Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с начала 2013 года формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 году Государственным комитетом по статистике.
Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»
Таким образом, многострадальная кадровая документация вновь сменила «владельца», а по сути ушла в «самостоятельное плавание». Возникает закономерный вопрос, а не приведет ли новое законодательство к столь широкому толкованию, что через некоторое время выяснится – значительная часть граждан вообще не будет оформлена в качестве работников или оформлена в столь своеобразной форме, что ее юридическая сила будет вызывать серьезные сомнения? Вряд ли такие сомнения обоснованы. Ведь мы живем в правовом поле, созданном неким множеством законодательных и подзаконных правовых актов, традициями, корпоративным и личным опытом и т.д. Чтобы всесторонне рассмотреть эту проблему, придется «танцевать от печки».
Понятийный хаос «бьет» по всем
Понятийный и терминологический хаос в законодательстве приводит к серьезным системным сбоям правоприменительной практики. Отсутствие единообразного терминологического межотраслевого единства, межведомственная несогласованность в использовании понятий, в принятии и отмене правовых актов порождает внутрикорпоративные проблемы взаимодействия специалистов ДОУ, бухгалтеров, менеджеров по персоналу, юристов и специалистов ОТиЗ.
Совершенно очевидно, что названные выше специалисты заинтересованы в решении своих профессиональных задач. Однако при всей важности учета экономической выгоды, налоговой оптимизации, управленческой эффективности все еще актуальной остается правовая безупречность и безопасность тех или иных решений. Определенными гарантами такой безупречности могли бы стать четкость, ясность и единообразие правовых понятий и определений.
Возвращаясь к обсуждаемой теме, следует подчеркнуть, что унифицированные формы6 разработаны и утверждены Госкомстатом и имеют целью не только сбор и статистическое исследование достоверной информации о трудовых процессах в нашей стране, но и создание единого банка форм управленческих документов, имеющих огромное значение для деятельности государственных и ведомственных архивов, Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, всех судов РФ. Однако, анализируя имеющийся опыт и сложившуюся практику, есть необходимость опасаться, что росчерком пера Минфин РФ своей Информацией № ПЗ-10/2012 все эти сложившиеся взаимосвязи может с легкостью разрушить, даже не подозревая о масштабах негативных последствий.
Можем ли мы быть уверенными, что это не нанесет вред участникам трудовых отношений, что у одних из них будет достаточно доказательств подтверждения своего трудового стажа, прав на пенсионные, социальные и корпоративные льготы, и у обеих сторон будет достаточно документов для отстаивания своих прав в суде, трудовой инспекции или в прокуратуре?
В медицине одно из великих правил врачевания звучит коротко – «Не навреди!» В современном управленческом мире, в правоприменительной практике этот принцип не менее актуален.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.
Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).
Приказы по кадрам, входящие в УСПУД
Код |
Номер |
Наименование формы |
0301001 |
Т-1 |
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
0301015 |
Т-1а |
Приказ (распоряжение) о приеме работников на |
0301004 |
Т-5 |
Приказ (распоряжение) о переводе работника на |
0301018 |
Т-5а |
Приказ (распоряжение) о переводе работников на |
0301005 |
Т-6 |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска |
0301019 |
Т-6а |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска |
0301006 |
Т-8 |
Приказ (распоряжение) о прекращении действия |
0301021 |
Т-8а |
Приказ (распоряжение) о прекращении действия |
0301022 |
Т-9 |
Приказ (распоряжение) о направлении работника в |
0301023 |
Т-9а |
Приказ (распоряжение) о направлении работников в |
0301026 |
Т-11 |
Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
0301027 |
Т-11а |
Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
Однако отметим, что утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы приказов, несмотря на их количество, лишь в незначительной степени охватывают документирование многочисленных аспектов движения кадров. Многие важные и часто встречающиеся ситуации, возникающие в процессе документирования трудовых отношений с работниками, не нашли своего отражения в УСПУД.
Приказ — это правовой акт, который может издаваться руководителем предприятия на условиях единоначалия. Главное его назначение состоит в разрешении задач и проблем, стоящих перед предприятием.
Вопросы, которые решаются путем издания соответствующего распоряжения, следующие:
- по деятельности предприятия в целом, требующие правового решения;
- трудовые вопросы, направленные на регулирование взаимоотношений между его сотрудниками и администрацией.
Соответственно, в деятельности предприятия принято различать несколько видов издаваемых приказов:
- По основной деятельности, направленные на урегулирование функционирования организации в целом.
- По личному составу, такие как при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ). Следует отметить, что распоряжения о назначении руководителей, главных бухгалтеров, первых лиц предприятия будут относиться к документации по основной деятельности.
Отмена приказа, внесение изменений
В процессе деятельности предприятия нередко возникают случаи, когда необходимо отменить приказ по личному составу либо внести изменения в уже существующий.
Наиболее частыми являются случаи при изменении обстоятельств, связанных:
- с приемом на работу;
- с предоставлением отпуска;
- с направлением в командировку;
- с увольнением.
Причем обстоятельства должны быть юридически значимыми (их наступление делает ранее изданное распоряжение незаконным либо вовсе основания для его исполнения перестают существовать).
В приказе об отмене помимо основных требований отражаются следующие сведения:
- об основном приказе, подлежащем отмене;
- об основаниях отмены с кратким изложением причин;
- о действиях, которые следует выполнить в связи с отменой ранее выданного документа;
- о лицах, на которых возложен контроль за его исполнением.
При необходимости внесения изменений в приказ, причины для этого должны указывать на то, что ранее изданное распоряжение будет являться неточным.
Наиболее частыми причинами для этого могут являться:
- изменения в законодательстве;
- изменения в обстоятельствах места и времени, которые ранее являлись существенными для исполнения распоряжения;
- изменение личных обстоятельств у работника.
…с изменениями и/или дополнениями
Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.
Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).
Что относится к приказам по личному составу
В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:
- по личному составу (ЛС);
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственному направлению работы.
Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.
Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:
- прием на должность и заключение трудового соглашения;
- перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
- увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
- изменение фамилии;
- определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
- поощрение, премирование, награждение и т. д.
Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:
- предоставление отпуска;
- применение взыскания дисциплинарного характера;
- командирование работника;
- направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.
Группа организационных приказов: где взять образец?
Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.
Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.
Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:
- ;
- «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.
Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:
- о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
- о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
- о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
Вид приказа | Срок хранения | Примечание |
---|---|---|
По основной (профильной) деятельности | Постоянно |
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 |
По личному составу |
75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года |
5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках |
По административно-хозяйственным вопросам |
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.
1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.
Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.
Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.
2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты , перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.
3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.
Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.
Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.
При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.
Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.
4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты , содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.
Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.
Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.
5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм , утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.
Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.
Как использовать формы кадровых документов в 2018 году
Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.
Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:
- «Приказ приема на работу»;
- «Личная карточка работника»;
- «Приказ о переводе на другую работу»;
- «Приказ о предоставлении отпуска»;
- «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
- «Приказ о поощрении работника»;
- «Табель учета рабочего времени»;
- «Расчетная ведомость»;
- «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
- «Лицевой счет»;
- «Табель расчета оплаты труда».
Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».
У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.
При помощи кадровых документов:
- ведут учет;
- распространяют информацию;
- создают отчетность.
После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.
Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?
На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.
Документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
№ формы
Наименование формы | |
Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
Т-1 а | Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу |
Т-2 | Личная карточка работника |
Т-3 | Штатное расписание |
Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника |
Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу |
Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам |
Т-7 | График отпусков |
Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) |
Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) |
Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку |
Т-10 | Командировочное удостоверение |
Т-10а | Служебное задание дня направления в командировку и отчет о его выполнении |
Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
Как правило, всё указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию организации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т. д.
Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».
Образец приказа по личному составу. кадровое делопроизводство: приказы
Постановление Госкомстата Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России.
Важно
Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент. В настоящее время многие неправильно трактуют письмо Министерства юстиции [1] о том, что указанное постановление признано не нуждающимся в государственной регистрации и, следовательно, не обязательно для применения.
Делать такой вывод по этой причине было бы неправильно. Объясним почему.