Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Принятие на хранение документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для ответа на вопрос, какой срок хранения доверенностей в организации, обратимся к нормативным документам. Сроки определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Комплексный подход предполагает осуществление следующих действий:
- Выгрузка вручную или с помощью электропогрузчиков. Производится все бережно, поскольку целостность груза уже полностью зависит от принимающей стороны.
- Приемка. Она заключается в сверке фактического количества с номенклатурой и в контроле за упаковкой и прочими характеристиками.
- Размещение и каталогизация. В зависимости от типа товара он может быть помещен разными способами на полки, в контейнеры. Информация о местонахождении на складе обязательно заносится в картотеку.
На этом услуга еще не полностью оказана, требуется также осуществить передачу. Что значит выдача ТМЦ из-под ответственного хранения:
- Составление заявки от владельца, ее проверка.
- Комплектация. Если в ходе этого этапа требуется, то проводится маркировка, упаковка и дополнительные фасовочные действия.
- Подготовка партии к отправке — нанесение штрих-кодов, оформление сопроводительной документации.
- Погрузка. Транспорт, как правило, подгоняет сам клиент. Однако часто это предложение приходит от логистических компаний, поэтому отгрузка плавно перетекает в транспортировку.
Если рассматривать не договоренность, а обязанность, возникающую между двумя сторонами торговых отношений по статье 524 ГК РФ, то этапов несколько меньше, они, как правило, ограничиваются приемкой и выгрузкой, размещением, а затем погрузкой без дополнительных манипуляций с грузом.
Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?
Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:
- Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
- В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
- Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
- Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.
Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.
Срок хранения доверенностей
Проанализировав данный документ, увидим, что в нем упомянуты разные виды письменных уполномочий, а срок их хранения составляет от трех лет до постоянного хранения. Так, например, доверенности, которые были выданы филиалам или представительствам на осуществление отдельных видов деятельности подлежат хранению не менее пяти лет с даты истечения срока действия, а те, которые были выданы руководителем организации сотрудникам на представление интересов организации должны храниться постоянно. Уполномочия на участие в общем собрании акционеров имеют постоянный срок хранения, а минимальный срок в три года установлен для копий доверенностей, выдаваемых жильцам жилищно-коммунальными организациями.
Юридическое лицо вправе установить срок хранения доверенностей в архиве своими локальными нормативными актами, но они не должны быть менее сроков, установленных Перечнем. Чаще всего отражается срок хранения доверенностей в организации в номенклатуре дел.
Таким образом, если срок хранения доверенностей на предприятии не установлен, то руководствоваться следует Перечнем. Обратите внимание, что согласно примечаний, срок, установленный в пять лет, может быть продлен до постоянного для отдельных видов перечисленных документов. Поэтому, лучше настроиться на постоянный срок хранения.
Срок хранения доверенностей и журнала регистрации доверенностей, как правило, совпадает, хотя такой документ, как журнал регистрации, и не поименован в Перечне.
В каком порядке хранить документы можно увидеть в Приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Там же порядок передачи документов в архивы после прекращения деятельности юридического лица.
Документы, относящиеся к государственной тайне, подлежат хранению в соответствии со специальными нормативными актами. Специальными актами могут быть предусмотрены способы хранения в некоторых видах организаций, например, в банках.
Организации малого и среднего бизнеса редко когда принимают локальные акты, регулирующие вопросы хранения документов и редко формируют специальные архивные подразделения. Обычно хранение осуществляется в архивных папках в офисах или сейфах. Если же создается архив, то необходимо разрабатывать и правила его ведения.
Говоря о хранении, чаще всего имеется в виду хранение подлинников. Однако Перечнем предусмотрено и хранение доверенности в копиях. Поэтому не стоит относиться к копиям этих документов несерьезно.
Особую группу представляет доверенность на ответственное хранение. Таким документом назначается сотрудник, в чьи обязанности будет входить обеспечение сохранности каких-либо ценностей (бланков, препаратов, имущества и т.д.). Доверенность на ответственное хранение (образец можно найти в справочно-правовых системах) является одной из разновидностей письменных уполномочий. Такие документы также необходимо хранить.
Таким образом, хранение доверенности – такой же важный этап работы с ней, как и оформление.
Классификация договора
Существует несколько разделений данного соглашения:
По участвующим сторонам:
- между физическими лицами;
- между юридическими лицами;
Данная разновидность возможна между организациями, например, для сохранения продукции, при этом поклажедатель не обязательно должен быть ее хозяином.
В этом случае соглашение считается заключенным, если обе стороны достигли взаимопонимания и уполномоченные лица предприятий подписали документ.
Для бюджетных организаций есть своя специфика:
— Имущество передается по унифицированной форме № МХ-1 акта передачи;
— Принимается посредством акта МХ-3 возврата;
— При исполнении обязательств на складе ведется журнал МХ-3.
- смешанная разновидность: одна сторона — юридическое лицо, а другая — физическое.
По обозначенному вознаграждению:
- возмездный характер оказания услуг, когда поклажедатель платит за услуги оговоренную стоимость;
- безвозмездный, т.е. бесплатный. Такой характер возможен между физическими лицами. Важной особенностью соглашения является отсутствие ответственности за причинение ущерба имуществу третьими лицами. Допускается в устной форме, но чтобы подстраховаться от непредвиденных ситуаций лучше всего будет изложить условия на бумаге. При этом указываются Ф.И.О, данные паспорта сторон, оговаривается ответственность исполнителя, а также право передачи собственности третьим лицам по просьбе владельца.
Важный момент! Безвозмездный характер взаимоотношений между юридическими лицами расценивается, как дарение. Поэтому в договоре рекомендуется указывать возмещение поклажедателем расходов хранителя на предоставление услуги.
По характеру передаваемого предмета:
- передача на хранение оборудования между юридическими лицами;
- сохранение предметов личного пользования;
- сохранение предметов иного типа.
По наличию или отсутствию у стороны права использовать переданное имущество:
- без права использования — общее условие таких сделок. Лицо не может пользоваться переданной вещью в личном порядке, если только это использование не является целью ее сохранения в рабочем состоянии;
- с правом пользования: в тексте документа указывается право использования вещи в период хранения.
В зависимости от срока:
- до оговоренной даты или до окончания определенного периода, указанного в тексте;
- до востребования, если определенный срок не был оговорен.
По способу предоставления услуги:
- складской (хранитель имеет товарный склад для исполнения обязательств, товар принимается по складской квитанции);
- банковский (банк предоставляет услуги по безопасному сохранению ценностей, металлов, бумаг, заказчику предоставляется специальная ячейка);
- в ломбарде (физическое лицо передает вещь в ломбард. Если в конце срока она не забирается, то противоположная сторона вправе продать предмет согласно ст.358 ГК РФ);
- гостиничный (личные вещи передаются в момент заселения в номер);
- в камерах организаций транспорта (право пассажиров воспользоваться услугами транспортных компаний);
- в гардеробах (когда физические лица сдают вещи в специально оборудованное место, например в гардеробе кинотеатра).
По форме договора:
- устный;
- письменный.
Данный документ не имеет строго разработанной структуры. В зависимости от нужд сторон он может содержать стандартные пункты:
- Предмет. Указываются его идентифицирующие признаки: наименование, вид, артикул, цвет, регистрационные номера. Следует описать, в каком состоянии имущество поступает на сохранение: наличие повреждений, примерный процент износа, стоимость;
- Сроки. Дата окончания взаимодействия сторон или указание на то, что сохранение производится до востребования;
- Права и обязанности сторон. Например:
— сторона исполнителя обеспечивает сохранность, не допускает порчи либо утраты, обязуется вернуть имущество по окончанию срока.
— поклажедатель обязуется предоставить второй стороне достоверные сведения о предмете, в том числе о ее опасных характеристиках; забрать его в конце срока; оплатить оказанные услуги.
— при отказе хозяина имущества забрать ценности, за хранителем остается право продажи их.
— поклажедатель может прекратить отношения до конца срока соглашения;
- Вознаграждение по договору и порядок его оплаты. Указывается стоимость и дата оплаты: одним платежом или несколькими, при возврате предмета или в конце срока оказания услуг, желательно оговорить определенные сроки;
- Распределение затрат. Какая сторона несет расходы по договору;
- Ответственность обеих сторон. Что ждет хранителя, если он не сохранит вещь, и на хозяина, если он ее не заберет или не выплатит вознаграждение в срок;
Ответственность стороны сохранения носит материальный характер и предусмотрена за утрату или порчу переданного имущества:
— цена на момент передачи утраченного/испорченного предмета (степень износа);
— в сумме, которую вещь потеряла в результате некачественного выполнения обязательств договора.
- форс-мажорные обстоятельства;
- разрешение спорных/конфликтных ситуаций или разногласий;
- иные условия;
- подписи и реквизиты обеих сторон.
Правоотношения в области организации ответственного хранения можно условно классифицировать на «добровольные» — когда договор заключается в силу объективных потребностей в размещении поклажедателем вещей у хранителя, и «принудительные» — когда фактически обязанности хранителя выполняет покупатель товара, поставленного в рамках гражданско-правовой сделки, а поклажедателем, обязанным возместить расходы контрагента, становится поставщик.
Возможен и смешанный сценарий, когда покупатель, обязанный по «принуждению» разместить у себя товары от поставщика, привлекает к этому специализированную организацию — услуги которой затем оплачивает в установленном порядке поставщик. Как и при необходимости компенсирует прочие издержки покупателя, связанные с осуществлением «принудительного» ответственного хранения не принятой им вещи.
Интересы сторон в «добровольном» договоре защищены положениями договора, в «принудительном» — закона. В обоих случаях нарушитель обязательств будет нести ответственность, предусматривающую выплату компенсаций стороне, которой тем или иным способом наносится ущерб. Он может быть обусловлен как действиями стороны правоотношений, так и свойствами вещи, что размещена на ответственное хранение.
Объясняем, как правильно составить сохранную расписку
Первым делом необходимо прописать наименование документа, указать число, месяц, год и населённый пункт, где он был составлен. Далее по тексту обозначаются данные о принявшей стороне. Если речь идёт о юридическом лице, прописывается его полное наименование со ссылкой на организационно-правовую форму, ФИО и должность ответственного представителя, а также оставляется ссылка на документ, подтверждающий его полномочия. Это устав общества или доверенность. Для физ. лиц прописываются их паспортные данные. Аналогичный порядок и для ИП.
Ниже по документу оставляются те же данные о передавшей стороне. Затем идёт перечисление всех переданных объектов по пунктам. Напоминаем, что для официальных бумаг требуется указание их реквизитов (дата, номер).
Следующим шагом представитель принимающей стороны прописывает, что берёт на себя ответственность за сохранность принятого имущества, обязуется возвратить в обозначенный срок или по востребованию.
Процессы хранения документов различаются в зависимости от того, текущее это хранение или архивное. Текущее подразумевает, что они используются в работе, находятся «под рукой» и это вовсе не означает, что их не надо хранить. Обязательно надо, тем более, что многие из них могут составлять коммерческую или иную тайну. А за несоблюдение порядка обращения (в частности, хранения) документов предусмотрена ответственность (как дисциплинарная, так и иная).
Текущее сохранение осуществляется по правилам, устанавливаемым организацией самостоятельно. Для этого ведется и утверждается номенклатура дел. Сроки хранения документов в делопроизводстве определяются на основании вышеуказанных нормативных актов, а также внутренних документов (которые не должны противоречить нормативным, разумеется).
Справка
Срок хранения доверенностей в организации
Все письменные уполномочия в организации можно разделить на две основные группы: выдаваемые для представления интересов организации; выдаваемые для получения товарно-материальных ценностей. С первой группой доверенностей работают, как правило, юристы, со второй — бухгалтера. Первую группу можно разделить на выдаваемые для представления в судах, в иных органах, выдаваемые с правом передоверия и без такового, подлежащие нотариальному удостоверению и не подлежащие, но на порядок оформления, регистрации и хранения такие классификации не влияют.
Доверенности на представление интересов содержат описание полномочий поверенного для представления интересов доверителя с указанием в каких пределах, в каких органах и организациях. Некоторые требуют нотариального удостоверения например, для представления интересов организации в Управлении Росреестра или допускается иной порядок удостоверения например, уполномочия от физического лица для представления его интересов в суде. Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах.
До выдачи доверенностей лица инструктируются о порядке и сроках использования и отчетности об С 1 сентября года в Гражданском кодексе появились изменения в правилах оформления доверенности: Длительность действия доверенности в 3 года полностью отменен.
Отрывные части доверенностей ежемесячно прошиваются, срок хранения 5 лет. На кого выдана доверенность должность и фамилия. В этом случае журнал учета выданных до — веренностей не ведется.
Журнал учета выданных доверенностей: вариант составления.
Крайне важно вести журнал учета выданных доверенностей, в которой регламентированы лица, уполномоченные совершать от имени компании какие-либо действия.
Регистрация всех выданных доверенностей производится в специальном журнале. Ответственный исполнитель по доверенности наименования должности, структурного подразделения, Ф.
Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Лицо, ответственное за ведение Журнала учета и выдачи доверенностей.
Ответственность сторон
Подписанты отвечают за нарушение обязательств в соответствии с законом и самим соглашением.
Так, в случае консенсуального договора, сторона, предоставляющая услуги хранения, несет ответственность за отказ принять вещь. А если отказ стал причиной убытков контрагента, обязан возместить их полностью (если законом или соглашением не предусмотрено иное).
Поклажедатель ответственен за понесенные контрагентом убытки по причине несостоявшегося по вине поклажедателя хранения.
Юрлицо, для которого хранение не является проф. деятельностью, отвечает за утрату, порчу, повреждение взятой на хранение вещи только при наличии подтвержденной вины. В отличие от субъекта, занимающегося профхранением. На последнего налагается повышенная ответственность перед контрагентом.
Обычные условия Договора ответственного хранения (ответ.хранения)
(условия, которые стороны для предотвращения возможных рисков и разногласий, в силу предоставленного законом права и (или) обычаев делового оборота, самостоятельно определяют в Договоре ответственного хранения (ответ.хранения)):
- место хранения (например, адрес и иные идентификационные характеристики места хранения);
- условия хранения имущества (например, температура хранения, влажность, освещение и т.п.), что позволяет согласовать договором требования к качеству предоставляемых услуг;
- срок хранения;
- стоимость услуг по хранению (вознаграждение), срок и порядок их оплаты (в случае возмездного оказания услуг);
- Стоимость и порядок оплаты расходов, связанных с хранением имущества (например, оплата коммунальных услуг, платежи за охрану, уборку и т.п.) — в составе вознаграждения или оплачиваются дополнительно, а в случае безвозмездного оказания услуг хранения — оплачиваются только расходы;
- срок и порядок приема оказанных услуг;
- ответственность сторон;
- порядок разрешения споров;
- порядок изменения, расторжения договора;
- иные условия, которые стороны, в силу предоставленного законом права и (или) обычаев делового оборота, и (или) соглашения сторон, могут самостоятельно определить в договоре;
- В случае, если стороной по договору является физическое лицо, осуществляющее индивидуальное предпринимательство, то в силу закона «О персональных данных и их защите» необходимо истребовать у этой стороны «Согласие на сбор и обработку персональных данных».
Оставить комментарий к документу
Считаете документ неправильным? Оставьте комментарий, и мы исправим недостатки. Без комментария оценка не будет учтена!
Спасибо, ваша оценка учтена. От вашей активности качество документов будет расти.
| Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Образец. Договор хранения», а также задать вопросы
, связанные с ним. Если вы хотите оставить комментарий с оценкой , то вам необходимо оценить документ вверху страницы Ответ для |
Регистрируем доверенности
Требований законодательства к регистрации доверенностей не установлено. Можно только сказать, что основанием для регистрации доверенности является ее подписание руководителем предприятия. А регистрация доверенностей производится в Журнале учета и выдачи доверенностей (см. Пример 1).
В образце Журнала на следующей странице показан примерный перечень фиксируемых сведений. Каждая организация имеет право скорректировать его.
Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). По общему правилу Журнал учета и выдачи доверенностей должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы Журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в нем не допускаются.
Но на многих предприятиях учет доверенностей ведется в автоматизированном виде. Т.е. информация вводится в специальную программу или Журнал учета ведется путем заполнения таблицы в MS Excel. В этом случае бумажный Журнал учета и выдачи доверенностей, заполняемый рукописным способом, в котором необходимо собирать подписи людей, получающих эти важные документы, может содержать меньше граф, т.к. в дополнение к нему еще есть систематизированная учетная информация в электронном виде.
Ответственных за подготовку доверенностей и их учет лучше назначить приказом. Если в организации есть такой документ, как Инструкция по подготовке, учету, выдаче, контролю исполнения, прекращению доверенностей и хранению прекращенных доверенностей (в виде самостоятельного регламента или в виде составной части иной инструкции), то в нем тоже нужно предусмотреть ответственных лиц (их обязанности, права и ответственность). Перечень работников, имеющих доступ к автоматизированной системе учета доверенностей, фиксируется в локальных нормативных актах предприятия.
В автоматизированную информационную систему обычно вносятся сведения, необходимые для подготовки доверенности, они же могут выводиться и в Журнал учета в полном или сокращенном составе. При ведении Журнала учета ручным или «полуручным» способом (т.е. в MS Excel) состав фиксируемой информации может быть таким же:
- номер доверенности (в автоматизированной системе присваивается автоматически);
- дата доверенности;
- Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
- наименование госоргана, предприятия, организации, учреждения, куда представляется доверенность;
- перечень полномочий представителя;
- доверенность выдана с правом передоверия или без;
- срок действия доверенности;
- Ф.И.О. руководителя (уполномоченного лица), подписавшего доверенность;
- наименование ответственного подразделения;
- реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос);
- отметка об отмене доверенности (с указанием даты отмены и реквизитов документа, свидетельствующего об отмене доверенности);
- дата возврата доверенности.
Автоматизированная система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с ними более удобной.