Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить в учете расходы на изготовление печатей и штампов?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).
Что делать, если расходы превышают доходы при УСН 15%
Если расходы оказались больше доходов, то прибыль равна нулю. Но это не значит, что налог при этом платить не нужно.
Для упрощенной системы налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» действует понятие минимального налога – 1% с выручки. Это та сумма, которую по итогам года нужно заплатить при любом раскладе, даже если учитываемых расходов было существенно больше, чем доходов.
Налогоплательщик по итогам года должен посчитать две суммы:
- Разницу между доходами и расходами умножить на 15% (или ставку, действующую в регионе).
- Выручку (не вычитая расходы) умножить на 1%.
Как заполняется журнал учёта печатей и штампов
Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:
| № п/п | Наименование печати/штампа | Оттиск | Выдача в пользование | Возврат | Примечание | ||
| должность и ФИО получателя | подпись, дата получения | должность и ФИО получателя | подпись, дата получения | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?
Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.
Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?
Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.
Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?
Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.
Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?
Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.
Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?
Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.
Статьи материальных расходов при УСН
Материальные затраты могут возникать не только у предприятий производственных отраслей, но и при любых иных видах деятельности.
Учет материальных расходов при УСН ведется согласно ст. 254 НК РФ. Это затраты на приобретение:
- материалов и сырья используемых для производства, или при оказании услуг, выполнении работ;
- упаковочных материалов;
- инструментов и инвентаря, лабораторных приборов, спецодежды и другого неамортизируемого имущества;
- воды, топлива, энергии для нужд производства;
- работ и услуг сторонних организаций или ИП производственного характера (услуги обработки сырья, выполнения отдельных производственных операций, техобслуживание, транспортные услуги и др.).
Приведенный перечень может быть дополнен другими расходами, связанными с производством и реализацией. Например, Минфин в своем письме от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408 разъяснил, что в материальных расходах при УСН «доходы минус расходы» можно учесть оплату услуг экспедирования и доставки заказчикам печатной продукции, а также приобретение картриджей для оргтехники и услуги по их заправке.
Материальные затраты признаются на дату их оплаты поставщику из кассы или с расчетного счета, либо погашения задолженности иным способом (пп.1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Для списания сырья и материалов достаточно, чтобы после оплаты они были оприходованы, при этом неважно, списаны ли они в производство или еще нет (письмо Минфина РФ от 29.04.2015 № 03-11-11/24918).
Затраты на покупку неамортизируемого имущества, в том числе инструментов, инвентаря, приборов, спецодежды, включаются в расходы по мере ввода его в эксплуатацию (пп.3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Итак, принимая расходы в целях «упрощенного» налога «доходы минус расходы», убедитесь, что соблюдены все требуемые условия, а именно:
- вид расхода указан в перечне расходов на УСН 2016 в ст. 346.16 НК РФ,
- расходы экономически обоснованы и подтверждены документами,
- расходы оплачены поставщику, а товар или услуга получены.
По какому принципу расходы учитываются при УСН
Предприятия и предприниматели в ходе своей деятельности производят расходы, которые в дальнейшем приведут к получению дохода.
Но сумму произведенных затрат можно на упрощенной системе налогообложения (УСН) учесть только на одной разновидности УСН. Это им позволяет сделать п. 2 ст.346.18 НК РФ, который определяет как рассчитывается налог при УСН «доходы минус расходы».
Система УСН «доходы» имеет пониженную ставку, но не позволяет принять к учету расходы, за исключением оплаченных страховых взносов, на которые налогоплательщик может снизить сумму исчисленного обязательного платежа, но в пределах нормы.
Учет расходов при УСН доходы минус расходы 2017, так же как и доходов ведется в налоговом регистре КУДиР.
При этом расходы при УСН доходы минус расходы считаются по кассовому методу, то есть момент признания расходов при УСН доходы минус расходы в 2017 году определяется фактом их оплаты. Все они должны быть документально подтверждены и иметь экономическое обоснование.
Важно! Хозяйствующий субъект может столкнуться с ситуацией, когда сумма произведенных и учтенных при исчислении налога расходов превысит сумму выручки полученной за этот же период. В этом случае налогоплательщик все равно должен будет исчислить минимальный налог при УСН доходы минус расходы и перечислить его в бюджет.
Какие расходы можно принять
Расходы, принимаемые при «доходно-расходной» упрощенке позволяют значительно снизить сумму налога, но при этом должны соответствовать ряду требований. Налоговый кодекс в статье 346.16 содержит закрытый перечень расходов при УСН 2016. В этот список входят:
- расходы по основным средствам – на их приобретение, достройку, реконструкцию и ремонт,
- расходы на приобретение и создание нематериальных активов,
- оплата труда и выплата больничных, расходы по обязательному страхованию работников,
- командировочные расходы,
- арендные платежи,
- материальные расходы,
- проценты по кредитам и займам,
- расходы на приобретение прав на изобретения и результаты интеллектуальной деятельности,
- расходы на научные исследования,
- таможенные платежи,
- расходы на оплату бухгалтерских, аудиторских и юридических услуг, а также на публикацию финансовой отчетности,
- расходы на канцтовары,
- оплата услуг связи и почтовых услуг,
- рекламные расходы,
- все налоги и сборы, кроме единого налога на УСН и НДС. в случае выставления счета-фактуры, другие расходы, перечисленные в статье 346.16 НК РФ.
Названные статьи расходов по УСН «доходы минус расходы» не могут дополняться другими видами затрат, их список исчерпывающий.
Признать расходы в «упрощенном» учете, согласно ст. 252 и 346.17 НК РФ, можно только если они:
- полностью оплачены,
- обоснованы,
- подтверждены документально.
Все расходы, для признания их налоговом учете, должны быть оплаченными, так как при УСН используется кассовый метод. В книге учета доходов и расходов (КУДиР ) расходы отражаются той датой, когда они были оплачены с банковского счета или из кассы. Если товар приобретен для последующей перепродажи, то расходы по его оплате учитываются не сразу, а по мере его реализации (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Обоснованность расходов означает, что затраты экономически оправданы и выражены в денежной форме. Такие расходы производятся с целью получить доход от своей деятельности. Например, не будет считаться обоснованным приобретение телевизора или холодильника для офиса транспортной компании, поскольку эти предметы не влияют на доходность данного бизнеса, а вот покупка ГСМ напрямую направлена на получение прибыли. В любом случае важно суметь убедить налоговиков в необходимости произведенного расхода, если это не очевидно.
Для налоговых органов зачастую необоснованными выглядят расходы, понесенные, по их мнению, напрасно, то есть когда деятельность не принесла прибыли. Это спорный вопрос и суды встают на сторону налогоплательщиков, придерживаясь мнения, что нельзя связывать обоснованность затрат с финансовым результатом, полученным в итоге. Ведь на то, каким он будет, помимо расходов влияет множество других факторов. Об этом, например, определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П.
Расходы на лицензирование и сертификацию
Некоторые виды деятельности подлежат обязательному лицензированию (ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ), что, естественно, влечет затраты. Могут ли «упрощенцы» учесть в налоговой себестоимости расходы, связанные с получением лицензии?
В первую очередь к данным расходам относится государственная пошлина. Здесь споры вряд ли возникнут. Госпошлина является сбором, установлена она Налоговым кодексом, а все суммы налогов и сборов идут в «упрощенную» налоговую базу (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Однако за одну лишь пошлину лицензию не дадут. Ведь для получения лицензии требуется соответствовать определенным критериям, установленным для каждого вида деятельности. Во многих случаях фирмам необходимо провести разнообразные экспертизы, обследования и прочие процедуры. Для этого нужна помощь сторонних организаций, так что без дополнительных расходов не обойтись. Можно ли их включить в налоговую базу?
Ответ положительный, и для таких расходов введен специальный подпункт 30 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Однако следует помнить о двух условиях:
- экспертизы и обследования должна проводить специализированная организация;
- наличие документов, полученных в результате данных процедур, должно быть обязательным для получения лицензии.
То есть если организация перестраховывается и платит сторонним лицам за проверки и экспертизы, не обусловленные законодательством, то соответствующие расходы нельзя принять к учету при УСН.
Многих «упрощенцев» также подстерегает такая процедура, как сертификация товаров или подтверждение соответствия. Расходы на такие действия можно принять к учету без проблем (подп. 26 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем, в отличие от предыдущего случая, не имеет значения, является ли сертификация обязательной или добровольной. Указаний на этот счет в упомянутом подпункте не существует.
До 2011 года налогоплательщики, применяющие УСН и уплачивающие взносы в саморегулируемые организации, не могли списать данные взносы, поскольку о них не говорилось в закрытом перечне расходов. Теперь же ситуация, к счастью, изменилась, и «упрощенцы» списывают расходы на взносы в СРО на основании подпункта 32.1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.
Расходы на визитки при УСН
Расходы, учитываемые при расчете налога по УСН «доходы, уменьшенные на расходы», строго прописаны в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на визитные карточки в этом списке не указаны. Значит, уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход нельзя.
Нюанс: подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусматривает принятие в качестве затрат рекламные траты, которые признаются в случае документального их подтверждения и после фактической оплаты. Норматив учета такой же, как при ОСН. Выше уже говорилось об отличии визиток как таковых от других носителей рекламного характера. Значит, принять в расход при УСН можно затраты не на визитки как таковые, а какие-то другие карточки, содержащие информацию именно рекламного характера, и, главное, распространяемые произвольным способом заранее не определенным лицам. В случае подобного использования карточек учет расходов на их создание допустим в пределах 1% выручки. Но данная позиция, возможно, будет отстаиваться опять же в судебном порядке.
Ознакомиться с полным перечнем трат при исчислении налога на УСН «доходы за вычетом расходов» можно в статье «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».
Как учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы»
Для учета данной позиции в УСН доходы минус расходы с 2021 г. необходимо правильно оформить документацию. При неправильном оформлении выплат, впоследствии могут возникнуть серьезные проблемы с учетом расходов при УСН, а также с НДФЛ и страховыми выплатами. Во избежание неправильного оформления документов и уменьшении количества ошибок, нужно соблюдать следующие предписания:
- Оформление соглашения в дополнении к трудовому договору со всеми работниками, использующими личный автотранспорт в работе (статья 188 Трудового Кодекса РФ);
- Письменное закрепление порядка выплаты компенсации, учитывая полные суммы затрат, которые были потрачены на все горюче-смазочные материалы;
- Необходимо составить план системы учета, для обеспечения возможности понимания километража, который сотрудник проехал в рабочее время на личном автомобиле. Следует письменно документировать даты, время, пройденную дистанцию;
- Все чеки на горюче-смазочные материалы необходимо хранить в течение некоторого времени, пока не будут произведены компенсирующие выплаты.
При правильном оформлении документации, с компенсирующих выплат не будет взиматься НДФЛ и взносы на страхование (опираясь на подпункт 2 статьи 422 Налогового Кодекса, а также обращение Минфина от 6 декабря 2019 № 03-04-06/94977).
Существуют лимиты по выплатам компенсаций за пользование личным автомобилем (подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового Кодекса, Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 № 92), а именно:
- 1. 1 200 рублей ежемесячно для автотранспорта с полным объемом двигателя до 2 тысяч куб. см.;
- 2. 1 500 рублей ежемесячно для автотранспорта с двигателем более 2 тысяч куб. см.
Этот лимит расходов, как считает Минфин, должен включать в себя все сопутствующие расходы: горюче-смазочные материалы, затраты на парковку, ремонт автомобиля, а также все остальные расходы. Поэтому стоит заранее учесть, что даже если сумма затрат будет большой, то в расходы по УСН 2021 года можно будет учесть только расходы в пределах установленного размера.
Полный перечень объектов представлен в статье 1225 Гражданского Кодекса Российской Федерации. В частности, сюда относятся: фирменные наименования, программы для электронно-вычислительных машин, базы данных, фонограммы и прочее. Способ вычисления суммы затрат обуславливается тем, под какую из статей Налогового кодекса РФ подпадает тот или иной конечный итог умственного процесса.
- Немонетарные активы, продолжительность использования которых насчитывается больше 1 год (подпункт 2 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса). Оплатив такой объект, впоследствии можно учитывать его в доходах и расходах ИП на УСН, разбив по отчетным периодам, на протяжении всего года, в котором он был куплен (пункт 3 статьи 346.16, подпункт 4 пункта 2 статьи 346.17 Налогового Кодекса);
- Результаты интеллектуальной деятельности, которые упоминаются в подпункте 2.1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового Кодекса, а это, к примеру — патенты, базы данных, полезные модели, образцы с производства, программы для ЭВМ. Настоящие затраты возможно учитывать при УСН в полном размере их стоимости.
Случается и так, что конечный продукт, полученный в результате умственных процессов, соответствует сразу двум критериям учета. В таком случае целесообразно выбрать более выгодный вариант учета, который будет удобен именно вашей компании.
Отдельно в подпункте 19 пункта 1 статьи 346.16 отмечены издержки на покупку неисключительных прав на пользование программами для ЭВМ и базами данных, в том числе их перепрошивку и обновления.
Затраты на оплату турпутевок для работников относят к расходам на оплату труда, которые перечислены в статье 255 Налогового Кодекса. Эта система действует и при УСН «доходы минус расходы» в 2021 году, за счет чего владельцы компаний имеют возможность сократить налоговую базу, путем учета затрат на внутренний туризм и отпуска сотрудников. Однако необходимо учитывать некоторые важные моменты:
- 1. Установлен лимит при учете затрат — 50 000 руб. на одного человека, согласно пункту 24.2 статьи 255 Налогового Кодекса. А значит при стоимости путевки 70 000 руб. в расходах будут учитываться только 50 000.
- 2. Важным моментом является то, что можно учитывать затраты на отдых не только работника, но и его родственников. Лимит останется прежним.
- 3. Данное предложение предоставляется только на путевки в пределах России.
- 4. Также необходимо учитывать, что поездка должна быть по купленной полноценной путевке, включающей в себя перелеты, питание, оплату отеля, страховку жизни, развлекательную программу и прочее. Все это должно быть задокументировало в договоре с турагентством, предоставляющим путевки.
Доходом считается любая выручка от реализации и внереализационные доходы, к последним относят:
- дивиденды;
- проценты по займам и кредитам;
- имущество, полученное безвозмездно;
- кредиторская задолженность, списанная по истечении срока давности и т.д., полный список можно посмотреть в ст.250 НК РФ.
Не все расходы можно учесть, существует закрытый список, который приведен в ст. 346.16 НК РФ. Они должны быть обоснованные или оправданные и обязательно документально подтвержденные. Если с документально подтвержденными документами все ясно, то что значит оправданные? В настоящее время понятия экономической оправданности или обоснованности нет ни в одном действующем акте законодательства, следовательно это понятие субъективное и его можно отстоять, возможно при помощи юриста.
Совет! Чтобы проще было обосновать расходы, нужно прописывать внутренними документами (приказы, должностные инструкции и т.д.) их экономическую оправданность. Также собирайте все документы по максимуму, например к договору и чекам на покупку питьевой воды, можно приложить заключение санэпидстанции, о том что вода из под крана не пригодна к употреблению.
Признание расходов при УСН
Признание доходов и расходов при УСН — важнейшая составляющая процесса формирования налоговой базы при расчете упрощенного налога. Актуально это для тех упрощенщиков, которые выбрали соответствующую базу. Здесь установлены строгие правила. А перечень принимаемых к учету затрат ограничен законодательно.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Порядку применения УСН посвящена глава 26.3 НК РФ. Чтобы получить право на ее применение, необходимо соблюдение следующих условий:
- годовая выручка — не более 150 млн руб.;
- остаточная стоимость основных средств — не более 150 млн руб.;
- численность сотрудников — не более 100 человек;
- доля участия в других организациях не должна превышать 25%;
- отсутствие филиалов.
Система предполагает возможность выбора их двух баз налогообложения:
- доходы;
- доходы минус расходы.
Налогоплательщик вправе выбрать одну из них. От выбора зависит признание доходов при УСН, порядок признания затрат, а также применяемые ставки налога.
Признание материальных расходов при УСН, а также других видов расходов
П. 2 ст. 346.17 НК РФ определяет следующие моменты для признания организацией или ИП расходов при УСН — доходы минус расходы:
1. Материальные расходы принимаются на дату оплаты задолженности одним из нижеперечисленных способов:
- перечислением денежных средств с расчетного счета налогоплательщика;
- выдачей денежных средств из кассы;
- любым другим способом погашения долга.
К таким расходам УСН, перечень которых определен с учетом требований гл. 25 НК РФ, относятся:
- закупка сырья, в т. ч. используемого для технологических целей;
- закупка различного вида оборудования и прочего хозинвентаря;
- закупка комплектующих изделий, полуфабрикатов;
- закупка работ и услуг, задействованных в процессе производства;
- использование основных средств и иного имущества, связанного с природоохранной деятельностью.
2. Расходы, производимые в связи с расчетами по оплате труда при УСН, признаются в том же порядке, что и материальные расходы.
В части перечня УСН-расходов, относящихся к оплате за трудовую деятельность, также следует руководствоваться положениями гл. 25 НК РФ. В число этих расходов входят:
- выплата заработной платы сотрудникам;
- премии и прочие выплаты стимулирующего характера;
- стоимость бесплатно предоставляемых работникам коммунальных услуг, питания и продуктов;
- расходы на закупку и производство форменной одежды сотрудников, которая передается им на бесплатной основе или реализуется им по льготной цене.
Полный перечень расходов на оплату труда содержит ст. 255 НК РФ.
3. Расходы по оплате стоимости товаров, которые были приобретены с целью дальнейшей реализации, принимаются по мере их продажи.
Подробнее про учет списания товаров при применении УСН читайте здесь.
4. Иные особенности признания расходов таковы:
- налоговые издержки списываются по дате фактической уплаты налогов;
- расходы на основные средства и НМА признаются в конце налогового периода в размере уплаченных сумм;
Подробнее см. здесь.
Что делать, если расходы превышают доходы при УСН?
При расчете и уплате налога следует обратить внимание на то, что ст. 346.18 НК РФ предусмотрена уплата минимальной суммы налога, определяемой как произведение 1% и суммы полученных доходов.
Уплата минимального налога осуществляется в случаях:
- если за налоговый период получен убыток;
- если минимальная сумма налога превышает налог, полученный по итогам налогового периода.
О налоговом убытке при УСН читайте здесь.
Убытком следует считать сумму превышения расходов над суммой полученных доходов за налоговый период.
В отношении убытка нужно учитывать нижеперечисленные возможности и условия его списания в целях гл. 26.2 НК РФ:
- убыток можно отражать в расходах будущих периодов;
- можно формировать налоговую базу с учетом ее уменьшения на сумму убытка в течение 10 лет, следующих за периодом его получения;
- при неоднократном получении убытков необходимо осуществлять их перенос в порядке очередности;
- необходимо обеспечивать сохранность документов, подтверждающих убыток, в течение всего срока его переноса;
- не требуется брать убыток в расчеты в случае смены режима УСН.
Об учете УСН-убытка в ситуации смены режима читайте в материале «Можно ли перенести на будущее убытки, полученные в период применения УСН, если вы перешли на общий режим налогообложения, а затем вновь вернулись на УСН?».
Печать: для чего она нужна
Несмотря на то, что есть те, кто считает печать пережитком прошлого, ее роль, несомненно, по-прежнему крайне велика. Наличие печати необходимо в таких типах документов, как финансовые; юридические; кадровые и другие. Например, печать требуется в следующих случаях:
- для заверения подписи уполномоченного лица на официальных документах. Если оттиск печати отсутствует, то документ может быть признан недействительным. То есть, первое, что подтверждает печать — подлинность различных официальных бумаг, договоров, контрактов и т.д.;
- для открытия расчетного счета в банке. Несмотря на принятие законов, смягчающих требования к наличию печати, банковские специалисты вполне могут отказать в открытии р/с, если ИП или организация не имеют печати;
- для работы с крупными партнерами – довольно часто именно они предъявляют требование по заверению документов печатью к своим контрагентам.
Кроме всего вышеозначенного, печать придает документам солидности, а также освобождает от необходимости внесения всех правоустанавливающих сведений вручную.
Некоторые копии документов также необходимо заверять подписью с печатью.
Стоимость изготовления печати
Изготовление печати стоит обычно не очень дорого. Как правило, цены начинаются от 400 рублей за самый простой штампик и увеличиваются в зависимости от модели. Автоматические печати стоят обычно около 1000 рублей и выше, но они значительно более удобны в применении. Некоторые производители предлагают клиентам печати с индивидуальной декоративной оснасткой – их стоимость уже существенно отличается от средней в сторону повышения.
Лично у меня обычная НЕавтоматическая печать за 400 рублей, пользуюсь ей уже на протяжении 10 лет, до сих пор работает исправно. Но, стоит заметить, и документов, которые ей заверяю совсем немного. Если планируются большие объёмы — лучше взять автоматическую печать.
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль .
Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.
При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения
7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.
Дебет 71 Кредит 50
– 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.
Дебет 60 Кредит 71
– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;
Дебет 10-9 Кредит 60
– 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;
Дебет 19 Кредит 60
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;
Дебет 26 Кредит 10-9
– 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.
В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.
При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.
Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.
Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.
Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).
Передача канцтоваров со склада подразделениям организации оформляется следующими документами:
- Лимитно-заборная карта, форма М-8;
- Требование-накладная, форма М-11;
- Накладная по форме М-15.
Важно! Затраты по заправке картриджа нельзя включать в расходы на канцтовары. Их следует отнести к материальным расходам организации.
Когда заканчивается срок службы канцтоваров, их списывают, составляя специальный акт. При этом указывают такую информацию:
- Наименование канцтовара, его количество;
- Цена единицы, итоговая сумма всех наименований канцтоваров;
- Норматив расхода и куда был израсходован канцтовар;
- Другая информация, указываемая по усмотрению организации.