Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Порядок принятия локальных актов
Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.
При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.
Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.
В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.
Обратите внимание
При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.
Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.
Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.
Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.
Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.
Порядок утверждения ПВТР в организации: кто разрабатывает и подписывает документ
Утверждение правил внутреннего трудового распорядка производится в порядке, определенном ст. 190 и 372 ТК. Анализ положений названных статей позволяет составить пошаговую инструкцию по утверждению правил распорядка в организации:
|
Пошаговая инструкция |
Действующее лицо |
Конкретные действия |
||
|
Принятие решения и разработка правил |
Не определен |
Работодатель** |
Принимает решение о разработке правил |
|
|
Разрабатывают правила |
||||
|
В любой момент (факультативно) |
Работодатель |
Принимает решение о разработке новых правил |
||
|
Устанавливается уставом. Обычно сотрудники юридической и (или) кадровой службы |
Разрабатывают правила |
|||
|
Учет мнения профсоюза |
Не ограничен |
Работодатель |
Передает проект ПВТР и их обоснование в профсоюз*** |
|
|
5 дней с получения проекта |
Профсоюз |
Передает работодателю мотивированное мнение о проекте. При согласии профсоюза с проектом следует переходить к шагу 3. При несогласии продолжается второй шаг утверждения |
||
|
Не ограничен |
Работодатель |
Знакомится с аргументами профсоюза. При согласии с ними следует переходить к шагу 3. При несогласии продолжается второй шаг утверждения |
||
|
3 дня с получения мнения профсоюза |
Работодатель, профсоюз |
Проведение консультации. При согласии следует переходить к шагу 3. При несогласии продолжается второй шаг утверждения |
||
|
Не ограничен |
Работодатель, профсоюз |
Оформление протокола разногласий |
||
|
Утверждение правил |
Не ограничен |
Работодатель |
Утверждает правила распорядка |
|
|
Обжалование (факультативный шаг) |
В период действия правил |
Профсоюз |
При несогласии с шагом 3 вправе на выбор: − обжаловать правила распорядка в суд или гос. трудовую инспекцию; − инициировать процедуру коллективного трудового спора |
|
|
Ознакомление работника |
Не ограничен*** |
Работодатель, трудящийся |
Ознакомить каждого сотрудника с принятыми правилами |
Можно ли не утверждать ПВТР
Норма ст. 190 ТК императивна, поэтому принятие ПВТР обязательно в любой организации, за единственным исключением.
Так, в 2016 году в ТК законом «О внесении изменения…» от 03.07.2016 № 348-ФЗ внесены поправки, касающиеся обязанности принимать ПВТР. С начала 2017 года работодатель-микропредприятие имеет право отказаться от принятия любых локальных актов, в том числе и ПВТР. В этом случае в соответствии со ст. 309.2 ТК положения правил внутреннего распорядка переносятся в трудовые договоры с работниками.
ВАЖНО! По ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ микропредприятием является такая организация, в которой за предыдущий год количество работников (без внешних совместителей) не превышает 15 человек.
Резюмируем. Работодателями утверждаются правила внутреннего трудового распорядка . Для их составления сотрудники кадровой или юридической службы могут использовать Типовые ПВТР или разработать оригинальный акт. Порядок утверждения правил закреплен в ст. 190 и 372 ТК. Сроки принятия правил распорядка не ограничиваются, однако это обезопасит работодателя от безнаказанности сотрудников за бездействие или плохое выполнение своих обязанностей, а потому чем скорее это сделать, тем лучше. С 2017 года нанимателям-микропредприятиям необязательно принимать ПВТР.
«Правила приема в образовательную организацию» содержат правовые нормы, которые устанавливают единообразные для всех условия и процедуры приема в образовательную организацию. В соответствие с «Правилами приема в образовательную организацию» руководитель организации издает приказ о приеме в образовательную организацию учащихся. В данном случае правила являются локальным нормативным актом, а приказ – распорядительным (ненормативным) актом, т.к. адресован только конкретным лицам в определенный временной промежуток.
Локальные акты могут приниматься руководителем или иным органом управления образовательной организации только по вопросам, входящим в их компетенцию в соответствии с законом либо уставом организации. На основании делегирования полномочий возможно принятие актов заведующим филиала образовательной организации или заместителем руководителя. Такое делегирование должно быть юридически оформлено доверенностью, соответствующим положением (о филиале, структурном подразделении и др.), должностной инструкцией или приказом руководителя о распределении полномочий между руководящими работниками образовательной организации.
Специализированные ЛНА
Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.
Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:
- Федеральный закон №273-ФЗ.
- Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
- Приказ Минобрнауки №462.
- Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.
Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.
Изменение и отмена ЛПА
Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.
Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.
Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.
К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:
Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)
Последствия:
- штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
- штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).
В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа) (ч. 2 ст. 8 ТК РФ).
Когда учитывается мнение профсоюза?
ТК РФ называет несколько таких случаев, когда для принятия того или иного решения, а также локальных актов работодатель учитывает мнение соответствующего профсоюзного органа:
- введение, а также отмена режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ);
- принятие решения о возможном расторжении трудового договора в соответствии с пп. 2, 3 или 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с работником, являющимся членом профсоюза (ст. 373 ТК РФ);
- при определении форм профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников (ст. 196 ТК РФ);
- в некоторых случаях привлечения к сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ);
- в некоторых случаях привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации (ст. 113 ТК РФ);
- утверждение графика отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- утверждение графика работы на вахте (ст. 301 ТК РФ);
- утверждение графиков сменности (ст.103 ТК РФ);
- принятие актов, регулирующих системы оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений (ст. 144 ТК РФ);
- принятие локального акта в области повышения оплаты труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ), за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
- принятие локальных нормативных актов, предусматривающих введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
- принятие правил внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ).
Как ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами
Трудовое законодательство устанавливает, что сотрудников нужно знакомить с принятыми в компании нормативными актами. К примеру, во время оформления на работу соискатель знакомится с документами, которые непосредственно затрагивают выполнением им обязанностей.
В обязательном порядке будущему сотруднику должны быть предоставлены:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Правила по использованию персональных данных работников;
- Положение по оплате труда и порядке премирования;
- Правила охраны труда, инструкции по технике безопасности.
Перечень внутренних актов, с которыми нужно знакомить новых сотрудников, может быть расширен в зависимости от специфики деятельности компании.
Внимание! Также каждого работника фирмы нужно под роспись знакомить со всеми приказами и распоряжениями, которые его затрагивают. Это могут быть приказы о награждении, поощрении, переводе, увольнении и другие.
Факт того, что сотрудник был ознакомлен с нормативным актом, может зафиксировать двумя способами:
- Используя лист ознакомления. На нем работник проставляет свою визу и дату события, после чего лист хранится вместе с локальным актом;
- Применяя журнал ознакомления с локальными нормативными актами. В нем также сотрудники ставят свои росписи и даты ознакомления.
Виды локальных нормативных актов
Основные виды локальных актов можно разделить на:
- обязательные (наличие этих документов в организации установлено законодательством);
- необязательные (не предусмотрены трудовым законодательством).
В зависимости от сферы действия ЛНА бывают:
- общего характера (указанные в них положения распространяются на всех без исключения сотрудников компании);
- специального характера (прописанные в них нормы применяются в отдельных случаях).
По способу принятия ЛНА бывают:
- принимаемые лично работодателем;
- принимаемые с учетом мнения представительного органа рабочего персонала.
Мы уже рассмотрели локальные нормативные правовые акты, понятие, виды. Теперь необходимо выяснить, какие документы относятся к ЛНА.
Бесплатная юридическая помощь
В сфере малого бизнеса этот список нередко ограничивается правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда, а также положениями, регламентирующими порядок обработки персональных данных, оплаты труда и премирования. В крупных компаниях он дополняется положениями о структурных подразделениях, информационной безопасности, аттестации, коммерческой тайне. Затем работник подтверждает факт ознакомления личной подписью. Для этой цели обычно предусматривается специальное поле на выданном ему экземпляре ЛНА или трудового договора, но правильнее завести специальный журнал. Убедитесь, что рядом с подписью и ее расшифровкой работник указал дату ознакомления с документом, и только после этого переходите к заключению договора. Важно: если работодатель утверждает новые ЛНА (или вносит изменения в действующие), персонал необходимо ознакомить с новшествами в кратчайшие сроки.
Действие специальных ЛНА распространяется на отдельные категории работников, должности или структурные подразделения. Для более детальной классификации документов используются и другие критерии: сроки хранения; способы принятия (единоличный или с привлечением представительного органа работников); область действия (оплата труда, производственные вопросы, режим работы предприятия, дисциплинарные взыскания и т. д. ); степень значимости. Читайте по теме в электронном журнале Обязательные локальные нормативные акты организации-2017 Наибольшее внимание закон уделяет нормативным актам, которые обязан утвердить каждый работодатель. Обязательные локальные нормативные акты организации, упоминаемые в Трудовом кодексе РФ, представлены: правилами внутреннего трудового распорядка; графиком отпусков; положением о защите персональных данных; инструкциями по охране труда. Важно: ни один локальный нормативный акт не должен ухудшать положение работников по сравнению с гарантированными государственным законодательством условиями. Внутренние локальные нормативные акты организации: как ознакомить персонал Когда в коллективе появляется новый работник, его следует ознакомить со всеми документами, непосредственно влияющими на трудовую деятельность и регламентирующими правила поведения на рабочих местах. Причем сделать это нужно до того, как новичок подпишет трудовой договор.
Это два обязательных условия без которых ни один локальный нормативный акт не будет иметь юридической силы. Утверждение документа может происходить следующим образом: руководитель организации может принять приказ, в котором будет указано положение, которое утверждается в организации. Далее утверждается сам локальный нормативный акт.
Датой регистрации документа будет являться дата утверждения локального нормативного акта.