Заполняем накладную по форме ТОРГ-12 2023 г.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем накладную по форме ТОРГ-12 2023 г.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.

Для чего предназначена

Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара. Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.

Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.

На что обратить внимание при получении

Выясняя, как заполнить вид упаковки в товарной накладной и другие пункты, важно помнить, что перед подписанием необходимо внимательно проверить бумагу на наличие соответствий и отсутствие ошибок. Проверяющему предстоит учесть несколько основных нюансов:

• Когда приемка товара осуществляется по доверенности, в ТОРГ-12 обязан поставить подпись сотрудник, принимающий гру. Кроме того, обязательны отметки о дате, присвоенном номере и расшифровка росписи.
• В ситуации, когда заказчик получает продукт собственноручно, снизу справа на документе ему необходимо расписаться, расшифровать свой «автограф» и сделать оттиск печати.
• Нередко в организациях попросту отсутствуют любые виды штампов. Ничего страшного. При оформлении двенадцатой накладной можно обойтись и без них.
• К сожалению, не все и далеко не всегда проходит гладко. Если требуемые по правилам формирования личные подписи, нужные сведения об участниках сделки и другие подтверждения передачи отсутствуют — операция считается недействительной.

Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12

Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.

Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.

В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.

Транспортная накладная

Транспортная накладная – это расчетный документ, сопровождающий транспортировку груза. Нужна для подтверждения факта оформления соглашения на перевозку груза. Требуется для регулирования транспортировки. Является основанием для учета перевозки и расчетов с транспортной компанией.

Форма документа может утверждаться руководителем самостоятельно. При этом за основу обычно берется форма, утвержденная госорганами. В любом случае, в документе должны быть обязательные сведения. Это реквизиты сторон сделки. Порядок заполнения бумаги утвержден постановлением Правительства №272 от 15.04.11.

Накладная оформляется на одну или несколько партий груза. Если ценности перевозятся посредством разных ТС, число сопроводительной документации должно соответствовать количество ТС.

Накладная подписывается отправителем груза и перевозчиком. Если в документ вносятся изменения, они заверяются подписями.

Если вы получили неправильную товарную накладную без НДС

В случае если ваш поставщик выдал вам накладную, в которой графа 13 не заполнена или заполнена с ошибками, то во избежание обозначенных выше проблем вам следует попросить ее переоформить и указать правильные данные. А что будет, если этого не сделать?

Тут многое зависит от того, как оформлены другие документы по данной сделке. Если они будут содержать сведения, которых недостает в накладной, то вам, скорее всего, удастся отстоять право на признание этих расходов. И тому есть подтверждение в судебной практике — например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2006 № Ф04-10030/2005(18906-А45-23). Если же и остальные документы оформлены с нарушениями, в принятии расходов по некорректно заполненной ТОРГ-12 вам, скорее всего, будет отказано.

Обязательно ли применять УПД

Применение УПД – не обязательная процедура. Сделки можно оформлять любым пакетом документов. Так, допустимо действовать по старинке и выписывать накладные и акты, а можно использовать УПД. Также разрешено с одними контрагентами применять один пакет документов, а с другими – другой.

Как правило, состав закрывающих документов прописан в договоре. Поэтому о том, какие документы составлять по сделке, надо позаботиться заранее и обговорить это с партнерами.

С 2013 года отменена обязанность пользоваться унифицированными формами документов. На данный момент можно разрабатывать собственные бланки, образцы которых утверждают учетной политикой предприятия. Единственное условие – наличие обязательных реквизитов. В том числе при заполнении УПД.

Образец заполнения товарной накладной

Одним из основных первичных сопроводительных документов, подтверждающих передачу товара от продавца к покупателю является товарная накладная. Применяется она как юридическими, так и физическими лицами и является неотъемлемой частью торговых отношений.

Правильно оформленная товарная накладная позволяет регулировать отношения в процессе купли-продажи – покупатель, принимая товар, сверяет его с соответствием по количеству, качеству, объему и другим показателям, указанным в документе, продавец, отгружая продукцию, ведет ее учет, списывая с остатков на своем балансе.

Товарная накладная также необходима в таких случаях:

1. Если покупатель по каким-либо причинам не доволен качеством приобретенного товара (в этом случае берутся во внимание только те характеристики, которыми продукция должна обладать по стандарту) – он может на законных основаниях потребовать возврата денежных средств в обмен на товар или же его замены на аналогичную продукцию.
2. Если покупатель на условиях отсрочки платежа не оплачивает поставку, товарная накладная является подтверждающим получение документом, на основании которого могут предъявляться претензии. Не зависимо от того, кто имеет претензии – поставщик или покупатель — при решении любых спорных вопросов такой документ имеет полную юридическую силу и может служить доказательством при судебном разбирательстве.

К заполнению товарной накладной допускаются только отдельные сотрудники, должностные инструкции которых и обязанности позволяют заполнять подобные документы:

• сотрудники бухгалтерии;
• кладовщики;
• операторы ввода данных;
• администраторы;
• руководители (при необходимости).

Обязательного к употреблению бланка такого документа не существует – есть лишь рекомендованные формы, в связи с этим каждая из организаций, осуществляющая продажу товаров любых категорий, может разработать свой собственный бланк и пользоваться им при оформлении реализуемой продукции.

Не ограничивается также и размер документа – зачастую используют листы бумаги формата А4 и А5, но, при необходимости, можно использовать и любую другую величину.

В настоящее время действующее законодательство Российской Федерации, а именно Закон «О бухгалтерском учете», определяет использование рекомендованной формы товарной накладной ТОРГ-12. В том случае, если компания использует свою разработанную форму, она обязательно должна содержать такие сведения:

1. Название организации, которая выписала накладную.
2. Дата создания (стоит отметить, что дата ее создания не всегда обязательно будет совпадать с непосредственной датой доставки товара покупателю. Для подтверждения даты поставки рядом со своей подписью получатель указывает, когда была принята продукция).
3. Наименование субъекта, который составил документ (осуществил продажу указанной в товарной накладной продукции).
4. Перечень товара, проданного по документу.
5. Количество продукции (отдельно каждого наименования, также может быть указано общее количество единиц, но это не является обязательным).
6. Единицы изменения количества продукции и ее стоимость. Стоимость в зависимости от формы субъекта хозяйствования может выражаться как с НДС, так и без него. В конце перечня товара указывается общая стоимость всей продукции, которая подлежит оплате.
7. Должности лиц, ответственных за отгрузку.
8. Подписи ответственных лиц рядом с указанием их фамилии, имени и отчества, а также занимаемой должности.
9. Печать организации. Начиная с 2016 года, использование печати не является обязательным, но фирмы, имеющие ее, ставят на документах.

Оформляется документ в двух экземплярах (при необходимости в трех и более) – один экземпляр остается у фирмы, осуществившей продажу, второй — у принявшей продукцию стороны.

К товарной накладной могут прикладываться сопутствующие документы:

1. Товарно-транспортная накладная – выписывается, если покупателю производится отгрузка товара продавцом или третьей стороной. Водитель-экспедитор в таком случае имеет подтверждающий документ на право перевозки груза.
2. Путевой лист.
3. Сертификаты на проданную продукцию и паспорта на нее (при наличии).
4. Счета-фактуры.
5. Акт о передаче товара.

Уклонение покупателя от оформления факта приемки

На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.

В суде будет необходимо доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя. В качестве доказательства могут быть привлечены:

• транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
• транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
• акты сверок;
• переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.

Перед подачей жалобы в суд также необходимо направить грузополучателю требование в случае неуплаты вернуть полученный товар в исходном виде, возместить расходы на его транспортировку или предъявить обоснованные претензии по качеству товара.

Как правильно заполнить товарную накладную

Товарная накладная, по форме ТОРГ-12 или с применением иного бланка, обязательно создается в двух экземплярах. Обусловлено это необходимостью наличия оригинала у каждой из сторон для достоверного отображения хозоперации в учете.

В качестве независимо разработанной формы можно употреблять сокращенный или дополненный шаблон ТОРГ-12. любом случае документ должен содержать:

• номер и дату составления;
• названия и реквизиты участников сделки;
• основание отпуска ТМЦ;
• перечень отпускаемых ценностей с указанием характеристик;
• , Ф.И.О. и подписи лиц, разрешивших отгрузку, отпустивших товар и принявших его;
• печати участников.

При оформлении ТОРГ-12 по общепринятой форме можно составлять как бумажный документ, так и его электронную версию. При этом обязательно заверение документа электронной подписью.

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Зачем нужны накладные

Мы уже сказали, что накладная с подписями показывает, что поставщик передал, а покупатель принял товар по такой-то цене в такие-то сроки.

Но еще накладные — это первичные документы. Они помогают подтвердить расходы для налоговой, если компания или ИП работают на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы». Еще они нужны для получения вычета по НДС, но тогда накладная сопровождается счетом-фактурой. Но если накладную подписывают в момент передачи товара, то счет-фактуру можно сформировать и передать в течение 5 дней после этого. Эти два документа во многом дублируют друг друга, но они не взаимозаменяемы. Иногда вместо накладной оформляется универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет пару накладная + счет-фактура.

Отсутствие накладных или ошибки в них могут привести к неточностям в бухотчетности. А это уже ведет к проблемам с налоговой, расчетом дивидендов и получением кредита. К тому же накладные подтверждают совершение операции и выполнение обязательств, и если дело доходит до суда, они становятся важным аргументом для решения спора.

Особые случаи перевозок

В некоторые случаях необходимые особые документы на перевозку грузов автомобильным транспортом. К ним относятся следующие официальные бумаги:

1. Удостоверение, подтверждающее право компании перевозить крупногабаритные или опасные грузы.
2. Свидетельство, указывающие на подготовительный процесс водителя к осуществлению работы по перевозке опасных грузов. В нем совокупный водительский стаж должен превышать три года без прерывания данной трудовой деятельности. Если у водителя нет соответствующего опыта, собранные и оформленные документы по перевозке грузов не имеют значения.
3. Сертификат, подтверждающий безопасность и качественные характеристики упаковки груза.
4. Специальный опознавательный знак об опасном грузе.
5. Свидетельство, подтверждающее подготовку транспортного средства к осуществлению перевозки опасных грузов.
6. Предварительно созданный маршрутный лист с периодом разрешения транспортировки.
7. Телефонные номера и адреса всех лиц, касающихся перевозки данных представляющих опасность грузов.
8. Специально разработанный путевой лист, в котором обозначен номер опасности груза в соответствии со стандартами ООН.

Дополнительные типы документов

На вопрос о том, какие документы нужны для перевозки груза, однозначно ответить достаточно сложно. Это связанно с тем, что существует достаточно много нюансов в каждом конкретном случае, которые следует учесть. Без них ответственные лица могут получить штраф за несоблюдение законов или же получить определенные трудности, разбираясь с компетентными органами.

При необходимости следует оформить следующие документы для перевозки груза автомобильным транспортом:

1. Договор и документ, подтверждающий фактическую отгрузку товаров.
2. Накладная на товар, если в ТТН была указана неполная информация о перевозимом грузе.
3. ПТС автомобиля и техосмотр на него.
4. Документ обязательного страхования владельца транспортного средства.
5. Трудовой договор, по которому работает водитель, если он не является непосредственно владельцем автомобиля (или же копия этого документа).
6. Санитарный паспорт, если осуществляется транспортировка продуктов питания.
7. Сертификат, подтверждающий качество продукта.
8. Книжка с указанием температуры холодильника-рефрижератора, если транспортируются скоропортящиеся продукты.
9. Ветеринарный паспорт, если перевозятся животные.
10. Справка, выдающаяся на продукцию, содержащую спирт, если осуществляется перевозка алкогольных напитков.

Какие сопроводительные документы нужны для перевозки груза определяется непосредственно видом этого груза. В каждом конкретном случае это может быть индивидуальный уникальный пакет бумаг, поэтому очень важно быть предельно внимательным, получая и заполняя их.

Обязательные данные, содержащиеся в ТН

Чтобы бланк ТН считался действительным и имел законную силу, он должен включать в себя перечисленные ниже сведения:

• дату оформления;
• название документации;
• наименование товара;
• количество полученных или переданных вещей;
• их стоимость (поштучно и за весь товар);
• величину начисленного НДС;
• подписи лиц, участвующих в сделке;
• реквизиты сторон.

Если хотя бы один из пунктов, перечисленных выше, отсутствует, ТН считается недействительной. Такой документ не может быть принят бухгалтером или другим должностным лицом, отвечающим за бухучёт.

Унифицированная форма

Любая торгующая организация должна заполнять ТОРГ-12. Правила заполнения отражены в законодательстве в следующих источниках: Постановления №132 от 25.12.98 и №20 от 24.03.99 Госкомстата РФ, Закон «О бух. учете» № 402-ФЗ.

Госкомстатом разработана унифицированная форма документа, содержащая все необходимые сведения о товаре, продавце и покупателе. Эта форма вполне соответствует нуждам многих организаций на российском рынке, поэтому в большинстве случаев используется именно она. Даже во всех базах 1С по умолчанию предусмотрено заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения через бухгалтерские программы всегда контролируются системой, которая выдает ошибку в случае неверного внесения данных.

В случае необходимости компания может добавить к основным реквизитам унифицированной формы свои собственные поля. В этом отношении требования законодательства просты — главное, чтобы были соблюдены правила заполнения ТОРГ-12 в обязательных реквизитах.

Похожие записи:

• Ответ на претензию по качеству работ
• Получение квоты на РВП в 2023 году
• Будут ли доплата Чернобыльцам к годовщине аварии в 2023 году