Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Если сотрудник желает отказаться от перехода и сохранить бумажную ТК, он имеет на это право. Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать заявление на переход и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход сотрудника на электронную трудовую книжку является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, то после перехода на ЭТК он имеет право на сохранение бумажного версии документа. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант ТК.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной. Эта мера обеспечивает плавность полного перехода к новой системе.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Обязательное электронное хранение
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек, которые предусматривают обязательное электронное хранение.
Теперь все работодатели должны вести учет трудовой деятельности своих сотрудников в цифровом формате и хранить трудовые книжки исключительно в электронной форме. Это означает, что физические копии трудовых книжек больше не действительны, и сотрудники больше не смогут получить выписку из трудовой книжки на бумажном носителе.
Преимущества обязательного электронного хранения трудовых книжек очевидны:
- Ускорение процесса обработки данных и эффективное ведение учета.
- Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.
- Удобство регистрации и доступа к информации о трудовой деятельности.
- Возможность удаленного доступа к трудовым книжкам для проверок и аудитов.
Для электронного хранения трудовых книжек будут использоваться специализированные электронные сервисы и системы, которые обеспечат безопасность и конфиденциальность информации. Работодатели будут иметь доступ к своим электронным трудовым книжкам через личный кабинет, где они смогут вносить записи о трудовой деятельности сотрудников и получать информацию о прошлых местах работы.
В случае несоблюдения требований по обязательному электронному хранению трудовых книжек, работодатели могут быть подвергнуты штрафным санкциям, предусмотренным действующим законодательством.
Упрощение процедуры предоставления трудовых книжек
С 2024 года процедура предоставления трудовых книжек будет упрощена.
Изменения в правилах хранения трудовых книжек носят цифровой характер. Теперь работодатели могут предоставлять трудовые книжки своим сотрудникам в электронном виде. Это существенно облегчит процесс ведения документации и повысит удобство для работников.
Важно помнить, что предоставление трудовых книжек в электронном виде должно происходить в соответствии с требованиями законодательства.
Новые правила также предусматривают возможность хранения трудовых книжек на электронных носителях или в специальных информационных системах. Это значительно сокращает затраты на физическое хранение бумажных документов и минимизирует риски их утраты или повреждения.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Как корректно заполнить трудовую книжку?
- Проверьте правильность заполнения личных данных. В первой строчке трудовой книжки указываются личные данные работника, включая ФИО, дату рождения и место рождения. Убедитесь, что эти данные верны и соответствуют вашим документам.
- Запишите все места работы. В трудовой книжке должны быть отображены все места работы с указанием полного названия организации, ее адреса и контактных данных. Не забудьте указать точные даты начала и окончания работы.
- Описывайте изменения в должности и зарплате. Если в течение работы в одной организации вы меняли должность или получали повышение зарплаты, укажите эти изменения в трудовой книжке. Укажите точные даты изменений и сумму повышения.
Примечание: Точные правила заполнения трудовой книжки могут варьироваться в зависимости от страны и местного законодательства. Важно узнать требования вашей страны и следовать им при заполнении документа.
Какие данные должны быть указаны в трудовой книжке?
Среди основных данных, которые должны быть указаны в трудовой книжке, можно выделить следующие:
- Личные данные: Фамилия, имя и отчество работника;
- Дата и место рождения: Полная дата рождения и место, где работник родился;
- Гражданство: Указывается гражданство работника;
- Данные о документов, удостоверяющих личность: В трудовой книжке указывается информация о паспорте или иных документах, использующихся для идентификации работника;
- Образование: Указывается уровень образования работника;
- Трудовая деятельность: Сведения о предыдущих местах работы, включая название предприятия, должность, период работы и другие детали.
Все эти данные позволяют составить полную картину о работнике и его трудовой деятельности. Трудовая книжка является важным документом при приеме на работу, переводе на другую должность, а также при регистрации стажа работы и расчете пенсионных выплат. Поэтому точность и полнота указанных данных имеют важное значение.
Электронные трудовые книжки: возможности и преимущества
Удобство использования: Электронные трудовые книжки предоставляют возможность хранить все данные о трудовой деятельности работника в электронном формате. Это позволяет упростить процесс ведения трудовой документации и сократить время на оформление и хранение бумажных документов.
Доступность информации: С помощью электронных трудовых книжек работники могут легко получать доступ к своей трудовой истории, не зависимо от места и времени. Все данные хранятся в цифровом формате и могут быть легко найдены и просмотрены с помощью специальных программ и приложений.
Безопасность данных: Электронные трудовые книжки обеспечивают высокий уровень защиты и безопасности данных. Информация шифруется и хранится на защищенных серверах, что защищает ее от несанкционированного доступа и потери.
Возможность интеграции: Электронные трудовые книжки могут быть интегрированы с другими системами учета и контроля, что позволяет автоматизировать процессы связанные с трудовой деятельностью работников. Например, данные из электронной трудовой книжки могут использоваться для автоматического расчета заработной платы и формирования отчетов.
Экологичность: Использование электронных трудовых книжек способствует снижению использования бумажных документов и, как следствие, сокращению вырубки лесов. Это позволяет сократить негативное влияние на окружающую среду и сделать вклад в ее сохранение.
Возможные сложности и проблемы при переходе на электронные трудовые книжки
Внедрение электронных трудовых книжек с 1 января 2024 года может столкнуться с различными сложностями и проблемами, которые необходимо учитывать при переходе на новую систему. Важно учесть эти факторы, чтобы обеспечить бесперебойную работу и удобство использования электронных трудовых книжек для работников и работодателей.
1. Технические проблемы:
- Необходимость наличия доступа к интернету и компьютерной технике для заполнения и хранения электронных трудовых книжек может создать проблемы в случае отсутствия соответствующих ресурсов у работников или работодателей.
- Возможные технические сбои и неисправности в работе системы электронных трудовых книжек могут привести к ошибкам в записях или потере данных.
- Необходимость обучения работников и работодателей новым программам и интерфейсам может вызвать затруднения и требовать временных и финансовых затрат.
2. Безопасность данных:
- Киберпреступники могут попытаться получить несанкционированный доступ к электронным трудовым книжкам и использовать полученную информацию в своих интересах.
- Работники могут быть в более уязвимом положении в отношении своих персональных данных, хранимых в электронной форме, поскольку сетевая безопасность подвержена угрозам.
3. Правовые вопросы:
- Неопределенность законодательства относительно ответственности и правовых последствий использования электронных трудовых книжек может создать правовую неопределенность и споры между работниками и работодателями.
- Потенциальные изменения в законодательстве в период внедрения электронных трудовых книжек могут потребовать дополнительных изменений и адаптации системы.
Учитывая эти возможные проблемы, необходимо изначально разработать эффективные меры по обеспечению безопасности данных, подготовить информационную инфраструктуру и провести обучение работников и работодателей для успешного перехода на электронные трудовые книжки.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат вносятся следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
- профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
Как заполнять дубликат трудовой книжки
Когда утеряна трудовая книжка, необходимо оформлять дубликат этого важного документа. В данном случае законодательство предусматривает возможность получения копии трудовой книжки.
Для сокращения времени на оформление дубликата трудовой книжки необходимо заранее подготовить все необходимые документы, включая заявление о выдаче дубликата и подтверждение утери трудовой книжки.
Заполнение дубликата трудовой книжки производится также, как и основного документа. Весь процесс заполнения осуществляется в титульном листе, где прописаны все данные о работнике и организации.
За заполнение титульного листа трудовой книжки отвечает работодатель, который предоставляет заполненный и заверенный дубликат трудовой книжки сотруднику.
Как правило, при приеме на работу работодатель заполняет трудовую книжку, делая записи о сроке трудового договора, должности и других существенных моментах. При оформлении дубликата трудовой книжки нужно проверить, что все эти данные внесены в новый документ корректно, без ошибок и допущений.
Один из важных моментов при заполнении дубликата — это порядок заполнения листа трудовой книжки. Необходимо аккуратно вносить записи по мере трудоустройства или перевода на другую работу, чтобы избежать возможности допущения ошибок.
Также необходимо обратить внимание на правильное заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки. Все данные о сотруднике и организации должны быть указаны корректно и без ошибок.
При заполнении копии трудовой книжки также требуется проверять наличие возможных ошибок и допущений. В случае обнаружения ошибок следует связаться с работодателем или организацией, которые занимались оформлением дубликата, для их исправления.
Надлежащее заполнение дубликата трудовой книжки позволит избежать неприятных ситуаций в будущем. Также стоит учесть, что в годы работы возможны изменения в законодательстве, поэтому важно быть в курсе всех изменений и правил заполнения дубликата трудовой книжки.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
Защита персональных данных при переходе на электронный формат
Внедрение электронного формата хранения трудовых книжек в 2024 году имеет существенные преимущества, однако требует особой осторожности в отношении защиты персональных данных работников.
Согласно новым правилам, компании обязаны предпринимать меры для обеспечения конфиденциальности и неразглашения персональных данных работников, которые могут содержаться в электронной форме трудовых книжек. Это включает в себя защиту от несанкционированного доступа, утечек информации и злоупотреблений.
В целях обеспечения безопасности персональных данных, предлагается внедрить системы шифрования и авторизации доступа, а также установить соответствующие контрольные механизмы. Компании также должны разработать и внедрить политику конфиденциальности и информационную безопасность, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и защитить персональные данные работников.
Процесс перехода на электронный формат требует не только соблюдения технических мер, но и обучения сотрудников правилам защиты персональных данных. Компании должны проводить регулярные тренинги и обучение сотрудников, чтобы они понимали основные принципы и требования по обработке и защите персональных данных.
Таким образом, внедрение электронного формата хранения трудовых книжек требует серьезного внимания к вопросам защиты персональных данных. Соблюдение требований по обработке и защите персональных данных является важным шагом для обеспечения конфиденциальности и сохранности информации о работниках.