Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности офис менеджера и секретаря». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Должностная инструкция администратора офиса
|
УТВЕРЖДАЮ |
|||
|
(наименование должности) |
|||
|
(подпись) |
(инициалы, фамилия) |
||
Кто такой офис-менеджер
Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:
- делопроизводство;
- выполнение поручений руководителя;
- осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
- обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
- работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
- работа со звонками.
Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:
- Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
- Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
- Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
- Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:
- встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
- снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
- вести учет расходов на нужды канцелярии;
- сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
- организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
- сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.
Если компания большая, одному менеджеру не справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают вакансии помощника. Эта позиция годится для начинающих и людей без опыта профессиональной деятельности. Кратко обязанности помощника офис менеджера для резюме самые простые:
- вовремя разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
- следить за наличием канцелярии в офисе; когда заканчивается, вовремя заказывать;
- координация службы доставки и курьеров;
- контроль за состоянием уборки офиса и пр.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Как правильно оборудовать и открыть офис. Типичные затраты.
Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.
Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.
Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.
Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.
Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.
Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная — будет служить своеобразной мотивацией.
Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.
Особенности должностной инструкции офис-менеджера отдела продаж
Офис-менеджеры давно стали незаменимыми в крупных и не очень компаниях, поэтому для замещения такой вакансии им требуются некоторые специальные навыки. Распространенным является случай, когда на одном предприятии трудятся сразу несколько офис-менеджеров с особыми функциями, над которыми стоит старший. Их должностные инструкции по сути своей совпадают, но отличаются дополнительным набором функций.
Так, если офис-менеджер работает в отделе продаж, в его должностной инструкции могут содержаться такие пункты, как:
- поиск новых точек сбыта;
- отслеживание изменений в структуре спроса;
- подготовка отчетных документов по совершенным продажам;
- непосредственная работа с клиентом по приему заказов и их последующей обработке;
- работа по информированию клиентов о возможных изменениях в ассортименте товара и перерасчете цен;
- организация необходимых совещаний;
- подписание контрактов о поставках товара.
Дальнейшие требования могут быть связаны со спецификой предлагаемых компанией товаров. Если фирма связана с куплей-продажей недвижимости, то в число обязанностей офис-менеджера могут входить подготовка информационных буклетов и оформление специфических документов.
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— настоящей должностной инструкцией.
Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.
Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации. В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.
Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера. Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.
Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:
- обеспечение документооборота компании;
- подготовка совещаний, заседаний, конференций;
- оформление приказов и доведение их до сведения работников;
- координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.
Особенности профессии
Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:
- закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
- контроль за чистотой в офисе;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
- проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
- контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
- административно-хозяйственная работа;
- прием и регистрация почты, ее распределение;
- встреча гостей;
- прием звонков;
- организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
- работа с документами и другие.
Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.
Пример объявления о вакансии офис-менеджера:
Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.
Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:
1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.
2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.
3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.
Возможности, которые вы получите с нами:
1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.
2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.
3. Конкурентоспособную заработную плату.
4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.
Вашими основными задачами будут:
· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);
· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
· вести деловую переписку;
· подготавливать приказы по личному составу;
· проводить телефонные переговоры с клиентами.
Наши требования к соискателю:
· высшее образование;
· пунктуальность;
· коммуникабельность и организаторские способности;
· грамотность.
Вознаграждение:
Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.
Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!
Какими правами обладает офис-менеджер
Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.
Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.
Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера
Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной.
Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.
Офис — менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции.
Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу.
Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.
Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство.
Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет. Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты.
Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.
Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:
- Входящая документация распределяется этим специалистом.
- Изучение корреспонденции.
- Координация деятельности нижестоящего персонала.
- Ведение протоколов на заседаниях.
- Организация приема посетителей.
- Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
- Естественно, владение оргтехникой.
- Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
- Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
- Контролирует технические службы.
Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.