Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку — полное руководство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
Заполнение данных о приёме на работу
Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).
В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».
В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.
С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.
Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.
Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.
Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.
На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.
Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.
Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.
Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.
А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.
Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.
Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;
завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.
Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:
После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.
Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.
В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.
Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.
Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.
Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.
Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.
Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.
В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.
Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как вносить исправления в записи
Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.
При смене Ф.И.О. и даты рождения:
- Запрашиваем подтверждающие документы.
- Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
- Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
При получении новой квалификации, профессии, специальности:
- Открываем первую страницу.
- Находим нужное.
- Ничего не зачеркиваем.
- После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:
- Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
- В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
- В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.
При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:
- Открываем нужную страницу.
- Находим ошибку.
- Никаких зачеркиваний!
- Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
- Отмечаем основание внесения поправки.
Как заполнять дубликат
Порядок такой:
- Берем чистый бланк.
- На первой странице сверху пишем «Дубликат».
- Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
- Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
- Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
- Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.
Здесь тоже имеются нюансы:
- данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
- внесенную информацию не заверяем.
Правила заполнения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки в 2020 году осуществляется на работника, отработавшего на основном месте работы не менее пяти рабочих дней. К их числу причислены внештатные, временные, сезонные сотрудники, подлежащие обязательному социальному страхованию. Трудовая книжка совместителей находится на основной работе, в случаях ее утраты (по вине работодателя) выдается дубликат.
Заполнение трудовой книжки неполными или сокращенными сведениями не допускается. Каждой записи «присваивается» определенный порядковый номер в разделе. Заполнение даты производится только арабскими цифрами, при этом число и месяц пишутся двумя цифрами (например, 01, 05, 12 и т. д.), а год вписывается четырьмя цифрами (например, 2020).
При трудоустройстве трудовая книжка соискателя проверяется на подлинность и совпадение данных, указанных на первой странице с паспортными данными. Сведения на титульном листе непременно должны быть заверены гербовой печатью организации, с которой человек начал свой трудовой путь – без нее документ признается недействительным.
При выявлении нарушений или отсутствии ТК работодатель оформляет новую. Если нет записи об уходе, заполнение записи о приеме делать недопустимо, так как юридически факт увольнения не подтвержден и работник «числится» на предыдущем месте работы.
Данные о наложенных взысканиях в трудовой книжке не отражаются (исключение – увольнение по инициативе работодателя). Заполнение записи об установлении срока непрерывного трудового стажа и не входящих в него периодов работы строго обязательно.
Трудовая книжка содержит три раздела:
- данные о работнике;
- сведения о работе;
- информация о вознаграждениях.
Заполнение титульного листа трудовой книжки (то есть первого раздела) включает в себя заполнение информации о работнике (Ф. И. О., дата рождения, полученное образование и специальность). Все записи делаются без сокращений, на основании паспорта и диплома об образовании. Работник проверяет правильность данных и расписывается. Свою подпись ставит и специалист-кадровик, ответственный за заполнение трудовой книжки. Заполнение титульного листа в обязательном порядке заверяется оттиском гербовой печати организации. Во втором разделе производят заполнение данных о работе, с указанием организации, должности и даты приема, перевода или увольнения.
Заполнение каждой записи обязательно подтверждается приказом-распоряжением и заверяется печатью. Трудовая книжка в третьем разделе включает вознаграждения и поощрения с датами получения и реквизитами документов-оснований. Если какой-то из разделов закончился, кадровики осуществляют заполнение специального вкладыша.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки
Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).
Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.
В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.
Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.
Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.
Вкладыш открывается тогда, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной в том или ином разделе и заносить очередные записи уже некуда. Вкладыш следует аккуратно вшить в книжку.
Он является не менее важным документом, чем трудовая книжка, а потому оформляется в соответствии с теми же правилами.
Когда его выдают на руки работнику, в книжке ставят штамп «Вкладыш выдан», должен иметься и его номер. Прописывать вручную эту фразу нельзя. Штамп разрешено ставить в одном из двух мест в трудовой книжке – либо на титульнике, либо на развороте.
Если трудовой книжки в наличии нет, тогда и штамп теряет свою силу как документ. Вшивают его в конце книжки, между самой последней страницей и обложкой. Однако это только рекомендация, так как ни один нормативный акт не уточняет конкретное место для вшивания вкладыша.
Страницы в нём должны начинаться не с первой – они идут по порядку, с начала трудовой книжки. Титульник вкладыша должен иметь гербовую печать компании.
Виды ошибок:
- Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
- Не верно указанные сведения о работе:
- В дате приема на рабочее место.
- Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
- Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
- Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
- В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
- Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
- При оформлении увольнения:
- Ошибочная дата увольнения.
- Неправильно сформулирована причина увольнения.
- Неверное использование основания.
- Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
- Неправильное внесение изменений.
- Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
- Перенесение неверной информации со старой книги.
- Внесение данных на основании неправильных документов.
- При утере некоторых сведений.
- Нет пометки о выдаче дубликата.
- Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
- Начало отсчета заново.
- Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
- Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.