27 кадровых документов, без которых не обойтись

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «27 кадровых документов, без которых не обойтись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кадровое делопроизводство — это целый пласт работы, который требует вдумчивого подхода, профессиональных знаний и большого уровня ответственности и внимательности, за любой просчет организацию призовут к ответственности. И чем крупнее организация, чем больше в ней сотрудников, тем сильнее загруженность у кадровиков.

Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:

• Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.

• Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.

• При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

• Оформление трудовых книжек и их хранение;

• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

• Работа с архивом.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

• Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

• Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

• Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

• Личных дел;

• Оформленных договоров с сотрудниками;

• Документации по охране трудовой деятельности;

• Составленного графика отпусков.

В идеальном варианте делопроизводством занимается специально нанятый человек, обладающий профессиональными познаниями и опытом работы в этой сферы. Если организация очень крупная, имеет смысл создать целый отдел или службу с несколькими сотрудниками, которые будут вести кадровые дела.

Чаще всего, если организация средняя по размеру и кадрового учета не так много, полномочия по делопроизводству на основаниях совместительства возлагаются на кого-то из сотрудников другого профиля. Допустимо возложить обязанности кадровика на бухгалтера, юриста, секретаря. В таком случае с этими работниками заключается отдельное соглашение, за выполнение дополнительной работы им необходимо доплачивать.

Если компания совсем маленькая, делопроизводством занимается сам руководитель.

Оценивая, на кого возложить обязанности кадровика в ИП, следует понять, много ли в подчинении ИП работников. Если да, этот фронт доверяют кому-то из имеющихся или нанимают специального человека.

Распоряжение о возложении полномочий необходимо, если делопроизводством занимается специально нанятый человек либо если эти обязанности передаются кому-то из сотрудников на началах совместительства. Если кадровыми вопросами занимается сам руководитель организации, оформлять приказ не обязательно — он и так, в силу своей должности, вправе управлять всеми аспектами деятельности компании. Аналогично решается вопрос, нужно ли возлагать обязанности кадровика на ИП, — если он ведет собственные дела, приказ не обязателен.

Что включить в обязанности ответственного

Полномочия кадровых работников имеют несколько направлений:

• подбор персонала, проведение первичных собеседований, размещение вакансий;
• оформление документов, связанных с движением работников: при приеме на работу, при перемещениях внутри организации из одного структурного подразделения в другое или с должности на должность, при увольнении. В рамках этого направления сотрудник готовит необходимые приказы, соглашения с сотрудниками, вносит записи в трудовые книжки;
• решение дисциплинарных задач: издание документов, связанных с дисциплинарными взысканиями и поощрениями, организация работы комиссий внутри компании;
• ведение табелей учета рабочего времени;
• разработка локальных нормативных актов по кадровому направлению: положения, инструкции;
• организация учета и хранения документов.

Инспектор по кадрам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя).
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Переходим к способам замещения работника. Их несколько.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Способы замещения временно отсутствующего работника ¦
L---------T-------------------T------------------T-----------------T--------
 ¦/ ¦/ ¦/ ¦/
--------------------¬------------------¬-----------------¬-----------------¬
¦Заключение срочногВременный перево䦦Совместительств Совмещение ¦
¦ трудового договорদ (ст. 72.2 ТК РФ)¦¦(ст. 60.1 ТК РФ)¦¦ должностей ¦
¦ (ст. 59 ТК РФ) ¦¦ ¦¦ ¦¦(ст. 60.2 ТК РФ)¦
L--------------------L------------------L-----------------L-----------------

Заключение срочного трудового договора. Когда обязанности по должности инспектора по кадрам исполняет работник со стороны по срочному трудовому договору, последний заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы (ст. 59 ТК РФ).

Задачи кадрового менеджмента

Набор функций современного HR-менеджмента не ограничивается лишь документированием трудовых отношений, на первое место сейчас выходят задачи по управлению трудовыми резервами. Коротко перечислим основные из таких задач:

• исследование рынка труда;
• внутренний PR, позиционирование компании как привлекательного работодателя, информирование целевой аудитории о возможностях работы в компании;
• подбор высококвалифицированных сотрудников;
• построение и поддержание работы системы адаптации сотрудников;
• оценка, обучение, планирование и развитие карьеры сотрудников;
• управление созданием, поддержанием и совершенствованием системы эффективной работы сотрудников организации;
• создание и своевременное изменение системы оплаты труда, мотивации сотрудников;
• построение эффективных коммуникаций внутри компании;
• высвобождение сотрудников, особенно занимавших в компании ключевые должности;
• создание комфортной психологической атмосферы в компании.

Такое изменение функций продиктовано состоянием рынка труда, эволюцией экономики и бизнеса. Все больше руководителей понимает, что отношение к персоналу надо менять. Топ-менеджмент теперь рассматривает персонал как важнейший ресурс бизнеса, инвестиции в развитие которого не только оправданны, но и жизненно необходимы для компании.

Действительно, заработная плата поднимается, причем гораздо быстрее, чем производительность труда. Квалифицированные кадры и менеджеры высшего звена с легкостью, которая была бы удивительна при мировоззрении прежних лет, меняют места работы. Молодежь как на подбор хочет иметь все и сразу и практически не замечает востребованные, но непрестижные профессии. Ценность персонала увеличивается, и одновременно выросли связанные с наймом персонала требования законодательства к работодателю, штрафные санкции, финансовые и налоговые риски. А следовательно, иными становятся требования к HR-менеджменту и мера ответственности. Владелец или руководитель бизнеса хочет иметь в своем распоряжении сплоченную и работоспособную команду единомышленников, заинтересованных в конечном результате труда и ощущающих свою причастность к предприятию. Причем команда эта нужна, как говорится, еще вчера.

Направления кадровой политики организации

Специалисты, занимающиеся вопросами кадрового планирования в компании, действуют в нескольких основных направлениях.

1. Подбор персонала.

Наём работников учитывает соответствие профессиональных знаний и навыки соискателя для занимаемой должности, личные характеристики и многие другие особенности. Именно поэтому этап собеседования и найма должен осуществляться грамотно.

1. Аттестация.

Оценка деловых качеств и квалификации сотрудников позволяет проводить штатные перестановки сотрудников, премировать, отправлять на повышение квалификации и при необходимости увольнять. Она позволяет определить слабые позиции в каждом подразделении, устранить имеющиеся проблемы и повысить эффективность деятельности компании.

1. Адаптация новых сотрудников.

Также является необходимым мероприятием, которое направлено на быстрое вовлечение работников в деятельность компании и на скорейшее выполнение ими служебных обязанностей.

1. Оплата труда, выплата премий, система вознаграждений и взысканий.

Сотрудников важно своевременно поощрять и в случае необходимости взыскивать штрафы. При этом необходимо сохранить интерес к работе, поощряя не только денежными выплатами, но и другими методами — оплатой спортзала, медстраховкой для всех членов семьи и т. д.

1. Обучение.

Своевременное обучение и повышение квалификации сотрудников необходимо не только работникам, но и организации.

1. Ротация и внутренние перестановки кадров.

Необходимо своевременно выявлять необходимость роста в должности и возможность других передвижений сотрудников внутри компании, чтобы хорошие специалисты не ушли на повышение в другую компанию.

1. Управление коллективом.

При управлении важно учитывать не только интересы компании, но и интересы сотрудников, которые в ней работают. Это поможет достичь баланса и оптимально вести дела.

Должности в отделе кадров

Структура отдела кадров определяется размерами и спецификой деятельности конкретной организации. Поэтому небольшие компании, в которых работает не так много сотрудников, часто даже не выделяют кадровую службу в обособленный отдел, так как в этом нет необходимости. Все вопросы, связанные с подбором персонала и оформлением сопутствующих документов, решает кадровый оператор, должность которого указывается в табеле о персонале как «Инспектор по кадрам» или «Специалист по учету кадров». Именно на него возлагается учет рабочего времени, составление графиков, разработка должностных инструкций, локальных нормативных актов и других документов по работе с персоналом.

Однако такая ситуация невозможна на крупном предприятии со штатом в несколько сотен человек и сложной организационной структурой. Чтобы справиться с таким объемом кадровой работы, создается специальное подразделение. Работодатель сам решает, как его назвать: отдел кадров, кадровая служба или как-то иначе. А задачи, которые выполняет один кадровик в небольшой организации, распределяются между несколькими работниками, занимающими должности в отделе кадров — перечень должностей, необходимых для эффективной работы с персоналом, также формирует работодатель. Чем разнообразнее должности, включенные в этот список, тем меньше разнотипных функций и задач возлагается на каждого из сотрудников. Иными словами, подбор персонала поручается одному специалисту, оформление трудовых договоров и распоряжений — другому, учет отработанного работниками времени — третьему лицу и так далее. Так, в организации появляются рекрутер, специалист по кадровому делопроизводству, табельщик и другие штатные специалисты, каждый из которых занимается своим направлением.

Особенности работы инспектора по кадрам

Без документооборота в компании не обойтись. Если нет грамотного кадровика с солидным опытом работы с нормативными документами, вряд ли кто-то сможет поддерживать кадровую документацию на должном уровне. Работа сотрудника документооборота может показаться утомительной и монотонной, особенно если он ведет статистику только для отчетности. Если инспектор по кадрам не только собирает, но и анализирует информацию, он сможет прогнозировать текучесть кадров (например, в связи с выходом на пенсию, призывом в армию, сезонностью).

Основная задача инспектора по кадрам — соблюдение трудового законодательства, то есть, проверка всех документов на соответствие закону. Все документы должны соответствовать закону до мелочей, чтобы не давать работнику лишнего повода для обращения в суд. Следовательно, инспектор по кадрам несет юридическую ответственность.

Специалист отдела кадров, согласно должностной инструкции, обязан:

1. Заниматься изучением профессионально-квалификационной структуры персонала на предприятии в целом и в его подразделениях в частности.
2. Вести кадровый учет: принимать на работу, переводить сотрудников из одного отдела в другой, увольнять.
3. Информировать работников о новых вакансиях. Сотрудничать с кадровыми агентствами.
4. Генерировать идеи по профессиональному развитию сотрудников, консультировать их по вопросам карьерного роста или повышения квалификации. Выполнение этой задачи вменяется в обязанность эйчару, но в некоторых компаниях этого требуют от кадровика.
5. Участвовать в планировании мероприятий, направленных на снижение интенсивности текучки кадров и улучшение дисциплины.
6. Соблюдать правила заполнения и хранения трудовых книжек.
7. Заниматься подготовкой документов для выплаты компенсаций и предоставления льгот, оформлением пенсии сотрудникам.

Востребованность и зарплаты специалистов по кадровому делопроизводству

На сайте поиска работы в данный момент открыто 3 659 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по кадровому делопроизводству растет.

Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по кадровому делопроизводству по всей России:

• от 30 000 руб. 2 494
• от 50 000 руб. 1 333
• от 75 000 руб. 463
• от 95 000 руб. 161
• от 120 000 руб. 68

Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:

• от 45 000 руб. 477
• от 65 000 руб. 347
• от 85 000 руб. 130
• от 105 000 руб. 40
• от 125 000 руб. 19

Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:

• от 45 000 руб. 184
• от 55 000 руб. 129
• от 65 000 руб. 86
• от 80 000 руб. 29
• от 90 000 руб. 17

Основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

• организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
• создание эффективной системы штатных сотрудников;
• разработка карьерных планов сотрудников;
• разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Похожие записи:

• Список документов для временной регистрации
• Правила внесения записей в трудовую книжку
• Договор купли-продажи автомобиля