Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета доходов и расходов в 1С 8.3: где найти, как заполнить, проблемы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Бывает так, что убытки при УСН не зафиксированы, но прибыль совсем мизерная. В данном случае государство предусматривает иную схему расчета. Если сумма налога, определенная по тарифу для УСН (15%) оказывается ниже суммы, которая получается при расчете по минимальной ставке, нужно выбирать второй вариант. На примере это выглядит следующим образом.
Заполнение КУДИР при УСН Доходы
Поскольку налогоплательщик на УСН Доходы учитывает только свои доходы, то в I разделе КУДИР он будет отражать лишь поступления на расчетный счет или в кассу. При этом в качестве дохода для определения налоговой базы учитывают не любые полученные денежные средства. Согласно ст. 346.15 НК РФ упрощенец учитывает в качестве доходов свою выручку и внереализационные доходы – сдачу имущества в аренду и прочие доходы из ст. 250 НК РФ. Перечень же доходов, которые нельзя учесть на УСН, приводится в статьях 224, 251, 284 НК РФ.
Этот перечень длинный, большая часть доходов весьма специфические. Укажем наиболее характерные для повседневной деятельности большинства бизнесменов: нельзя считать доходом получаемые из ФСС деньги для возмещения затрат на детские пособия и больничные для сотрудников, возврат авансов или любых излишне уплаченных сумм, суммы полученных кредитов или возврат ссуды, которую выдала сама организация.
У ИП еще больше нюансов при налоговом учете доходов, полученных в рамках упрощенной системы. Предприниматель не учитывает в КУДИР по УСН свой доход в качестве зарплаты по найму, пополнение кассы собственного предприятия. Продажа имущества, не используемого в предпринимательской деятельности (например, машины или квартиры) при расчете налогооблагаемой базы в доход тоже не включается.
Как вести КУДИР при УСН 6%? Поступления доходов отражаются путем регистрации ПКО, платежного поручения или выписки банка. Если же нужно отразить в КУДИР возврат денег покупателю, то такую сумму нужно вписать в графу «доходы» со знаком минус.
Еще один нюанс заполнения КУДИР по УСН доходы – заполнение раздела IV. Поскольку на УСН Доходы налогоплательщик может уменьшить сумму налога на страховые взносы, то размер этих взносов должен быть отражен в IV разделе КУДИР. В книге указывается сведения о платежном документе, период уплаты взносов, категория взносов и их размер. Предприниматели в этом разделе указывают не только взносы за работников, но и на собственное пенсионное и медицинское страхование. По итогам каждого квартала, а также полугодия, 9 месяцев и календарного года подводятся итоги.
Заполнение КУДИР при УСН Доходы минус расходы
Доходы в КУДИР отражаются одинаково, независимо от выбранного варианта УСН. А вот расходы отражаются в разделе I только при УСН Доходы минус расходы. Перечень расходов, которые можно учитывать в КУДИР, есть в приложении 2 к приказу Минфина РФ от 22.10.2012 г. №135н и в ст. 346.16 НК РФ. Поскольку расходы уменьшают налоговую базу по УСН, налоговики тщательно проверяют траты компании и регулярно выпускают письма и разъяснения: какие расходы можно принять к учету, а какие – нельзя. Общий принцип таков — расходы можно принять только если они экономически обоснованы, документально подтверждены и принесут налогоплательщику доход.
Плательщик УСН может учесть при расчете единого налога материальные расходы, затраты на оплату труда и обязательное социальное страхование сотрудников и некоторые другие расходы. У каждой перечисленной категории затрат есть свои особенности, например, расходы на покупку товаров попадают в КУДИР только после того, как они непосредственно попали на склад, были оплачены поставщику и проданы покупателю. Страховые взносы за работников при УСН Доходы минус расходы не уменьшают сам рассчитанный налог, а включаются в налогооблагаемую базу в качестве расходов в полном размере.
Обратите внимание, что личные расходы индивидуального предпринимателя на УСН Доходы минус расходы, прямо не связанные с получением прибыли, нельзя вносить в КУДИР.
Когда лучше учесть убыток текущего периода
Исходя из того, что учеты убытков прошлых лет это не обязанность, а право компании, воспользоваться им лучше, если возникает экономическая выгода.
Наиболее выгодно учитывать убыток, если полученный при расчете налог больше либо равен минимальному налогу за этот же период, то есть:
(Д – Р – У) х 15% > Д х 1%,
где:
Д – доход организации за отчетный период;
Р – расходы организации да отчетный период;
У – убыток организации, возникший в прошлом периоде;
15% — ставка УСН;
1% — ставка для расчета минимального налога.
Если две сравниваемые величины будут равны, либо первая будет больше, организация получит большую выгоду, за счет распределения убытка.
Минимальный налог при убытке
При расчете единого налога на УСН «доходы минус расходы» в налоговую базу можно включить только те доходы и расходы, которые соответствуют критериям Налогового кодекса (ст. ст. 346.15, 346.16, 346.17). Если с начала отчетного года расходы упрощенца превысят его доходы, или будут равны друг другу, то общий единый налог будет нулевым.
Но совсем ничего не платить в бюджет не получится, это возможно только в одном случае – если доходов не было совсем. А если в течение года хоть какой-то доход был получен, то он должен облагаться минимальным налогом (п.6 ст. 346.18 НК РФ).
По сути, минимальный налог – это минимальный размер единого налога при УСН. Чтобы его рассчитать, весь доход, полученный за год нужно умножить на 1%. Расходы в расчет при этом не принимаются.
Расходы больше доходов
Убыток упрощенца может сформироваться по данным как бухгалтерского, так и налогового учета. Бухгалтерский убыток характеризует реальные результаты деятельности с учетом всех полученных доходов и понесенных расходов. В налоговом же учете отражаются не все доходы и расходы, а лишь те, которые соответствуют критериям признания доходов и расходов на упрощенке (ст. 346.15-346.17 НК РФ). Более того, в налоговом учете рассчитать прибыль или убыток могут только те организации и ИП на УСН, которые выбрали в качестве объекта налогообложения «доходы минус расходы» (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Ведь упрощенцы с объектом «доходы» свои расходы в налоговом учете не отражают, а, значит, и убыток с точки зрения гл. 26.2 НК РФ у них сформироваться не может.
В нашей консультации мы рассмотрим ситуацию, когда расходы превышают доходы при УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» в налоговом учете.
Учет убытков при реорганизации и смене режима
Важным моментом при переносе убытка на будущий период является переход с одного налогового режима на другой. Например, организация решила перейти на общую систему налогообложения с упрощенки, или наоборот. В этом случае переносить убыток из одной системы налогообложения в другую нельзя, то есть убытки, полученные при УСН не переходят на общий режим и наоборот. То же относится и к упрощенцам, которые решили перейти с режима «доходы минус расходы» на «доходы». Перенести убытки на будущий год с новым налоговым режиме они не вправе. Так как при режиме УСН «доходы» убытки возникнуть не могут и уменьшать на них налоговую базу нельзя. При прекращении деятельности организации в связи с ее реорганизацией также невозможен перенос убытков. Организация, выступающая в качестве правопреемника не вправе учитывать убытки присоединенной при реорганизации компании.
Отражение убытка в декларации по УСН
Отражение убытков прошлых лет в декларации по УСН (утв. Приказом ФНС России от 26.02.2016) происходит следующим образом. Первоначально нужно указать налогооблагаемый доход за налоговый период и сумму расходов (соответственно, строка 213 и 223, раздел 2.2). В сумму расходов включить разницу – сумма уплаченного минимального налога минус налог за предыдущий период. Если предыдущий период был убыточным, то данная разница составит размер минимального налога. При отсутствии убытка в текущем налоговом периоде (то есть доходы превышают расходы), сумма убытка прошлого периода указывается в строке 230. Но только в том случае, если она не превышает налоговую базу в настоящем периоде. Итоговая сумма налоговой базы рассчитывается так: разность между значениями по строкам 213, 223, 230 и записывается в строку 240. Так в отчетном году налоговая база снизится на величину убытков прошлых периодов. Если в данном периоде расходы превышают доходы, то в декларации указывается убыток (строка 253).
Как убытки прошлых лет отражаются в Книге
Специально для учета убытков прошлых лет и расчета той суммы, на которую можно уменьшить налоговую базу текущего года, в Книгу добавили отдельный разд. III. В Книге за 2006 г. его заполняют только те «упрощенцы», которые:
- в 2006 г. применяли «доходно-расходную» УСНО;
- получили убыток (убытки) по итогам 2003, 2004 или 2005 гг. в период применения «доходно-расходной» УСНО.
Убытки прошлых лет, отражаемые в этом разделе, делятся на две группы.
- Убытки, не перенесенные на начало отчетного года. При заполнении Книги за 2006 г. это несписанные убытки 2003 и 2004 гг. Они указываются по строке 010 в общей сумме и по строкам 020 — 110 с разбивкой по годам возникновения.
- Убыток предыдущего года. Для Книги 2006 г. это убыток за 2005 г. Он отражается по отдельной строке 140 разд. III.
Такое разделение убытков вызвано тем, что при заполнении Книги на очередной год данные об убытках, не перенесенных на начало этого года, берутся из строк 150 — 250 разд. III Книги за прошлый год, а убыток предыдущего года (строка 140 разд. III) берется из строки 041 разд. I Книги за прошлый год .
Если в прошлом году расходы вашей компании (или ИП) превысили доходы, то у вас возникли убытки, которые можно списать в текущем году.
Что делать, если убытки возникли раньше
Ничего страшного. В соответствии с п. 7 ст. 346.18 НК РФ сумму убытка можно списывать в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, когда он возник. Это значит, что 2020 год – последний год, когда можно списать убытки, возникшие в 2007 году.
Существует единственное требование, которое должно выполняться при списании убытков прошлых лет: в период возникновения убытка компания (ИП) должна была использовать объект налогообложения доходы минус расходы. Если убыток возник в период применения общей системы или упрощенной системы с объектом доходы, то списывать такой убыток нельзя.
Обратите внимание! Если налогоплательщик получил убытки более чем в одном налоговом периоде, то перенос таких убытков на будущие налоговые периоды производится в той очередности, в которой они получены.
Как подтвердить, что в прошлых налоговых периодах был получен убыток и его списание правомерно
Размер убытка и его сумма, уменьшающая налоговую базу в каждом налоговом периоде, должны быть документально подтверждены налоговыми декларациями и книгами доходов и расходов.
Если в прошлом налоговом периоде был получен убыток, то его сумма была отражена по строке 253 Раздела 2.2. Декларации.
Когда можно списывать убытки прошлых лет
Убытки прошлых лет можно списать только при расчете налога за год. Уменьшать на сумму убытков налоговую базу при расчете авансовых платежей за I квартал, полугодие и 9 месяцев нельзя.
Что такое убыток при усн доходы минус расходы
Она является подтверждением объемов убытков, что фиксировались ранее, и сумм, на которые было уменьшено налоговую базу во всех налоговых периодах. Полученные в нескольких налоговых периодах Что же делать, если отмечены убытки не в одном периоде, а были зафиксированы несколько лет подряд? – Организации должны перенести такие убытки на будущие года в той последовательности, в которой они получены.
Таким образом, по итогам 2009 года организация получила убыток в сумме 4000 руб. (1 300 000 руб. – 1 290 000 руб. – 14 000 руб.). В бюджет перечислен минимальный налог в размере 13 000 руб.
Налоговая база по единому налогу за 2010 год составила 557 000 руб. (1 730 000 руб. – 1 160 000 руб. – 13 000 руб.). На начало 2010 года сумма непогашенного убытка прошлых лет составила 404 000 руб.
Как определить размер обязательства перед бюджетом
Правила гласят, что расчет налога УСН «Доходы минус Расходы» производят на каждую отчетную дату. А именно:
- 1-й квартал;
- полгода;
- первые три квартала.
Окончательную сумму, подлежащую оплате (доплате) в казну или возврату из нее, определяют по результатам 12-ти месяцев работы упрощенца.
Чтобы сделать вычисления, бухгалтеру нужно:
1. Определить налоговую базу за конкретный временной интервал.
2. Умножить полученное значение на ставку.
3. Вычесть из итоговой суммы величину ранее внесённого в бюджет авансового платежа.
Также см. «Налоговая база УСН».
Если представить расчет УСН «Доходы минус Расходы» в виде формулы, он будет выглядеть следующим образом:
Нтек = (Д – Р) × С
Где:
- Д – совокупные доходы за период;
- Р – расходы, принимаемые к учету (т. е. фактически понесенные, подтвержденные документами, экономически обоснованные) за аналогичный временной интервал;
- С – ставка, которую фирма узнала в своей налоговой инспекции.
Чтобы определить сумму авансового платежа за квартал, воспользуемся формулой:
АВ = Нтек – Нпред
Где:
- Нтек – налог, исчисленный нарастающим итогом с начала года;
- Нпред – авансовый платеж, перечисленный в казну за предыдущий квартал.
Чтобы разобраться в тонкостях проведения вычислений, далее будет приведён пример расчета налога УСН «Доходы минус расходы», который можно адаптировать под свою ситуацию.
Формула может дать 3 типа результатов:
| № | Тип результата | Пояснение |
| 1 | Положительный | По итогам года фирма (ИП) делает доплату в казну |
| 2 | Отрицательный | Компания переплатила налог в предыдущих кварталах. Она вправе писать заявление на возврат или учесть «лишнюю» сумму в счет будущих обязательств. |
| 3 | Нулевой | Организация и госбюджет ничего не должны друг другу |
Правила и примеры расчета УСН «Доходы минус расходы» демонстрируют важный нюанс для организаций и ИП, получивших в текущем году совсем низкую прибыль или даже убыток. Так, законом предусмотрен минимальный платеж в сумме 1% от размера полученных годовых доходов.
Подробнее об этом см. «Уплата минимального налога при УСН».
Фактически, налогоплательщику надлежит сравнить две величины: 15% от прибыли и 1% от дохода. Он обязан уплатить в казну ту сумму, которая окажется большей.
Ведение книги доходов и расходов при УСН: правила и ответственность
В соответствии со ст. 346.24 НК РФ все налогоплательщики, избравшие УСНО, должны вести учет полученных доходов и понесенных затрат с целью определения объекта обложения налогом. Для этой цели ежегодно заводится налоговый регистр: книга доходов и расходов.
Форма этого регистра и правила (порядок) его заполнения утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н (далее — Порядок, приказ № 135н).
Вестись книга может каким угодно способом (заполняться вручную или на компьютере), но в любом случае ее итоговый экземпляр должен существовать в бумажном виде, иметь пронумерованные листы и быть заверенным подписью руководителя юрлица или ИП и печатью (если она есть).
Книгу не требуется сдавать в ИФНС вместе с налоговой декларацией, но при проведении проверки она должна быть представлена проверяющим в 10-дневный срок (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Если книга не ведется либо при ее заполнении допущены существенные нарушения, которые привели к занижению объекта налогообложения, налогоплательщику-нарушителю грозит штраф. Максимальный размер штрафа — 20% от суммы не поступившего в казну единого УСН-налога, минимальный — 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Если нарушение порядка ведения налогового учета не привело к занижению налога, штраф для налогоплательщика составит от 10 000 до 30 000 рублей (пп. 2 и 3 ст. 120 НК РФ). Непредставление книги по требованию проверяющих обернется штрафом в размере 200 руб. (ст. 126 НК РФ) плюс 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП) в виде административного взыскания на руководителя юридического лица.
Строка 120 декларации УСН «доходы минус расходы»
Строку 120 вы найдете в разделе 1.2 годового отчета «упрощенца» на системе «поступления минус издержки». Она необходима для фиксации в декларации суммы минимального налога по УСН к уплате за год. Для налогоплательщика на УСН «доходы минус расходы» действует правило: за год нужно заплатить налог в размере большей из двух сумм:
- собственно упрощенный налог — произведение налоговой ставки на налоговую базу;
- минимальный налог — 1% от доходов «упрощенца».
Допустим, доходы налогоплательщика за 2020 год составили 12 млн руб. Расходы — 11,5 млн руб. Тогда упрощенный налог при условии применения стандартной налоговой ставки 15% составит:
- (12 млн – 11,5 млн) × 15% = 75 000 руб.
- А минимальный налог равен 12 млн× 1% = 120 000 руб.
- Минимальный налог больше, чем упрощенный налог, следовательно, фирма заплатит за 2020 год 120 000 руб.
Если по итогам года получается минимальный налог к уплате, то в счет его уплаты можно зачесть упрощенные авансовые платежи, перечисленные за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев отчетного года. И в строке 120 декларации налогоплательщик покажет сумму минимального налога за минусом уплаченных авансов (п. 5.10 приказа № ММВ-7-3/99@).
Подробнее о порядке расчета минимального налога вы можете прочесть в этом материале.
Дополнительные рекомендации по составлению декларации по УСН вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате
На большинстве официальных порталов с нормативными документами предлагается скачать файл в формате MS Excel для ведения регистра в электронном виде. При его загрузке открывается электронный документ в виде форматированного приложения к приказу № 135н.
В связи с тем, что порядок ведения книги в электронном и бумажном форматах одинаков, особых сложностей с ее оформлением на компьютере возникнуть не должно. В случае если ошибка, допущенная при регистрировании операции, была обнаружена до вывода книги на бумажный носитель, ее легко исправить. Если же ошибка была обнаружена, когда регистр был распечатан, исправление производится на основании п. 1.6 Порядка (заверяется подписью руководителя и печатью (при ее наличии) с проставлением даты внесения корректировки).
Регистр, который в течение года велся в электронном формате, должен быть распечатан по завершении налогового периода. Листы его нумеруются, сшиваются и скрепляются подписью руководителя — юридического лица или ИП и печатью (при ее наличии).
Отправка книги в ИФНС в электронном формате с цифровой подписью указанным Порядком не предусмотрена.
Кто должен вести КУДиР
Вести КУДиР должны все налогоплательщики на УСН. При этом неважно, какой объект налогообложения они выбрали — «Доходы» или «Доходы минус расходы». Книга нужна, чтобы учитывать хозоперации, определять финансовые результаты и считать сумму налога к уплате. Бизнесмены фиксируют в ней свои доходы и расходы в рамках бизнеса.
Еще вести КУДиР нужно, чтобы контролировать соблюдение ограничений по применению УСН. Чтобы сохранить право на стандартную ставку в 2021 году, нужно держать объем дохода в пределах 150 млн рублей в году. Чтобы сохранить право на применение УСН, доход должен оставаться в пределах 200 млн рублей.
В 2021 году для УСН начал действовать новый коэффициент дефлятор — 1,032. Но Минфин разъяснил, что в 2021 году лимиты для переходного периода применяются без индексации, то есть будут равны 150 и 200 млн рублей, а не 154,8 и 206,4 млн рублей соответственно (письма Минфина от 27.01.2021 № 03-11-06/2/4855 и от 01.02.2021 № 03-11-06/2/5885).
Книга учета ведется по стандартной форме, разработанной Минфином (приказ Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н). Форма для УСН «доходы» и «доходы минус расходы» одинаковая, но отличаются разделы, обязательные для заполнения.
ФНС уже несколько лет обсуждает планы по вводу нового режима для ИП на УСН «Доходы» — УСН-онлайн. Об этом в эфире программы «Налоги» рассказал Дмитрий Сатин — замруководителя ФНС. Информация об этом также размещена на официальном сайте ФНС. При этом уже больше года проект закона находится на стадии второго чтения в Госдуме.
Сейчас все предприниматели на упрощенке должны вести книгу и каждый год передавать в налоговую декларации. Это все-таки требует затрат времени, найма специалиста или знаний в сфере бухгалтерии. Если ИП перейдет на режим УСН-онлайн, то рассчитывать налоги за него будет ФНС. Это возможно благодаря появлению онлайн-касс, с которых налоговая автоматически получает информацию о доходах и расходах бизнеса. На этом режиме КУДиР можно не вести.
Единственная проблема в том, что вы не сможете управлять расчетами налоговой и есть вероятность, что постоянно придется оспаривать суммы и доказывать свою позицию. А если ИП далек от бухучета, то понять, что налоги насчитали с ошибкой, почти невозможно. Хорошо, что переход на УСН-онлайн добровольный. Вы можете решить, что важнее — экономия времени на отчетности или экономия денег на уплате налогов.
Не хотите заниматься заполнением КУДиР самостоятельно? Подключайтесь к сервису Контур.Бухгалтерия. Вам достаточно внести данные о доходах и расходах, а сервис автоматически создаст КУДиР и налоговые декларации. В Контур.Бухгалтерии удобно вести учет, платить зарплату и сдавать отчетность. Все новые пользователи получают 14 дней работы в сервисе в подарок.
Перенос убытков на будущее
По итогам налогового периода расходы налогоплательщика, определяемые в соответствии со ст. 346.16 НК РФ, могут превысить доходы, которые определяются в соответствии со ст. 346.15 НК РФ. Для целей УСН полученная разница именуется убытком. Налогоплательщик, использующий в качестве объекта налогообложения «доходы минус расходы», вправе уменьшить налогооблагаемую базу на сумму убытка, полученную по итогам предыдущих налоговых периодов. При этом на сумму убытка уменьшить можно только налоговую базу, исчисленную по итогам налогового периода (календарного года), а не отчетных периодов (Постановление ФАС Центрального округа от 13.04.2006 N А48-6391/05-8).
Перенос убытка на будущие налоговые периоды возможен в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток. Налогоплательщик вправе перенести на текущий налоговый период сумму полученного в предыдущем налоговом периоде убытка. Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на любой год из последующих девяти лет.