК РФ
1. В ч.1 комментируемой статьи закреплено определение понятия трудовая книжка, согласно которому она является основным документом, подтверждающим осуществление лицом трудовой деятельности и наличие у него трудового стажа. Иными словами, трудовая книжка является основным документом, который подтверждает право ее владельца на получение всех гарантий, установленных для работника трудовым законодательством.
2. Часть 2 комментируемой статьи содержит бланкетную норму о том, что федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный Правительством РФ, устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. В соответствии с данной нормой постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках» утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
В соответствии с данными Правилами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: — фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков и порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утверждены Министерством финансов РФ (приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н «О трудовых книжках»).
Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69.
Согласно данной инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года в трудовой книжке делается запись: «05 сентября 2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
3. Часть 3 комментируемой статьи устанавливает общее для всех работодателей правило о необходимости ведения трудовых книжек на всех работников, которые проработали у них свыше пяти дней, в случае если работа у этих работодателей является для работников основной.
Исключение из данного правила касается лишь работодателей — физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями (например, если гражданин нанимает домработницу или няню). Указанные лица освобождаются от обязанности вести трудовую книжку.