Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Нюансы дистанционной работы

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.

Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).

При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин.

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

• по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и проф­заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.

Правовые аспекты перехода на дистанционную деятельность в условиях коронавируса

Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.

Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:

• специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
• в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
• оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
• увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

Как правильно оформить удаленную занятость

Для многих работодателей в стране сейчас актуален временный перевод на дистанционную работу тех сотрудников, которые технически могут выполнять функциональные обязанности вне рабочего места. Но такой переход надлежит оформить по всем правилам ТК РФ.

Смена формата работы не всегда связана с изменением трудового функционала. При переводе надлежит сохранить сотруднику аналогичные условия труда — нагрузку, доход, материальную базу. Все это необходимо зафиксировать в трудовом соглашении. Если вы переводите штатного работника на удаленку, подготовьте дополнительное соглашение к основному трудовому договору.

По правилам, если перевод на удаленную занятость инициирует работодатель, он обязан уведомить сотрудников об изменении трудовых условий минимум за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Но в сложившейся обстановке допускается и более ускоренный вариант. Проведите общее собрание, изложите проблему и попросите работников написать заявление о переводе — ТК РФ не запрещает служащим запрашивать дистанционные условия труда. После подачи заявления стороны заключают дополнительное соглашение. Вот как оформить удаленную работу:

Шаг 1. Организуйте общее собрание и составьте протокол по основным решениям. Дождитесь, когда все работники подадут заявления о временном переходе на удаленный труд.

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

• заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
• их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

• коллективным договором;
• локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором,
• дополнительным соглашением к договору.

Новый закон об удаленной работе: комментарии юристов

Юристы фирмы BLS прокомментировали положения поправок в ТК РФ, связанных с регламентированием дистанционной работы.

• На законодательном уровне утверждено три формата работы: дистанционная, временная удаленная, смешанная. Кроме того, предполагается введение работы не только через интернет, но и при помощи иных способов связи.
• Работодатель вправе перевести работника на удаленку и без его согласия, но только в исключительных случаях. Однако данный факт необходимо регламентировать внутренней документацией фирмы.
• Документальный оборот производится путем электронной передачи. В некоторых случаях потребуется заверение бумаг усиленной цифровой подписью.
• Режим труда и отдыха дистанционных работников определяется локальными НПА. В случае их отсутствия, сотрудник вправе самостоятельно разработать график.

Как провести тест на коноравирус

Если у работника есть показания, тест на наличие коронавируса назначает врач поликлиники, больницы или скорой помощи. Обследованию подлежат:

— прибывшие в течение последних 14 дней из стран с неблагополучной эпидемиологической ситуацией (Китай, Корея, Иран, Италия и др.);

— лица с признаками ОРВИ, прибывшие из стран, где зафиксированы случаи заболевания;

— лица, контактировавшие с заболевшим коронавирусной инфекцией.

Пробу для анализа возьмет медицинский работник. Во всех остальных случаях анализ не проводится.

Обрабатывайте поверхности. Столы, ручки дверей, выключатели, поручни, перила, настольные телефоны, компьютеры и другую технику, к которой прикасаются работники, обрабатывайте специальными средствами раз в день. Вирус может распространяться, когда больной касается любой загрязненной поверхности, например дверной ручки. Заражение происходит, когда здоровый человек потом коснется рта, носа или глаз грязными руками.

Проведите разъяснительную работу. Объясните всем сотрудникам, что они должны делать в условиях эпидемии, чтобы защитить себя. Для этого можно подготовить памятки и отправить всем по электронной почте.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

Обязательно ли переводить работников на удаленку?

Российское законодательство сейчас не обязывает работодателей переводить сотрудников на удаленную работу, как в отношении всей территории РФ, так и согласно распоряжениям местных властей. Все сообщения о необходимости перевода сотрудников на дистанционную работу носят исключительно рекомендательный характер — то есть, могут применяться работодателями и сотрудниками при наличии их обоюдного желания. Таким образом, прямой обязанности обеспечивать перевод трудящихся на дистанционные взаимоотношения — нет. Более того, в одностороннем порядке изменить характер трудовых отношений работодатель не имеет права — это возможно только при согласии самих работников.

Выходные недели в связи с карантином из-за коронавируса, объявленные Президентом Российской Федерации, все равно позволяют работникам и работодателям продолжать взаимодействие друг с другом в удаленном режиме. Таким образом, если сотрудник и работодатель подпишут соглашение о переводе на дистанционную работу — они могут продолжать взаимоотношения в обычном режиме, несмотря на выходную неделю.

Работник вправе отказаться переходить на режим удаленной работы и может не работать на время выходной недели. Принудить его к этому работодатель не имеет права. Однако следует внимательно ознакомиться с разъяснениями и рекомендациями Минтруда в отношении субъектов хозяйствования, для которых обязательно соблюдение выходной недели.

Таким образом, можно выделить краткие принципы, согласно которым можно переводить работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом:

1. Обязанности переводить сотрудников у работодателей нет. Они могут инициировать подобный переход лишь по собственному желанию.
2. Перевести сотрудника на удаленную работу можно только при его согласии.
3. Работодатель вправе привлекать к труду сотрудников, находящихся на удаленной работе, в том числе и в выходные дни, объявленные в связи с коронавирусом.
4. Если работодатель входит в число субъектов, для которых необходимо непрерывное продолжение деятельности, его сотрудники могут продолжать работу в обычном режиме. К таковым относятся в том числе и IT-компании, где переход на удаленную работу наиболее востребован.
5. Удаленные сотрудники пользуются всеми гарантиями и правами, предоставляемыми Трудовым кодексом РФ.

Можно ли перевести на удаленку без согласия сотрудника

Трудовой кодекс устанавливает, что при поступлении нового сотрудника в организацию, администрация оформляет с ним трудовое соглашение, где фиксирует все основные положения трудовых отношений. Такими являются, в частности, место выполнения работы и характер работы.

Смена этих параметров должны производиться только путем подписания дополнительного соглашения между сторонами. Это значит, что работник должен в добровольном порядке согласиться изменить указанные условия.

Закон допускает перевода и без согласия работника. Однако чтобы это осуществить, требуется много времени, поскольку работодатель должен произвести уведомление работника об этом не меньше, чем за 2 месяца.

Кроме этого, ознакомление должно быть выполнено в письменной форме, и работник должен поставить свою подпись. Если он отказывается это сделать, то уведомление можно зачитать ему в присутствии свидетелей.

К моменту, когда время уведомления пройдет, карантин может быть снят. Поэтому, желательно договориться с работником, потому как это производится в его же интересах.

При переводе на удаленную работу, сотрудник должен быть обеспечен всеми необходимыми для этого средствами за счет работодателя. Также, зарплата ему должна выплачиваться точно так же, как и при работе в офисе.

Изменения в локальных документа организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) обязательно должны содержать главу о дистанционных работниках. В том случае, когда глава вносится в уже существующие и утвержденные ранее на предприятии ПВТР, требуется их переутверждение. При этом руководителю нужно обязательно ознакомить всех своих работников с этими изменениями под роспись.

В таких случаях, когда специфика работы не позволяет перевести персонал на удаленную форму, период, в течение которого не осуществляется деятельность, будет оплачиваться как простой по независящим от сторон причинам. А именно в размере не менее 2/3 от тарифной ставки (оклада) (ст.157 ТК), если больший размер оплаты не предусмотрен коллективным договором или другими нормативными актами.

Основные условия работы дистанционных работников прописываются в трудовом договоре, допсоглашении к нему, коллективном соглашении или в локальном нормативном акте. К условиям работы относятся:

• режим рабочего времени;

• правила передачи результатов работы и отчет о ней;

• порядок предоставления отпуска.

При временной дистанционной работе дни отдыха считаются по общим правилам. Время, потраченное на взаимодействие с работодателем, включается в рабочее.

Сейчас в Трудовом Кодексе (ст. 312) закреплено, что работодатель обеспечивает удаленного работника всем необходимым для работы вне офиса: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и прочее. В случае, если работник будет использовать свою технику для выполнения работы (или арендованную), работодатель выплачивает работнику компенсацию за расходы по использованию этой техники и программ. Сумма компенсации отмечается в трудовом договоре (либо в допсоглашении к нему) или коллективном договоре.

При внесении важных изменений, связанных с переводом работника на удаленную работу, в существующий договор, руководитель должен уведомить об этом сотрудника (для юридического лица – не позднее, чем за 2 месяца до внесения изменений в договор).

К важным изменениям относятся:

• место работы;

• профессиональные обязанности;

• порядок работы;

• начало работы и период труда;

• размер оплаты труда;

• условия труда.

Как организовать дистанционную работу в связи с коронавирусом

В связи с угрозой массового распространения коронавирусной инфекции, многие предприятия приняли решение перейти на удаленный режим труда. Не стоит путать это понятие с работой на дому.

Удаленная работа на период карантина, эпидемии и других чрезвычайных ситуаций регулируется законодательной базой и должна осуществляться строго в рамках Трудового кодекса.

Что должен учитывать работодатель, отправляя персонал на удаленку, и имеет ли он право заставить людей работать дома? Обо всем этом подробно читайте далее.

Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.

Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Курсы для кадровика. Онлайн-обучениеПовышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы Посмотреть программы

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Похожие записи:

• Как узнать присвоен ли статус многодетной семьи через госуслуги
• Пособие по инвалидности — за что назначается, как получить
• Социальные вычеты по НДФЛ в 2023 году: виды и новые размеры