Документы при приёме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при приёме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника

Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.

При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:

• когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
• обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.

По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.

Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:

• передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
• передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
• передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:

• договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
• работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
• форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).

Самые важные документы

В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:

• паспорт гражданина России;
• свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
• диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
• обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
• справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
• для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.

Документы для трудоустройства несовершеннолетних

При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу ­такие документы:

1. паспорт (свидетельство о рождении);
2. трудовую книжку;
3. СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
4. документы воинского учета;
5. аттестат (при наличии),
6. акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
7. согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
8. медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).

Какие документы нужны для трудоустройства на работу льготных категорий работников

При трудоустройстве лиц, относящихся к льготной категории, также могут потребоваться различного рода дополнительные документы, поэтому вопрос о том, какие документы нужны для устройства на работу лиц, имеющих право на льготы и дополнительные выплаты всегда актуален, и требует отдельных разъяснений.

Итак, рассмотрим, какие документы нужны при приеме на работу некоторых категорий работников:

• Справка о составе семьи – для многодетных родителей, на иждивении которых находятся трое и более детей установленного законом возраста;
• Копии документов детей, находящихся на иждивении родителей – для предоставления установленных льгот и гарантий;
• Копии документов, подтверждающих право на дополнительные льготы – компенсационные выплаты, дополнительные отпуска, возмещения;
• Сроках беременности – беременным женщинам, для приведения в соответствие условий и режима труда.

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Какие еще документы вправе потребовать работодатель при приеме гражданина на работу

Перечисленные в предыдущем разделе документы необходимы при трудоустройстве даже тем, кто будет занят неквалифицированным и не требующим большой ответственности трудом. Однако есть сферы деятельности, которые требуют определенных знаний и умений, психологической устойчивости, физической подготовки и так далее. Ведь нельзя же допустить, чтобы больных оперировал человек, учившийся не на хирурга, а на инженера, а воспитателем работала дама, стоящая на учете в психоневрологическом диспансере.

Поэтому закон устанавливает еще ряд документов, которые работодатель не только может, но и должен у вас спросить при приеме на работу, имеющую определенную специфику.

Документы об образовании и/или квалификации необходимы для работы по специальности, когда труд требует каких-либо специальных знаний, умений и навыков, определенного уровня мастерства.

Для поступления на государственную или муниципальную службу, в силовые структуры, на охранные предприятия и в некоторые другие организации необходимо предъявить медицинскую справку установленной формы об отсутствии противопоказаний к осуществлению соответствующей деятельности. Такую справку могут потребовать и от тех, кто устраивается на работу водителем.

Устраиваясь на работу в детское учреждение, кафе или продовольственный магазин, будьте готовы к тому, что от вас потребуют оформления медицинской книжки. Это не каприз работодателя, а требование закона.

В некоторых случаях для трудоустройства придется заглянуть в полицию за справкой об отсутствия судимости.

Как оформить приём на работу без военного билета в 2023 году

В случае возникновения подобной ситуации, когда организация отказала в трудоустройстве, пояснив своё решение отсутствием военного билета при приёме на работу, соискатель для достижения желаемой цели может пойти несколькими путями:

• подать официальную жалобу в трудовую инспекцию;
• подать иск в суд;
• получить приписное удостоверение или военный билет.

Конечно, добиться принятия на рабочее место можно любым из этих способов, но наиболее оптимальный вариант – получить документ военного учёта, поскольку его наличие имеет немаловажное значение не только в вопросе трудоустройства, и в дальнейшем в отдельных сферах жизни он может сыграть решающую роль. Кроме того, оформление военного билета и его выдача на руки потребует куда меньше времени, чем обращение в тот же суд с проведением последующего судебного разбирательства.

Для того, чтобы получить подобный документ, необходимо:

• поступить на армейскую службу;
• зачислиться в запас без дальнейшего несения воинской службы (при условии наличия противопоказаний со стороны здоровья или обстоятельств, дающих отсрочку: получение образования, наличие на иждивении нетрудоспособных родственников, малолетних детей или ребёнка-инвалида и пр.);
• получение высшего образование в ВУЗе военной направленности: по окончанию такого учебного заведения молодому человеку не только выдаётся военный билет, но и присваивается звание лейтенанта.

Документы, требуемые в общем случае

Работодателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) нужны работники, чтобы вести бизнес. Трудовые отношения работодателей и работников строго регламентированы. Прием сотрудников на работу не исключение, так, при трудоустройстве компания должна запросить у будущего работника комплект документов. В общем случае в него входят (ст. 65 ТК РФ):

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
• трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
• документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
• документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила

Знакомимся с самыми актуальными и важными нововведениями, которые нельзя упускать из виду. Итак, 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ был скорректирован и вот основополагающие аспекты:

1. Удаленка теперь может быть официально внесена в документы трудового договора, а также в нормативную документацию предприятия;
2. Если у в течение рабочего дня у вас происходит коммуникация с руководством, которая занимает определенный промежуток времени, то с 2021 года данное время тоже входит в категорию. «рабочего»;
3. Сотрудник на удаленке может быть уволен как на общих основаниях, так и за исчезновение со связи на срок более 48 часов рабочих дней, отсутствие возможности выполнять рабочие обязанности в связи со сменой геолокации;
4. Трудовой договор должен выходить исключительно за усиленной квалифицированной электронной подписью, если есть необходимость подписания документации сотрудником, то он может воспользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью;
5. Для осуществления удаленного формата работы фирма обязана предоставить сотруднику все необходимое электронное оснащение, если же работник вынужден брать технику и оборудование к ней в аренду, то компания полностью компенсирует расходы за арендную плату;
6. Удаленка теперь двух типов:

• не дольше 6 месяцев — непрерывная;
• рабочий процесс происходит как дома, так и периодически в офисе — периодическая удаленка;

1. Экстренная удаленка применяется в следующих ситуациях:

• основанием служит постановление органов государственной власти и местного самоуправления;
• возникновение угрозы жизни: пандемия, авария на производстве и т. д;

1. Все компании обязаны проводить инструктаж по действиям сотрудников в случае возникновения Чрезвычайной Ситуации (Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485);
2. Возможны иностранные сотрудники в рабочем коллективе;
3. Урезан список профессий, запрещенных для трудоустройства женщин.

Дополнительный перечень документов

При приеме на работу помимо основного списка документов, который должен в обязательном порядке предоставляться сотрудником в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, работодатель имеет право (и возможность) запросить свой — дополнительный перечень документов. Они будут свидетельствовать о профессиональной ориентированности нового сотрудника. Подтверждать, что на работу поступил действительно компетентный специалист. К таким документам относятся:

• Портфолио профессиональной деятельности;
• Справка из медицинского учреждения, подтверждающая удовлетворительное состояние здоровья для выполнения определенного круга обязанностей;
• Документы, предоставляющие данные о доходах сотрудника;
• Документация об имуществе , находящемся в собственности сотрудника.

В свою очередь сотрудник также может предоставить своей перечень дополнительной документации, например:

• Рекомендательное письмо с предыдущего места работы;
• Свидетельство о рождении ребенка (для получения дополнительных льгот).

Подчеркнем, что выше мы перечислили не необходимые документы при приеме на работу. От них можно отказаться. Кроме того, список может видоизменяться в зависимости от пожелания руководителя.

Дополнительные документы

Кроме паспорта, трудовой книжки и СНИЛС работодатель вправе запросить другие документы.

1. Для мужчин – документы о воинском учете. Также они понадобятся женщинам, чья деятельность предполагает призыв в ряды вооруженных сил. К этой категории относятся, например, медицинские работники и сотрудники МВД.
2. Документы об образовании. Их предъявление обязательно, если должность подразумевает определенные навыки и квалификацию. Кроме дипломов высших и средних специальных учебных заведений это могут быть «корочки» о сдаче соответствующих квалификационных нормативов. Обычно они требуются представителям рабочих профессий – сварщикам, электрикам, машинистам автокрана и т.п. Если должность не подразумевает специальных навыков, диплом обязательным не является. Тем не менее, многие сотрудники предъявляют его с целью повысить свои шансы на карьерный рост.
3. Медицинская книжка. Обязательная для людей, работающих с продуктами питания, медицинских работников, сотрудников образовательных и воспитательных учреждений для детей и подростков. Также нужна тем, кто трудится в сфере коммунальных и бытовых услуг – в салонах красоты, прачечных, химчистках, гостиницах и т.п. (Приказ Роспотребнадзора №402). Документ хранится у работодателя, при этом необходимо регулярное прохождение медосмотра с выставлением соответствующих отметок. Какие именно специалисты должны поставить свою визу в медицинской книжке зависит от должности.
4. Справка об отсутствии судимости или прекращении уголовного преследования, а также отсутствии административных наказаний за употребление психотропных веществ. Обязательна, если должность не допускает трудоустройства лиц, совершивших в прошлом преступление – например, сотрудники правоохранительных органов или педагоги. В иных случаях требование такой справки незаконно. Однако во многих компаниях есть собственные службы безопасности, которые проверяют эти сведения о соискателе.
5. Разрешение на работу для граждан других государств.
6. Заключение о прохождении медосмотра, если должность входит в соответствующий список, а также для несовершеннолетних. Обследование платное, но некоторые работодатели компенсируют затраты после трудоустройства.
7. Чтобы устроиться на работу, несовершеннолетним младше 16 лет потребуется подписанное родителями разрешение.
8. Если человек претендует на должность госслужащего, ему потребуется предоставить информацию о годовых доходах и расходах, а также имущественных обязательствах. Причем эти сведения понадобятся не только о самом соискателе, но и о его супруге.

Этот перечень является исчерпывающим. Требовать какие-либо документы, не входящие в него, работодатель не вправе.

Не обязательные документы

Следующие документы просят многие работодатели, но требовать предъявить их в обязательном порядке нельзя. Тем не менее, предоставление некоторых из них отвечает интересам самого работника.

Похожие записи:

• Все страны шенгена на 2023 год: полный список, условия получения виз
• Профессиограмма технолога общественного питания
• Грубое нарушение работником трудовых обязанностей