Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчетный листок по заработной плате: образец-2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдавать расчетные листки работодатель должен не реже одного раза в месяц и указывать в них все составные части заработка. Оформлять их при каждой выплате: и к авансу, и к окончательному расчету – работодатель может, но не обязан.
Способы направления расчетного листка сотруднику в 2023 году
Уведомить своего работника о сумме выплат и удержаний за отработанный месяц работодатель может:
-
В письменном виде.
Стандартный, но уже устаревший вариант. Работодатель формирует расчетный листок в бумажном виде и передает его работнику в руки. Этот вариант неудобен тем, что отнимает много времени и сил на подготовку и раздачу листков сотрудникам.
-
В электронной форме с помощью КЭДО.
Когда выдавать расчетный листок
Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент – законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.
На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Хранение расчетных листков
Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет (ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по форме № Т-54а2) на бумажном носителе.
Расчетную форму для сотрудников необходимо заполнять по правилам. В расчетном листке в обязательном порядке отображаются следующие сведения:
- наименование организации и данные о подразделении;
- Ф.И.О. сотрудника;
- его табельный номер;
- месяц, за который производятся начисления и удержания;
- общее количество отработанного времени за месяц;
- начисленная сумма без налогов и прочих удержаний;
- состав заработной платы.
Сам расчетный листок состоит из нескольких разделов:
- Всего начислено. В этом блоке отражается информация обо всех начислениях, произведенных сотруднику за отчетный период, то есть расписывается весь состав зарплаты. Помимо оклада, сюда включают компенсационные, стимулирующие и премиальные выплаты, пособия, больничные листы, отпускные, работу в праздничные и выходные дни, расчет и компенсацию при увольнении. Здесь же указывается и порядок исчисления дохода, прописываются отработанные дни и часы, за которые нужно заплатить.
- Всего удержано. В этом блоке прописываются все удержания, которые произвел работодатель: НДФЛ и страховые взносы, профсоюзные взносы и удержания по исполнительным листам (алименты).
- Всего выплачено. Блок предназначен для отражения ранее выплаченных сумм за отчетный период (аванс, отпускные и т. д.).
- К выплате. В этом разделе расчетного листка прописывается итоговая сумма, которая подлежит перечислению (выдаче). Также здесь отражается долг работодателя или работника по зарплате. В конце документа указывается справочная информация — суммарный доход с начала года и примененные вычеты к НДФЛ.
Расчетный лист выдается после непосредственного закрытия и выплаты зарплаты, поэтому в нее вносятся данные обо всех начисленных в течение месяца суммах. В ней указывают штрафы, компенсационные, стимулирующие и премиальные выплаты, сверхурочные и работу в выходные дни.
Если зарплата в учреждении рассчитывается при помощи специализированных программ, то расчетные листы формируются автоматически в электронном виде, исходя из данных о произведенных начислениях и выплатах. Бухгалтеру остается только распечатать форму и предоставить их работникам под подпись.
Утверждение формы расчетного листка
В силу ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Таким образом, если в организации есть профсоюз (иной представительный орган работников), работодатель разрабатывает проект расчетного листка и направляет его в этот орган на согласование. Тот, в свою очередь, в течение пяти рабочих дней рассматривает проект и направляет работодателю мотивированное мнение. Если профсоюз не согласен с проектом листка, в течение трех дней стороны проводят переговоры для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа, который может быть обжалован профсоюзом в инспекции труда или в суде.
Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. При этом если в ее разработке принимал участие профсоюз, то в приказе следует сделать отметку: «мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено». Кроме того, по мнению автора, форму расчетного листа можно утвердить одновременно с положением об оплате труда как его приложение с учетом порядка, установленного ст. 372 ТК РФ.
Далее приведем образец приказа об утверждении формы расчетного листа.
Какой срок хранения расчетных листков определяет законодательство?
А поскольку законодательной нормы нет, то и определенного законом срока хранения таких документов нет. Опять же, все определяется внутренним распорядком документооборота: расчетные листки могут уничтожаться в момент увольнения сотрудника, а могут храниться еще несколько лет.
Читая многие комментарии относительно сроков хранения расчетных листков, можно встретить такую законодательную норму: эти документы должны храниться 5 лет при том условии, что будет проведена их проверка (или ревизия). Если у предприятия отсутствуют лицевые счета, то срок хранения будет увеличен до 75 лет. При этом идет ссылка на Приказ 558 Министерства культуры от 2010 года. Хотим отметить, что там идет речь о зарплатных листах, а не о зарплатных листках, а это принципиально два разных документа.
Нужна ли для листов по заработной плате?
Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?
Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.
Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.
Именоваться такой сводный документ может ведомостью.
Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.
Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.
Тайны расчетного листка
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 ноября 2014 г.М.Г. Мошкович, юрист
Упомянутые в статье судебные решения можно найти: Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя — к чему лишний раз бумагу переводить?
Попросит работник — так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность. Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.
Цель выдачи расчетного листка — проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они «прилетят» на карту.
А вот что за что — не всегда понятно.
Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать «ненужных» вопросов.
Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т. д. Расчетные листки предусмотрены ТК, поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организацию; .
Штраф за невыдачу расчетного листка может составить: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для директора или ИП, от 30 тыс.
до 50 тыс. руб. для организации.
А если директора поймают на этом нарушении повторно в течение года со дня уплаты штрафа, то могут дисквалифицировать, ; .
О выдаче расчетных листков в электронном виде
Для того, чтобы получить расчетный листок в электронном виде, работник должен в заявлении указать адрес своей электронной почты.
В заявлении на имя работодателя работник пишет: В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации прошу направлять мне файлы расчетных листков на электронную почту по адресу (таком-то).
От получения расчетных листков на бумажных носителях отказываюсь. По правилу, установленному частью 6 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день.
В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки? Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, поскольку трудовым законодательством установлено, что листок выдается при выплате заработной платы, при этом не важно, аванс это или расчет.
На практике работодатели выдают расчетный листок только один раз в месяц — при окончательном расчете за месяц. Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – это проинформировать работника о всех начислениях и удержаниях. Другие публикации на эту тему: Далее: Только избранное Когда душа просит праздника, печень умоляет о пощаде Скандальный санаторий «Звездочка» или !
Елена ВоробейСмеяться разрешается Браво, со Стасом Михайловым, вообще ржака!
Выдачу расчетных листков могут проверить
С начала текущего года в ходе плановой проверки инспекторы ГИТ используют списки вопросов — так называемые проверочные листы. Они утверждены приказом Роструда № 655 от 10 ноября 2017 года. Составлены они таким образом, что охватывают разные аспекты трудовых отношений. Среди прочих, есть в них и вопросы относительно расчетных листков.
В частности, проверочный лист № 7 содержит вопросы в отношении таких обстоятельств:
- Извещает ли работодатель сотрудников в письменной форме о том, из каких частей состоит его заработная плата, какие еще выплаты ему положены, о размере удержаний из ЗП, о размере суммы к выплате.
- Утвердил ли работодатель форму расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников, если такой в организации сформирован.
- Выплачивается ли зарплата так, как положено по закону: не реже, чем раз в полмесяца в день, который утвержден внутренними правилами компании.
Важно помнить, что зарплата должна выплачиваться не позже 15 календарных дней после того, как закончился период, за который она начислена.
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков
Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 в„– 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.
Решаем вопрос по зарплатному долгу непосредственно с работодателем
С ситуацией, когда работодатель не выплачивает зарплату, работники сталкиваются часто. Сразу возникает вопрос: куда обращаться, если не платят зарплату?
Прежде чем жаловаться в контролирующие или правоохранительные органы, обратитесь напрямую к работодателю. Перед визитом подготовьтесь — оформите письменную претензию в двух экземплярах и передайте один из них руководителю предприятия. В претензии изложите суть проблемы (какую сумму и с какого времени вам не выплатили), а также укажите свои данные (Ф.И.О., должность, подразделение) и просьбу о выплате задолженности. У вас на руках останется второй экземпляр документа, который нужно зарегистрировать у секретаря. Это ваша подстраховка — зарегистрированная претензия подтвердит факт обращения к работодателю, если с вопросом о невыплаченной зарплате придется обращаться в суд.
Скорее всего, вам откажут в регистрации претензии. В таком случае смело отправляйте ее почтой заказным или ценным письмом с описью вложения. Факт отправки претензии работодателю подтвердит почтовая квитанция и отметка работника почты на описи вложения.
Не исключено, что работодатель после вашего визита и получения претензии погасит долг по зарплате. Но зачастую попытки урегулировать вопрос напрямую с работодателем оказываются безрезультатными.
Что же делать, если зарплату не выплачивают? Можно попробовать другой законный способ.
Заполнение поля «21», «24» и «101»
Поле «21» (очередность платежа) имеет особое значение в ситуации, когда на расчетном счете нет либо мало денег. Тогда платежки выполняются по очереди, которая указана именно в этом поле. Для него предусмотрены значения:
- «1» — различного рода удержания по исполнительным документам, например, алименты;
- «2» — заработок, вознаграждение автору, выходное пособие по исполнит. документам;
- «3» — оплата согласно трудовому договору с погашением долгов в ПФР, ИФНС, ФСС, ФОМС;
- «4» — перечисления по исполнит. производствам, прочим требованиям;
- «5» — текущие перечисления (платежи в фонды, налоговую, по документам согласно календарной очередности).
Поле «24» (назначение перечисляемого платежа) при перечислении заработка сотруднику должно включать:
- наименование выплаты, например: «зарплата за март 2023 г.»;
- период, за который выплачивают деньги;
- ФИО сотрудника, которому производят выплату;
- реквизиты ведомости.
Если у нанимателя есть исполнительный лист, по которому нужно удержать деньги из зарплаты работника, в поле «24» проставляют сумму взыскания. Соответственно, если ничего не удерживается, то сумму взыскания не указывают.
Поле «101» — статус плательщика. Особенность его заполнения заключается в том, что при уплате долгов через судебных приставов заполняют одновременно:
- поле «101», указывая в нем код «31»;
- поле «22», указывая в нем УИН, который сообщил получатель (если не сообщил, то его не заполняют).
Налог на доходы физических лиц
В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания из суммы оплаты труда налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Ставка налога составляет 13% от облагаемого дохода.
Очень часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания из заработной платы налога. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.
Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К наиболее часто встречающимся из них относятся:
— пособие по беременности и родам;
— выходное пособие;
— командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
— материальная помощь (частично).
Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается и из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.
Если у Вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то Вам положен так называемый стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого ребенка Вы получите вычет в размере 1400 рублей – на первого и второго ребенка и 3000 на третьего и каждого последующего.
Для того, чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).
В заключение ещё раз напомним о необходимости разработки максимально простого и понятного для обычного работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.