Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Однодневная командировка и расходы
Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.
При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.
День отъезда в загранкомандировку
Сразу скажем, что день пересечения границы оплачивается по принципу места прибытия. То есть, выезжая в командировку за границу, день пересечения государственной границы РФ сотрудником нужно оплатить по норме, установленной для страны, куда едет работник. Понятно, что дату пересечения госграницы можно установить по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 №1037-ИХ).
На практике бывает, что сотрудник за время командировки посещает несколько иностранных государств. В этом случае суточные за день пересечения границы между этими странами выплачиваются по норме, установленной для государства, куда направлен работник.
Размер суточных при командировках в РБ
| Тип | Сумма/сутки |
|---|---|
| Один день командировки | 9 руб. |
| Расходы на проезд при отсутствии проездных документов | 0,1 базовой величины в каждую сторону |
| в г. Минске и областных центрах | 50 руб./сутки |
| в районных центрах | 25 руб./сутки |
| в остальных населенных пунктах | 20 руб./сутки |
Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных
НДФЛ и страховыми взносами (ОПС, ОМС, ВНиМ) не облагаются суточные в пределах суммы:
- по России — 700 руб./день;
- за границей — 2 500 руб./день.
Взносами ФСС от НС и ПЗ суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
Превышение сумм облагается НДФЛ и СВ по общим правилам, как другие облагаемые доходы.
Расчет суточных за 5 дней нахождения Голубевой К. В. в командировке:
- 4 дня включая дату выезда в Бельгию — 2 500 х 4 = 10 000 руб.
- 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Итого — 10 700 руб. Это не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами сумма.
Если суточные выдавались в иностранной валюте, то в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ).
Датой фактического получения дохода для суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере — это 30.06.2020.
Курс ЦБ РФ на 30.06.2020 — 83 руб./евро.
Суточные: (256 EUR х 83 руб.) + 700 руб. = 21 948 руб.
Доход, облагаемый НДФЛ (сверхнормативные суточные): 21 948 – 10 700 = 11 248 руб.
Для страховых взносов датой получения доходов является день утверждения авансового отчета.
Следовательно, для определения сверхнормативных суточных в рублях пересчет нужно производить именно на эту дату (п. 1 ст. 424 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 29.05.2017 N 03-15-06/32796).
Курс ЦБ РФ на 10.06.2020 — 78 руб./ EUR.
Суточные: (256 EUR х 78 руб.) + 700 руб. = 20 668 руб.
Доход, облагаемый СВ (сверхнормативные суточные): 20 668 – 10 700 = 9 968 руб.
Если налоговая база для исчисления НДФЛ и страховых взносов различается, то отразить операции в 1С можно так:
- создать начисление только для страховых взносов и начислить СВ в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры — Все начисления);
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).
Суточные в командировке: нормы 2020 года
Направляя сотрудника в командировку, организация
гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные
с деловой поездкой: эта норма регулируется ст.
167 ТК РФ.
Разберемся в терминах:
- Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:
проживания и проезда. За эти расходы работник должен
отчитаться и подтвердить их документально (подойдут
квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта). - Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда
относятся любые платежи, не согласованные с работодателем
заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему
усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты
не нужно.
Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
И хотя
единых правил о сроках выплаты не существует, компания
может установить их самостоятельно и закрепить
во внутренних актах.
Например, в положении
о командировках допустимо указать не только период,
но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или
переводом на банковскую карту.
Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый
день пребывания в деловой поездке — включая праздники
и выходные дни.
Если работник живет недалеко от города командирования
и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата
суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения
определяется работодателем в индивидуальном порядке
и может зависеть от транспортных условий и характера
работы.
Согласно
п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы
не требуют документального подтверждения — в отличие
от командировочных. Соответственно, работник вообще
не должен аргументировать второстепенные траты, который
совершил во время деловой поездки.
Однако суточные придется включить в авансовый отчёт —
это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку
в налоговом и бухгалтерском учётах.
Законом размер суточных не ограничен (исключение —
служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют
этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо
зафиксировать во внутренних нормативных документах —
например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что
п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает
максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ.
А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки
на территории России - до 2500 ₽ за каждый день командировки
в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана
возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама
нормировать суточные и определять сумму, начисляемую
работникам.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен
Правительством (постановление
от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽
за каждый день пребывания в командировке. Суточные
в увеличенном объеме положены руководителю только в том
случае, когда деятельность компании определена как приносящая
доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
Согласно
абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ,
работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих
периодов:
- за все будние дни в командировке
- за выходные и государственные праздники
- за дни, на которые целиком или частично выпала дорога
к месту командирования и обратно, сюда же относятся
периоды вынужденных остановок
Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку
в воскресенье, а вернулся в следующую субботу.
В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять
будних и два выходных.
На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без
изменений по сравнению с прошлым годом.
Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие:
курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии
со своими должностными обязанностями находятся
на территории «курортных» регионов РФ более суток,
выплачивается дополнительная компенсация.
Считают сбор по следующей формуле:
Количество дней проживания,
за исключением дня заезда×размер курортного сбора
Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в
Письме
Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.
- Еще можно почитать:
- Командировка в
выходные дни - Компенсация
транспортных расходов в командировке - Командировка
во время коронавируса - Какие
документы нужны для командировки в 2020 году - Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом - Каршеринг
в командировке - Туту Командировки —
удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок.
Подробнее
Суточные и командировочные: в чем разница
И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).
По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:
- Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
- Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.
Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.
Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.
Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:
- расходы на мобильную связь;
- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.
Суточные в загранкомандировке в 2020 году: примеры и как считать / Юридическая консультация онлайн
Время чтения: 3 минут
Необходимость направления подчиненных в командировочные выезды за рубеж возникает, как правило, у работодателей, имеющих филиалы в других странах, или же наличие заграничных партнеров обязывает систематически появляться на организуемых конференциях/советах.
Несмотря на то, что в Постановлении Правительства №812 зафиксированы нормы суточных в загранкомандировке для каждого иностранного государства, наниматель имеет право установить собственные стандарты, зафиксировав их в положениях локальной документации.
В данной статье рассмотрим пример расчета суточных работнику, командированному за границу, а также представим таблицу размеров суточных начислений, которые на законодательном уровне установлены в отношении трудящихся, направляемых в ту или иную страну.
Стандартный размер суточных начислений, который зафиксирован в Налоговом Кодексе РФ в отношении сотрудников, командированных на территорию другого государства, предусматривает величину в размере 2500 рублей в день.
Данная сумма является максимально возможной, с которой не взимаются налоговые отчисления.
Если работодателем предусмотрен иной размер начислений, то с суммы, превышающей законодательную норму, будут производиться отчисления страховых взносов и подоходного налога.
При определении общей суммы авансовой выплаты, которую следует начислить командируемому работнику, бухгалтер должен учитывать не только страну направления, но также длительность поездки, специфику трудовой деятельности лица, а также цели работы за рубежом.
Начисление суточных производится с момента отбытия работника за границу до момента его возвращения на родину. Сотруднику бухгалтерии для осуществления правильных расчетов необходимо знать конкретные даты выезда и въезда лица, которые фиксируются в его проездной документации.
Во время командировок в страны СНГ в загранпаспорте не проставляется никаких отметок о пересечении границы, поэтому даты определяются в соответствии с приобретенными билетами.
При выезде в другие иностранные государства, даты будут определяться по соответствующим отметкам, вносимым в заграничный паспорт во время въезда/выезда из страны.
Нормы суточных в каждом иностранном государстве, устанавливаемые налоговым законодательством, представлены в файле, ознакомиться с которым можно по ссылке ниже.
С 23.03.2019 года увеличилась норма суточных в пределах Республики Беларусь и составляет 9,00 руб.
Суточные расходы выплачиваются в размере 100%, независимо от места пребывания и длительности командировки. В размер суточных также включается время в пути, независимо от предоставления питания.
Два примера:
1. Работник направлен в г. Дзержинск на один день 25.03.2019 г. В этот день он возвращается домой. Суточные к возмещению составляют 100% от нормы: 1 день х 9,00 руб. = 9,00 руб.
2. Сотрудник направлен в командировку в г. Рига (Латвия) на период с 25 по 28 марта 2019 г. В пути находился два дня: 24 и 29 марта. Размер суточных составит: 6 дней (24.03, 25.03, 26.03, 27.03, 28.03, 29.03) х 50 EUR (норма суточных по Приложению 2) = 300 EUR.
Не возмещаются затраты по найму жилья и суточные за те дни, в которые работник находится в месте командировки до ее начала или по окончании в личных целях (выходные, государственные праздники и т. д.). Оплачивается только проезд.