Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принимать чеки от подотчетников с 1 июля в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Поступление на расчётный счёт от физического лица
Указание тега 1227 необязательно при использовании формата фискальных данных версии 1.05. При использовании версий 1.1 и 1.2 данные реквизиты обязательны только в электронной версии квитанций, в печатной версии их обозначение остается на усмотрение продавца. Кроме того, ИНН предприятия необходимо прописывать в квитанциях с версией ФФД 1.1. При версии 1.2 ИНН указывается лишь в электронной версии чеков, а вот при версии 1.05 это реквизит может и вовсе не прописываться.
При осуществлении продаж турпутевок сотрудники должны указывать определённые реквизиты. Пробивая квитанцию о реализации туристической поездки, обязательно нужно указать признак агента, а также следующие реквизиты:
- Наименовании организации, осуществляющей продажу турпутевки.
- Наименование компании-покупателя, личные данные предпринимателя или физического лица.
- ИНН покупателя (если это юридическое или физическое лицо). Если данный документ отсутствует у потребителя, то следует указывать данные удостоверяющего документа.
Строку «предмет расчета» (тег 1059) необходимо заполнить, вписав наименование туристической поездки.
Осуществляя продажу продукции с маркировкой, нужно помнить, что в чеке должен указываться специальный реквизит «код товара» (под тегом 1162). Он прописывается как буква «[М]» напротив каждого маркированного продукта. Обозначение кода идентификации (GTIN и серийный номер) на бумажной версии необязательно. А вот в электронной версии, отсылаемой вашему оператору фискальных данных, эти реквизиты необходимо прописывать.
Если вы осуществляете расчеты по агентскому договору, стоит учесть некоторые нюансы. Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты 2021 года, а именно:
- Признак посредника. Его принадлежность согласно договору — агент или комиссионер.
- Информация о поставщике — наименование организации, ИНН и контактная информация.
- Размер вознаграждения или комиссии, которую возможно должен заплатить получатель товара или услуги.
- Режим налогообложения, используемый посредником.
Независимо от того, какой товар или услуга приобретается покупателем, обязательные реквизиты должны быть указаны четко и легко читаться.
В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.
Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2021 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Бесплатная юридическая помощь
Также предусмотрено право пользователей вместо выдачи кассового чека печатать отдельные реквизиты кассового чека на платежном документе за месяц. А при отсутствии документооборота между клиентом и пользователем выдавать кассовый чек только по запросу клиента.
С 1 июля 2022 года нужно будет пробивать чеки при зачете предоплаты: потребуется два кассовых документа — при получении предоплаты и при передаче товара. Если предприниматель прекращает деятельность и это фиксируется в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, касса снимается с учета автоматически.
Мы же не будем повторяться и посоветуем обратиться к Кто применяет, а кто освобожден от касс с 1 июля 2022 года 6 июня был подписан 129-ФЗ, который внес изменения в 54-ФЗ в области применения онлайн-касс. Поэтому Александр Сорокин подробно остановился на ответе на вопрос, кто применяет ККТ, а кто – нет.
Удержания из зарплаты. Печатайте чеки с 1 июля, если удерживаете из зарплаты стоимость товаров, которые продали работнику. Хотя работник не вносит наличные, не переводит безналичные деньги и не погашает заем, он рассчитывается иным образом, а по этим расчетам нужно пробивать чеки с 1 июля (п.
Анализировать прибыль и прогнозировать продажи можно с помощью кассовой и товароучетной программы Бизнес.Ру. Она также позволяет создавать в системе программы лояльности, настраивать права кассира и удаленно контролировать работу через интернет. Контрольно-кассовая техника не применяется:
Новые требования для подтверждения подотчетных документов
С 1 июля 2024 года вступают в силу новые требования для подтверждения подотчетных документов. Эти изменения вводятся с целью повышения прозрачности и надежности процесса подтверждения расходов организации. Новые требования будут касаться различных аспектов подотчетности, включая документы, подтверждающие расходы и правильность их использования.
Одним из основных изменений является необходимость представления электронных копий оригинальных документов для каждого подотчетного расхода. Такая мера позволит сохранить информацию в цифровом формате и обеспечит возможность проверки подлинности документов. Кроме того, электронные копии обеспечат удобство и ускорение работы с подотчетной документацией.
Другим важным изменением является введение требования об использовании электронной системы учета расходов. Данная система будет служить инструментом для учета и контроля подотчетных документов, а также позволит автоматизировать процесс их подтверждения. Это облегчит работу сотрудников, сократит время, затрачиваемое на формирование и согласование подотчетных отчетов, а также снизит вероятность ошибок и потерю информации.
Внедрение новых систем подтверждения подотчетных документов: плюсы и минусы
Одним из главных плюсов внедрения новых систем подтверждения подотчетных документов является автоматизация процесса. Вместо ручного заполнения и отправки бумажных документов, сотрудники смогут использовать электронные формы, что ускорит процесс подтверждения и сократит время ожидания результатов. Кроме того, новые системы могут предоставлять возможность цифрового подписывания документов, что обеспечивает большую безопасность и фиксирует информацию об авторе.
Однако, внедрение новых систем подтверждения подотчетных документов также имеет свои минусы. Прежде всего, это требует финансовых вложений на приобретение и настройку программного обеспечения, а также обучение сотрудников. Кроме того, некоторые сотрудники могут испытывать сложности с адаптацией к новой системе, что потребует дополнительного времени и ресурсов.
В целом, внедрение новых систем подтверждения подотчетных документов имеет больше плюсов, чем минусов. Они позволяют повысить эффективность и точность финансового учета, а также упростить процесс подтверждения расходов. Вместе с тем, необходимо учитывать финансовые и организационные аспекты при принятии решения о внедрении новых систем и проведении необходимых изменений в работе предприятия или организации.
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Преимущества для предпринимателей и организаций
Принятие авансового отчета с кассовым чеком без QR-кода в 2024 году принесет немало преимуществ предпринимателям и организациям.
Во-первых, данное обновление в законодательстве сократит время и усилия, затрачиваемые на формирование и обработку отчетности. Отсутствие необходимости генерировать и прикреплять QR-код на кассовый чек позволит сэкономить время кассиров и упростит процесс записи данных о продаже. Это особенно актуально для крупных организаций, работающих с большим объемом товаров или услуг.
Во-вторых, отказ от использования QR-кода на кассовом чеке упростит процессы взаимодействия с фискальными органами. Вместо необходимости проверять и декодировать QR-коды, фискальные органы смогут сфокусироваться на более важных аспектах контроля и анализа данных. Это повысит эффективность работы фискальных служб и упростит взаимодействие предпринимателей и организаций с ними.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет регулируется новыми правилами, устанавливающими порядок работы с подотчетными суммами в организации. В соответствии с этими правилами выдача денег под отчет производится на основании заявления работников, которые нуждаются в средствах для выполнения служебных задач.
Для получения денег под отчет сотрудник должен составить заявление, в котором указывает подробные цели и суммы расходов. В заявлении должны быть указаны хозяйственные и служебные интересы, а также обоснование необходимости выдачи средств.
После рассмотрения и одобрения заявления, работнику выдают подотчетные деньги. Суммы, выданные в подотчет, обязательно фиксируются и контролируются специальным образом. Это позволяет организации обеспечить прозрачность и контроль за использованием средств.
Недостатки и риски внедрения новой системы
Внедрение новой системы, позволяющей принимать авансовые отчеты с кассовым чеком без QR кода, может иметь некоторые недостатки и риски, которые следует учитывать при реализации проекта.
Ниже приводятся некоторые из возможных негативных последствий:
1. Увеличение вероятности мошенничества: Отсутствие QR кода на кассовых чеках может способствовать возникновению мошенничества, поскольку электронный документ без QR кода можно легко подделать. Это может привести к неправильному учету и убыткам для организации.
2. Сложности с контролем: Без QR кода становится сложнее автоматически проверить подлинность кассового чека при его предоставлении. Приходится полагаться на ручную проверку, что может занять больше времени и требовать дополнительных усилий со стороны контролирующих органов.
3. Отсутствие единого стандарта: Введение новой системы может вызвать проблему отсутствия единого стандарта. Разные организации могут использовать разные форматы и требования для авансовых отчетов, что затруднит их автоматическую обработку и сопоставление.
4. Высокие затраты на обновление: Внедрение новой системы может потребовать значительных затрат, связанных с обновлением программного обеспечения, обучением персонала и приобретением нового оборудования. Это может быть финансово нагружено для организации.
5. Проблемы совместимости: Возможны проблемы совместимости новой системы с уже существующими программными и аппаратными средствами организации. Требуется тщательно протестировать систему и подготовить все необходимые адаптации и интеграции.
Необходимо учитывать эти риски и достаточно проработать вопросы безопасности, контроля и унификации перед внедрением новой системы без QR кода для принятия авансового отчета с кассовым чеком.
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.
На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Обязанности подотчетного лица
Подотчетное лицо или сотрудник, получивший средства организации на выполнение задач, связанных с её деятельностью, обязан:
- выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
- использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
- отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
- собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
- сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
- возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.
- Оперативный контроль — новый-старый вид проверки касс. Изменилось название, а у инспекции будет больше полномочий.
- Блокировка терминалов — новая обеспечительная мера. Как будет работать, пока непонятно.
- Запрет на мнимые и притворные сделки — непонятно, что изменит на практике.
- Сокращение обязательных реквизитов для первички — ок, жить станет проще.
Кто относится к категории «подотчетные лица» и каковы их обязанности?
Основные обязанности подотчетных лиц включают выполнение служебных обязанностей с должной добросовестностью и точностью, правильное оформление и предоставление отчетных документов, а также сохранность бюджетных средств и документов, связанных с их использованием. Подотчетные лица обязаны контролировать и своевременно сообщать о любых отклонениях, ошибках или недостачах в использовании бюджетных средств.
Отчетность подотчетных лиц имеет важное значение для обеспечения прозрачности и контроля за использованием бюджетных средств организации. Отчеты подотчетных лиц должны содержать информацию о расходах, полученных услугах или товарах, по которым были произведены затраты, а также о достигнутых результатах или выполненных работах. Вместе с отчетами подотчетные лица предоставляют необходимые подтверждающие документы, такие как чеки, квитанции или акты выполненных работ.
Налоговые последствия приема чеков от подотчетников
Для подотчетников, прием чеков может повлиять на их налоговые обязательства. Доход, полученный от. деятельности, которая фиксируется в чеках, должен быть декларирован и учитываться при подсчете налога на доходы физических лиц. Подотчетники также должны быть готовы предоставить свои чеки и отчеты об использовании подотчетных средств налоговым органам для проверки.
Для организаций или работодателей, важно учитывать прием чеков от подотчетников при расчете налогов на прибыль. Затраты, покрытые подотчетниками и подтвержденные чеками, могут учитываться в учете расходов и уменьшать налогооблагаемую прибыль. Организации должны обратить внимание на требования к хранению чеков и отчетности о расходах, чтобы быть готовыми к проверкам со стороны налоговых органов.
- Подводя итог, важно определить правильный способ принятия и хранения чеков от подотчетников, чтобы избежать налоговых нарушений и нежелательных последствий.
- Подотчетники должны быть готовы предоставить все необходимые документы и отчеты налоговым органам для подтверждения своих расходов.
- Организации должны обучать своих сотрудников правильному заполнению и хранению чеков, а также вести четкую учетную политику по отчетности о расходах подотчетников.
Как изменения отражаются в продуктах 1С
Фирма «1С» уже реализовала требования закона в своих тиражных продуктах, обновления доступны всем зарегистрированным пользователям.
|
Наименование конфигурации |
Номер и дата выхода релиза |
|
1С:ERP Управление предприятием 2 |
Реализовано 2.4.8.79 от 25.06.2019 |
|
Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 |
Реализовано 3.0.71.69 от 26.06.2019 |
|
Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 |
Реализовано 3.0.71.69 от 26.06.2019 |
|
Комплексная автоматизация, редакция 2 |
Реализовано 2.4.8.79 от 25.06.2019 |
|
Розница, редакция 2.2 |
Реализовано 2.2.11 от 14.12.2018 |
|
Управление нашей фирмой |
Реализовано 1.6.18.98 от 27.06.2019 |
|
Управление производственным предприятием, редакция 1.3 |
Реализовано 1.3.123 от 30.06.2019 |
|
Управление торговлей, редакция 10.3 |
Реализовано 10.3.54 от 30.06.2019 |
|
Управление торговлей, редакция 11 |
Реализовано 11.4.8.79 от 26.06.2019 |