Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебную записку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Где используют служебные записки
Служебная записка — документ, который может составить любой сотрудник, если ему требуется обратиться к коллеге или руководителю с рабочим вопросом. Ее оформляют, когда необходимо:
- запросить сведения;
- получить инструкцию;
- сообщить о проблеме;
- согласовать действия;
- предложить план работы;
- направить специалиста в командировку;
- запросить денежные средства на те или иные расходы.
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:
- получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
- суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
- подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
- нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
- если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
- предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
- в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.
Случаи, когда СЗ не соответствует правилам
Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий. Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ. Отказ по заявлениям обычно дается:
- анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
- наличие нецензурной лексики, оскорблений;
- неподдающиеся прочтению;
- если ранее ответ по запросу давался многократно;
- при необходимости сохранить тайну.
Представленные нормы прописываются в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений». Несмотря на отсутствие точных указаний, правил переписки, они должны выполняться с соблюдением норм делового общения и традициями бизнес-сообщества.
Назначение и виды служебных записок
Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:
- для информирования коллег:
- о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
- изменениях в рабочем процессе;
- изменениях в локальной документации;
- изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;
- делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
- информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.
Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.
На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:
- о премировании;
- применении дисциплинарного взыскания;
- проведении служебного расследования;
- списании материальных ценностей;
- направлении в командировку;
- выдаче денежных средств под отчет;
- предоставлении материальной помощи;
- неисполнении служебных обязанностей;
- проведении проверки контрагента;
- исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
- согласовании изменений в типовых формах документов и др.
Служебная и докладная записка: отличия
Поскольку законодательное регулирование в части составления и использования служебных записок отсутствует, четко сказать, где проходит грань между служебной и докладной запиской, не представляется возможным.
Обычно данные термины используются в следующих значениях:
- Служебная записка — документ, информирующий или предупреждающий другое лицо (например, коллегу или группу коллег) о том или ином факте, касающемся производственной деятельности, или служащий для делегирования поручения от вышестоящего по должности лицу подчиненному.
- Докладная записка — документ, предназначенный для уведомления уполномоченных лиц о свершившихся фактах нарушения со стороны должностных лиц организации (в т. ч. сторонней организации, являющейся контрагентом данной компании) либо содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки, в отличие от служебных, направляются на имя вышестоящего руководства (служебные обычно предназначаются должностным лицам независимо от их статуса по отношению к исполнителю служебной записки).
Нормативы регулирования законности документа
Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.
Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.
Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.
Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.
Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:
- В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы. Например: «Начальнику службы безопасности ООО «Кристалл» Лионову П.П.».
- Следующая строка – название документа с кратким изложением сути написанного: «Служебная записка о переносе рабочего дня с 6.01.2016 на 10.01.2016».
- Затем следуют дата отправки сообщения, которая прописывается арабскими цифрами, например, 25.05.2015 или сочетанием букв и цифр – 25 мая 2020 года.
- Суть проблемы раскрывается в тексте: «К вашему сведению предоставляю график работы…» или обращение другими словами с целью описания возникшей ситуации.
- Предложения адресанта по разрешению возникшего вопроса содержатся в нижеследующем абзаце: «Предлагаю …» или «Считаю целесообразным изменить график…».
Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.
Служебная записка о списании материальных ценностей
Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.
Пример служебной записки можно скачать здесь: Служебная записка о списании материальных ценностей — образец.
В этом документе следует указать:
- какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
- в каком количестве;
- по каким основаниям;
- в какие сроки;
- требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.
Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).
Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Докладная записка – это разновидность внутреннего документа, который используется для информирования вышестоящего руководства о той или иной проблеме.
Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки составляются согласно стандартам и обязательно содержат регистрационный номер.
Внешние записки отправляются в вышестоящие инстанции, поэтому они оформляются на специальном бланке и должны быть подписаны руководителем предприятия. Копия документа, отправляемого в другие организации, всегда остается у отправителя.
Пример написания служебной записки
Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.
Рекомендации по составлению
Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю. Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части. Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).