Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой статус должен стоять в УПД и как его поменять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.
Общая информация об изменении порядка обмена для УПД/УКД
В связи со вступлением в силу Приказа ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@ наступает обязанность оператора электронного документооборота передавать все электронные УПД и УКД, содержащие реквизиты прослеживаемости, в приемный комплекс ФНС России – ПП ЭДЕМ.
В соответствии с этим изменяется порядок обмена УПД/УКД, в рамках которого будут добавлены подтверждающие квитанции от оператора на титулы продавца и покупателя. Данные квитанции необходимы для корректной передачи пакета документов в приемный комплекс ФНС.
Новый порядок обмена предусмотрен для электронного универсального передаточного документа (УПД) с функциями:
- СЧФДОП – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
- ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
А также для электронного универсального корректировочного документа (УКД) с функциями:
- КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
- ДИС – документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вместо первичного учетного документа (ТОРГ-12, акта выполненных работ) и счета-фактуры можно оформить один универсальный передаточный документ – УПД.
Форму Универсального Передаточного Документа(УПД) – могут использовать любые организации и предприниматели. Включая тех, которые не платят НДС. Например – организации, перешедшие на спецрежимы или используют освобождение по статье 145 НК.
Так же могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом им не нужно заполнять:
1) графу 7 «Налоговая ставка»;
2) графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
Форма представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
1) товарной накладной;
2) товарного раздела товарно-транспортной накладной;
3) накладной на отпуск материалов на сторону;
4) акта о приеме-передаче объекта основных средств;
5) акты выполненных работ по работам и услугам с НДС.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг. Могут объединить в этом документе сведения, формах (№ ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т). И одновременно предъявить покупателю сумму НДС.
Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД. Есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень – не закрытый.
Может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Исключением выступают – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
Что изменилось с 01.07.2021
УПД – это счет-фактура, модифицированная добавлением в неё определенных дополнительных реквизитов, что позволяет универсальному передаточному документу совмещать элементы/функции СФ и ПД.
Изменения, внесенные в бланк счета-фактуры с 01.07.2021, действуют и для документальной формы УПД — необходимо учитывать корректировки, внесенные по причине предстоящего внедрения системы прослеживания определенных товаров, импортируемых на российскую территорию:
- В новый бланк добавлена строка 5а, которая отображает информацию о соответствующем отгрузочном документе.
- В табличную часть новой формы добавлена графа 1, в которой теперь фиксируются порядковые номера вносимых построчных записей.
Универсальные передаточные документы
В 2020 г. УПД заполняется, как и прежде — по существующим до этого правилам отгрузки товаров и передаче работ и услуг.
Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
-
Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).
-
Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.
-
Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.
-
Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.
Универсальный передаточный документ
Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, подтверждающий факт свершения хозяйственной операции и объединяющий в себе счет-фактуру и первичный документ. Бланк документа и рекомендации к его заполнению приведены в письме Федеральной налоговой службы РФ от 21. 10.2013 г. ММВ-20-3/96.
Использование УПД носит рекомендательный характер, поэтому субъекты хозяйственной деятельности могут, как и прежде, использовать отдельно счет-фактуру и товарную накладную, либо акт.
Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты, которые есть в счете-фактуре. Кроме того, в нем есть строки и графы, в которых необходимо указать код товара, услуги по КВЭД или ОКУН, а также информацию о транспортировке и передаче груза и прочее.
Кто может применять форму УПД в своей бухгалтерии?
По закону вы не обязаны применять УПД, но это удобно и упрощает документооборот для компании или ИП. Ведь по своей структуре УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ. Он дает покупателю право на вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль и других налогов (письма ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
УПД в своей бухгалтерии могут применять организации и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и даже на специальных налоговых режимах. Универсальным передаточным документом могут пользоваться даже налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС.
Как заполнить УПД при УСН?
На УСН заполняйте УПД в зависимости от ситуации.
Продаете свои товары, работы, услуги. Оформляйте УПД со статусом «2», только как передаточный документ. Ведь плательщиком НДС вы не являетесь и не должны выставлять счета-фактуры. Это следует из п. 3 ст. 169, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ, Приложения 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
УПД со статусом «2» заполняйте в общем порядке. Особенностей, связанных именно с УСН, нет.
Вам, как покупателю, выставили УПД. Заполните его строки [15]‒[19] в общем порядке (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Вы посредник, действуете от своего имени и исполняете обязанности по НДС. Вместо счетов-фактур и первичных передаточных документов можете использовать УПД со статусом «1» (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к данному письму).
УПД заполняйте с учетом тех же особенностей для посредников на УСН, что и при заполнении счетов-фактур.
Если операция не требует оформления передаточного документа, например вам нужно выставить или перевыставить счет-фактуру на аванс, то используйте счет-фактуру, а не УПД (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Универсальный документ нельзя применять только как счет-фактуру. Он может быть либо одновременно счетом-фактурой и передаточным документом, либо только передаточным документом.
Типовой комплект документов при переходе на УПД
Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:
- Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
- Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
- Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:
- нумерации УПД;
- подписания УПД;
- внесения исправлений в УПД;
- хранения УПД;
- исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).
Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.
Больше об ознакомлении работников с внутренними нормативами смотрите в материале «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».
- Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.
Составляем приказ о переходе на упд — образец заполнения
Сомнения связаны с тем, что, согласно Налоговому кодексу РФ, основанием для вычета НДС является именно счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поправки в отношении УПД чиновники в главу 21 Налогового кодекса РФ так и не внесли. Однако УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную данными первички. А дополнительные сведения в счет-фактуру вносить не запрещено.
С 1 января 2015 года в счет-фактуру можно спокойно добавлять дополнительные строки и графы, в том числе реквизиты первички. При условии что сохраняется утвержденная форма. Это прямо прописано в Правилах заполнения счетов-фактур.
Поэтому у налоговиков не будет претензий к вычетам НДС, которые подтверждены универсальными передаточными документами. При этом поставщик вправе использовать УПД наряду с другими формами первички.
Можно опробовать универсальный документ только на поставке товаров. А по договорам оказания услуг и подряда применять прежние бланки-то есть разработанные компанией самостоятельно или же утвержденные Госкомстатом России.
Возможен и еще один вариант – оформлять УПД по любым сделкам. Утвердите форму УПД. Теперь надо утвердить форму универсального первичного документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать.
Например, для учета отгрузки товаров. Сделать это можно в отдельном приказе руководителя или же в учетной политике Заметим, что изменять учетную политику в течение года можно в ограниченном числе ситуаций. Формально выпуск налоговиками формы УПД к ним не относится (п.
6, 7 ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания корректирует всего лишь формы первичных документов, приведенные в приложении к учетной политике.
В частности, с контрагентами потребуется решить следующие вопросы:
- подписать дополнительные соглашения к договорам на применение УПД,
- если в договорах изначально предусматривался формат и пакет первичных документов, необходимо внести изменения и в сами договоры (можно тем же допсоглашением),
- представить контрагентам проект УПД и согласовать порядок заверения документа с обеих сторон (подписи, печати),
- согласовать и зафиксировать порядок внесения исправлений в УПД — он должен быть единым у обеих сторон сделки, оформляемой УПД.
4. Подготовить приказ и внутрифирменные регламенты о переходе на УПД.
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Сфера и порядок применения УПД
Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).
УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.
Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.
Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.
Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.
В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).
В зависимости от выбранного статуса заполняются реквизиты универсального документа. Первый статус обязывает заполнить абсолютно все реквизиты УПД. Этот вывод основан на требованиях, которые предъявляются к первичным документам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ).
Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:
- строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза»;
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.
Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.
Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения
Подготовить приказ и внутрифирменные регламенты о переходе на УПД.
- Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:
- Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
- Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
- подписания УПД,
- хранения УПД,
- внесения исправлений в УПД,
- исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).
- нумерации УПД,
Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.