Кому нужна электронная подпись и как её получить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кому нужна электронная подпись и как её получить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы сделать КЭП, юрлица могут обратиться как в удостоверяющий центр, так и в ближайший МФЦ. Из документов потребуются выписка из ЕГРЮЛ и копия устава. ИП нужно предоставить паспорт, выписку из ЕГРИП и СНИЛС.

• ЭЦП — альтернатива обычной подписи, которую используют для удаленного обмена документами и получения госуслуг.
• Выделяют простую и усиленную ЭП. Дополнительно усиленная делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП) подписи.
• Граждане и компании получают подписи в МФЦ или специализированных центрах. Простые ЭП можно сделать самостоятельно с помощью Microsoft Office, «КриптоПро CSP» и другого ПО.
• Наиболее защищенный вариант — квалифицированная ЭП, которая подходит для подписания всех документов и взаимодействия с государственными органами.
• При получении документа, подписанного ЭЦП, важно проверить ее на подлинность с помощью бесплатных сервисов, например «КриптоПро DSS».

Как работает электронная подпись

Выше мы рассмотрели, зачем нужна электронная подпись, в каких сферах применяется и какие задачи решает. Теперь разберемся, как пользоваться ЭЦП, что нужно для участия в электронном документообороте, и как подготовить рабочее место.

Хранение идентификатора в организации требует назначения ответственных лиц, наделенных соответствующими правами. Сертификат можно использовать сразу на нескольких компьютерах, многократно копировать ключи на флешки и другие ПК. Но есть один нюанс — на каждом компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSP. В УЦ в составе ключа можно сразу приобрести лицензию криптопровайдера на одно рабочее место. Чтобы пользоваться этим сертификатом на других ПК, придется купить дополнительные лицензии в соответствии с количеством рабочих мест. Для чего именно нужен КриптоПро, рассмотрим чуть позже.

Для заверки документа цифровой подписью можно воспользоваться специальными настольными приложениями, веб-сервисами или плагинами для определенных форматов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

Виды электронной цифровой подписи

Существует три вида ЭЦП:

1. Простая. Используется физическими лицами для подтверждения личных данных. Например, при входе на сайт Госуслуг или бесконтактной оплате покупок в торговых центрах.
2. Усиленная неквалифицированная. Применяется юридическими лицами для определения автора документа, отслеживания вносимых в него изменений после заверения. Более надежна по сравнению с простой ЭЦП. Требуется в редких случаях.
3. Усиленная квалифицированная. Самый надежный и используемый из всех видов ЭЦП. Является аналогом личной рукописной подписи и имеет полную юридическую силу. Применяется во всех сферах деятельности юридических лиц и ИП — от подписания договоров с контрагентами до взаимодействия с контролирующими и надзорными органами.

Как выбрать подходящую КЭП?

Существует множество тарифов сертификатов, предназначеных для различных нужд. Чтобы выбрать подходящую КЭП, следует учесть два важных параметра:

1. Возможности подписи. Нет единой ЭЦП, которая могла бы подойти для всех сфер сразу. Чтобы работать с Госуслугами, требуется базовая КЭП. Для взаимодействия с коммерческими порталами требуется КЭП с расширениями (дополнениями) для ЭП. Кроме того, для регистрации на некоторых платформах существуют требования по получению КЭП в определенных удостоверяющих центрах. Поэтому выбирайте подпись, максимально соответствующую вашим потребностям.
2. Стоимость сертификата. Кроме возможностей подписи стоит обратить внимание и на ее функционал. Нет смысла переплачивать за ненужные опции: если вам нужна ЭЦП для передачи отчетностей в ФНС России, нет необходимости покупать сертификат с доступом к торговым площадкам — достаточно получить стандартную КЭП. На стоимость влияет также назначение подписи. Для физических лиц, которым нужно работать только с сайтом Госуслуг, ЭЦП обойдется почти в 10 раз дешевле, чем организациям, участвующим в торгах на крупных площадках.

Для чего нужна электронная подпись?

Электронная подпись может применяться в разных областях:

• Электронная подпись может быть использована как ответственная подпись на электронном документе – то есть в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе. В частности, в этой ипостаси электронная подпись используется в системах электронного документооборота разного назначения.
• Точно также электронная подпись широко используется для подписи программ или отдельных модулей, чтобы пользователь компьютера, загружая эти программы из Интернета, и используя их в работе, мог быть убежден в надежности и корректности их работы и надежности источника получения этих программ.
• Электронная подпись – это очень надежный инструмент, который позволяет, как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Например, полученное вами от, казалось бы, знакомого человека, письмо без электронной подписи может оказаться на самом деле поддельным или содержать искаженную после его отправления информацию. Использование электронной подписи такую возможность исключает. При проверке электронной подписи будет установлено, что документ был изменен после его подписания.
• При ведении деловой переписки канцеляриями или секретарями разных компаний электронная подпись может служить в качестве «конверта» — на одном конце письмо запечатывают с помощью электронной подписи, а на финише получатель «вскрывает» конверт, предварительно убедившись в полной неприкосновенности и подлинности данных.
• С помощью электронной подписи можно согласовывать электронные варианты документов (например, договоров) как между различными службами внутри одной организации, так и между разными организациями. В таком случае текст договора будет защищен от несогласованных изменений, а каждая ответственная инстанция должна будет согласовать документ с помощью собственной электронной подписи, подтвердив тем самым свое отношение к нему. Такая подпись безошибочно расскажет не только о том, кто подписал документ, но и укажет дату и время подписи. Если же сотрудник решит отказаться от ответственности за визирование документа или отправку информации в письме, скрепленном его электронной подписью, то электронная подпись легко его уличит. Например, часто договор требуется согласовать с юридическим отделом, бухгалтерией и другими подразделениями компании, и лишь после этого его подпишут руководители обеих сторон. Такое согласование и визирование всеми ответственными службами можно проводить уже сейчас в электронном виде, применяя электронную подпись.

Для чего нужна электронная подпись?

Прежде всего, такая подпись в гораздо большей степени подтверждает факт подписания документа (в данном случае, только электронного документа) определенным лицом. Обычную же личную подпись на бумажном носителе при нынешнем развитии технологий достаточно легко подделать.

Любят заявлять о подписании документов неустановленным лицом и налоговые органы, а это часто влечет за собой увеличение налоговой базы, штрафы и другие санкции. Независимая экспертиза личной подписи под значимыми документами не всегда может помочь, т.к. не во всех ситуациях позволяет подтвердить или опровергнуть факт подлинности из-за малого числа символов в подписи. Если же документ подписан электронной подписью, то сомневаться в ее авторстве уже не приходится.

Обратите внимание, равнозначной собственноручной подписи признается только усиленная квалифицированная электронная подпись.

Второе преимущество применения ЭП – это защита электронного документа от его несанкционированного изменения. Бумажные документы, даже при наличии на них подлинной подписи, можно подделать или дополнить. Кроме того, они могут быть случайно повреждены, утеряны, украдены и т.д., а отсутствие бумажных документов не позволит подтвердить какой-либо значимый факт, ведь слово к делу не пришьешь.

Как получить электронную подпись?

Обычно все удостоверяющие центры подробно консультируют на своих сайтах всех желающих получить электронную подпись. Вкратце этот процесс мы опишем здесь:

1.Выбрать удостоверяющий центр из организаций, аккредитованных Минкомсвязью.

2.Подать вместе с заявлением необходимый пакет документов, который будет различаться в зависимости от типа владельца ЭП – обычное физическое лицо, ИП или организация. Минимальным пакет документов будет у обычного физического лица – копия паспорта, СНИЛС и свидетельства об ИНН. С требованиями к оформлению документов надо ознакомиться в самом центре, потому что некоторые из них принимают только нотариальные копии, а другие запрашивают оригиналы документов для сверки.

3. Идентифицировать личность заявителя – явившись лично в удостоверяющий центр или направив заверенную телеграмму через Почту России.

4.В оговоренный срок явиться в точку выдачи ЭП для получения квалифицированного сертификата и ключей электронной подписи.

Виды электронной подписи для физлица

Можно использовать три разновидности ЭП:

• Простая. С такими кодами мы сталкиваемся очень часто – это различные СМС-подтверждения о платежных операциях или согласие на публичную оферту. Для этого не нужно ничего платить или дополнительно настраивать. Киви-кошелек привязывается к номеру телефона. Чтобы провести оплату или совершить перевод, на смартфон приходит сообщение с 6-значным кодом. После этого транзакция будет осуществлена.

• Неквалифицированная. Ее оформление возможно уже только при предъявлении паспортных данных и некоторого пакета документов в специализированной компании. Обычно ей пользуются, чтобы удостоверить заявление, прошение, обращение, а также воспользоваться некоторыми госуслугами. Но ее применение ограничено определенными рамками.

• Квалифицированная ЭЦП для физлица. Это полный аналог подписи вручную. Иногда даже может заменить печать. Имеет все юридические права, полную значимость, учитывается в суде и других государственных инстанциях.

Как проверить подлинность подписи

Во многих информационных системах имеется встроенная функция проверки электронной подписи. Но проверить ЭЦП можно и самостоятельно с помощью специальных приложений и веб-сервисов. Проверки подлежат НЭП и КЭП — электронные подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей. При помощи закрытого ключа происходит создание подписи, а открытый ключ как раз позволяет проверить ее подлинность.

Существуют две разновидности усиленных ЭП:

• Присоединенная — в этом случае формируется один файл, в котором содержится и сама подпись, и документ, для которого ее создали (проверять нужно этот единый файл).
• Отсоединенная, которая создается отдельно от подписываемого документа, как файл с расширением .sig (нужно проверять оба файла — и документ, и файл электронной подписи).

Где взять сертификат ЭЦП

Электронная подпись выдается уполномоченным органом или другим субъектом. Обращаясь в удостоверяющий центр, обратите внимание на то, когда получена аккредитация центра. Если центр прошел аккредитацию, например, в 2021 году и ЭЦП на имя организации выдали после этого, то применять ее можно до конца 2022 г., если срок не истек.

Место или ресурс, где получить электронную подпись для физических лиц для участия в торгах по банкротству или представления интересов в иных правоотношениях, зависит от вида подписи. Например:

• ЭП для Госуслуг — в МФЦ;
• ЭП для расчетов — в банке;
• УНЭП для работы с налоговой — на сайте ведомства;
• УНЭП для работы с другими организациями — в удостоверяющем центре;
• УКЭП — в любом удостоверяющем центре, у которого есть аккредитация.

Преимущества электронного документооборота с ЭЦП

Использование электронного документооборота упрощает и ускоряет процесс обмена документами, экономит время и средства, а также позволяет хранить больший объем информации с меньшими трудозатратами. Для заверения документации необходимо использовать электронную подпись.

Под электронной цифровой подписью понимается уникальный набор символов, содержащих информацию о владельце сертификата. Использование ЭЦП в современном документообороте имеет ряд преимуществ. Основное из них — надежность. ЭЦП практически невозможно подделать, а любые попытки изменить документ после подписания отражаются при расшифровке. Сложность подделки подписи объясняются наличием ключевой пары, сертификатом и системной проверки сертификатов при каждой совершаемой операции. Нарушитель моментально блокируется системой.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

• При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
• Для работы с Интернет-ресурсами;
• Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
• Для работы с внутренним электронным документооборотом;
• В удаленных трудовых отношениях.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:

• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• наименование организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Похожие записи:

• Журнал осмотра страховочных систем
• В ПФР рассказали, кто сможет претендовать на досрочную пенсию
• Документы для продажи дачи в СНТ в 2024 году какие нужны