Универсальный передаточный документ (УПД) с факсимиле

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ (УПД) с факсимиле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что указывать обязательно

2. Что такое факсимиле и зачем оно нужно

3. Судебная практика относительно факсимиле

4. Статус УПД – что это?

5. Время формирования УПД

6. Правовое положение факсимильной подписи

7. Факсимиле директора на договорах

8. Можно ли ставить факсимиле в первичных документах

9. Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

10. Факсимиле: необходимость, удобство и законность

11. Порядок применения факсимильной подписи

12. Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

13. Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

14. Как правильно применять факсимильную подпись

15. Налогообложение прибыли

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

Что указывать обязательно

Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:

наименование бланка;
дата, когда начали составлять;
названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
в чем заключается операция;
результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:

Применяется как СФ.
Как первичка для отчетности.

Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы¹ под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Статус УПД – что это?

В универсальных передаточных документах статус является пояснением, и может применяться в следующих «качествах»:

Статус Первый. Применяется при использовании универсальных передаточных документов как первичной документации и счета-фактуры;
Статус Второй. Используется при применении УПД только в качестве первичной документации, исключительно для решения задач бухучета.

Соответственно, статус УПД указывает на то, какие цели поставлены перед универсальными передаточными документами в системе документооборота. Если при формировании УПД второй статус присваивается ошибочно, однако все требующиеся для СФ графы оформлены должным образом, применять универсальный передаточный документ для подачи на вычет разрешено. Конец формы

соответсьт

Универсальными передаточными документами со вторым статусом можно пользоваться:

Комиссионерами, отгружая продукцию комитенту;
Неплательщикам налога на добавленную стоимость. К примеру, предприятиям на упрощенной системе налогообложения. Т.к. работа с УПД не обязывает у расчету и выплате НДС.

Время формирования УПД

Наравне с любой иной первичной документацией, универсальные передаточные документы нужно формировать одновременно или незамедлительно после осуществления любой хозоперации фирмы.

Даты, которые стоит указать в УПД:

Получения или приемки;
Фактического проведения операции;
Формирования документа.

Особенности даты выставления счетов-фактур:

При совпадении трех дат со временем определения базы налогов по НДС, сложностей не будет;
При совпадении дат составления документации и фактического совершения сделки, данная дата будет датой для определения налоговой базы. А дата подписания документа сдачи-приемки работ заказчиком станет датой для расчета налоговой базы для работ;
Если документ был сформирован перед или после отгрузки, то датой для работ станет дата приемки, а датой для налоговой – дата фактического проведения операции.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
финансовым отношениям;
административным отношениям.

Факсимиле директора на договорах

⭐ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.

Можно ли ставить факсимиле в первичных документах

Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:

Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Фрагмент документа

Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252

…в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:

какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.

Свежие
Посещаемые

При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.

По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.

Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.

Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:

поставках, подрядных работах;
сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
оформлении взаимодействия с посредниками.

Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче. Корректное заполнение крайне важно.

Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле , которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле .

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ) .

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт , то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

сокращение количества времени на изучение документации;
факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

При оформлении УПД на оплату за товары, он заменяет счет-фактуру, которую выписывает продавец для оплаты.

ФНС рекомендовала форму, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Однако любая компания может видоизменять некоторые поля при условии, что все необходимые бланк будет содержать. Можно модернизировать блоки, дополнив своей информацией.

Оба документа применяются в качестве первичных, подтверждающих совершение операции. Какой удобнее использовать определяется спецификой бизнеса конкретной компании и условиями сделки.

В таблице приведена сравнительная характеристика СФ и УПД.

Критерии	Счет-фактура	УПД
Обязательность применения	Обязателен	Рекомендован
Назначение	Подтверждает факт отгрузки товаров и выполнения услуг	Может объединять счет-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную
Отражение применения документа в учетной политике компании	Необходимо	Необходимо
Вид документа	Бумажный, Электронный	При использовании в качестве счета-фактуры только электронный
Форма документа	Единая	Может корректироваться
Расчет при авансовых платежах	Применяется	Не применяется
Корректировки и исправления	Внести проще	Могут быть затруднения и замедления оформления документов
Если возникла необходимость в нескольких одинаковых экземплярах первичных бухгалтерских документов	Применяется	Не имеет смысла
Возможность включения в один документ товары и услуги	Не допускается	Допускается
Наличие дополнительных документов, подтверждающих операцию	Да, необходима товарная накладная	Нет
Что проще оформить	Более объемный документооборот	Составляется один документ

С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации. УПД лучше использовать в малом и среднем бизнесе, когда количество хозяйственных операций достаточно ограничено, с небольшим документооборотом. Он снизит нагрузку и упросит работу учетного работника.

Пользоваться УПД или нет, решение принимает уполномоченное лицо компании. Заменить его можно на стандартные документы первичной отчетности: счет-фактуру, акт выполненных работ, накладную.

Как правильно применять факсимильную подпись

поставках, подрядных работах;
сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
оформлении взаимодействия с посредниками.

наименование бланка;
дата, когда начали составлять;
названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
в чем заключается операция;
результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Применяется как СФ.
Как первичка для отчетности.

Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.

Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:

Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.

Место, где будут расписываться разные стороны, закреплено в бланке и не меняется от одного файла к другому. Общий вид только рекомендован, но блок, в котором содержатся реквизиты для счета-фактуры нельзя удалять или пропускать. Его следует заполнять по всем правилам. Первым это будет делать продавец и его представители. Они фиксируют, что все загружено и подготовлено, пересчитано, соответствует требованиям закона и в полном соответствии с договором.

Когда груз попадет к приобретателю, то его работники обязаны будут все перепроверить по количеству и качеству, поставить соответствующие отметки. Как мы уже говорили выше, всем участникам сделки следует иметь полномочия, чтобы расписываться, иначе документ потеряет юридическую силу.

Налогообложение прибыли

По мнению Минфина России (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808), документы, имеющие финансовые последствия, с факсимильным воспроизведением подписи руководителя не являются оправдательными документами для целей Правда, названное письмо относилось к признанию расходов. Но суммы, относящиеся у одной стороны договора к расходам, у противоположной стороны обычно образуют доходы. Следуя логике министерства, по двусторонним документам за факсимильной подписью налоговым инспекторам придется не признать не только расходы одной стороны, но и доходы другой. Между тем такого прецедента практика не припомнит.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так почему же контролирующие органы и даже порой суды отказывают в признании документов, составленных в полном соответствии с гражданским законодательством? Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). А законодательство о бухгалтерском учете, как мы выяснили выше, не запрещает принимать к учету документы, подписанные посредством факсимиле. Наконец, недостаток оформления первичного документа можно исправить справкой бухгалтера.

Анализировать противоречивую арбитражную практику по делам о применении факсимильной подписи мы не станем. Ведь конкретная позиция того или иного суда непредсказуема. Давайте подойдем к решению вопроса с глобальных позиций.

Суды признают расходы тогда, когда они носят реальный характер. При этом незначительные недостатки оформления первичной документации во внимание не принимаются (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2009 № 07АП-233/09 по делу № А45-12409/2008-17/366). Кроме того, взимание налогов производится исходя из фактической способности налогоплательщика к их уплате (п. 1 ст. 3 НК РФ). По этой причине суды отклоняют отказы в признании расходов по формальным основаниям.

Полагаем, что такие аргументы позволят склонить проверяющих в вашу пользу.

Мы вовсе не призываем поголовно переходить на факсимиле. Порой целесообразнее оформить доверенность на другого сотрудника, который может заменить подписанта. Наша цель – поддержать читателя в налоговом споре.