Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать официальное письмо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.
Деловое письмо – что это?
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
- оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
- рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
- пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
- резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
- поздравления и благодарности.
Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
- Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
- Соблюдение полей:
- 20 мм – верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – левое;
- В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
- Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
- Межбуквенный интервал – обычный;
- Единичный пробел между словами;
- Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
- Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
- Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
- Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
Если документ содержит коммерческую тайну
Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» Стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
- Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
- ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
- Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
- Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
- Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
- В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
- При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
- ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
- При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
- ФИО;
- Контактный телефон;
- Должность;
- Электронная почта;
- При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
- На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
- Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
- Согласовано, отказано, не возражаю;
- ФИО;
- Подпись;
- Дата;
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
- излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
- использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
- тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
- склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
- устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
- похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
- ошибки в числительных;
- двойные кавычки.
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
- перемена местами структурных частей документа;
- несоблюдение правил оформления;
- использование в письме фамильярных обращений;
- неполные реквизиты.
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
- Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
- В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
- Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
- И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
- Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
- Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандарту, в одном документе может быть упомянуто до четырех получателей. Если адрес предназначен для большего числа лиц, применяется один из следующих вариантов
- Список получателей составляется на отдельном листе бумаги, к нему прилагается копия адресного документа.
- Получатели анонимны (имена не упоминаются) и связаны одной позицией. Например.
Руководству Северо-Байкальского подразделения ООО «Росстрой».
Правила, представленные в ГОСТе для оформления документов с несколькими пунктами назначения, фактически применимы только к бумажным юридическим документам. Электронный формат выглядит следующим образом.
- Может не содержать информацию о получателе.
- В зависимости от информации, количество получателей может быть указано больше, чем указано в правилах — более 4
- Типы электронной почты и документов могут не предоставлять информацию о получателях в отдельном каталоге.
- Если документ должен соответствовать ГОСТу, название получателя должно быть написано с заглавной буквы.
- ГОСТ гласит, что к получателю нужно обращаться «Уважаемый!». предусматривает, что адресат должен быть адресован с Восклицательный знак обязателен.
Например, Уважаемая Светлана Игоревна!
Эта форма строго соблюдается всеми органами власти и управления, но частные лица могут следовать этому порядку по своему желанию.
- В тексте инициалы получателя всегда следуют за фамилией, но если требуется подпись, то инициалы получателя появляются перед фамилией.
- Если компания использует фирменный бланк, нет необходимости повторно указывать ту же информацию в конце документа. В этом случае документ должен быть подписан и заверен подписью уполномоченного лица.
- Если документ подписан несколькими сотрудниками, подписи каждого сотрудника должны располагаться по иерархии вниз. То есть, человек с более высокой должностью подписывается на первой строчке, и так далее, в порядке убывания иерархии.
- Если документ подписан заместителем или представителем лица, уполномоченного доверенностью, фамилия и инициалы должны быть заверены печатью или исправлены вручную.
- Если используется электронная цифровая подпись, отметка должна быть проставлена в том же месте документа, где требуется собственноручная подпись.
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа.
- Несмотря на то, что многие сотрудники и кадровики упорно утверждают обратное, ГОСТ устанавливает, что печать организации не должна пересекаться с подписью.
- При необходимости документ может содержать информацию о его авторе (как правило, текст меньше, чем основной текст).
- Полное имя,.
- Контактный телефон, номер телефона
- Название должности, и
- Электронная почта.
- При заверении копии соответствующая отметка (верная копия, правильная) ставится внизу документа, но в отличие от государственных стандартов, многим организациям разрешено ставить ее вверху документа.
- Копии документа должны содержать информацию о месте хранения оригинала. Приветствуется уточнение и проверка информации (печать, номер дела).
- Заявления, меморандумы и другие локальные документы, требующие резолюции, должны быть заверены в любом месте листа уполномоченным должностным лицом.
- Согласие, отказ, отсутствие возражений.
- Полное имя,.
- Подпись,.
- Дата,.
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц, должны быть пронумерованы начиная со второй страницы и, возможно, сшиты. Нумерация должна располагаться по центру верхнего поля каждого листа после титульного листа с отступом 10 мм сверху.
Новый ГОСТ для оформления документов
Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:
- просьбу;
- обращение;
- требование.
Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:
- продажа некачественного товара;
- отмена сделки купли-продажи товаров;
- просьба о замене товара и не только.
Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.
Один из вариантов приведен ниже.
Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:
- обсуждение сроков оплаты товара;
- просьба о зачете взаимных требований;
- информирование о смене расчетных счетов и так далее.
По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу
Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.
Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.
Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.
Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.
Давайте перестанем путаться в терминологии!
В профессиональном сообществе скептически относятся к методу прямого перевода в процессе подготовки стандартов ИСО, который был применен и при подготовке стандартов на основе ИСО 30300 и ИСО 30301. Его всегда оправдывают актуальностью, необходимостью быстро преодолеть научно-техническое отставание и внедрить в отечественную практику зарубежные передовые технологии. Но язык стандартов по управлению документами, зачастую понятный сугубо профессионалам, из-за несоответствия управленческой и делопроизводственной терминологии играет свою отрицательную роль. Стандарты серии ИСО 30300 являются безусловно актуальными в условиях цифровизации управления, но они должны быть:
- изложены в форме, доступной пониманию руководителей и всех сотрудников организации, и
- адаптированы не только с языком, но и с предметной сущностью действующих отечественных нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.
Серия ИСО 30300 разрабатывается в статусе стандартов на системы управления / системы менеджмента (ССУ или ССМ) и представляет собой такую же комплексную и взаимосвязанную совокупность нормативно-технических требований, как и стандарты систем менеджмента качества ИСО 9000, менеджмента информационной безопасности ИСО 27000 и экологического управления ИСО 14000. О менеджменте качества и системе информационной безопасности знает и заботится руководство большинства организаций в рамках стратегического управления, предотвращения рисков и обязанности соответствовать требованиям действующего законодательства. А когда решаются вопросы автоматизации работы с документами, руководители упорно сосредотачиваются на техническом аспекте внедрения информационной системы (условной СЭД), компьютерах, операционных системах и подвержены влиянию фактической рекламы возможностей той или иной информационной системы. Инвестиционные решения, например финансирование проекта СЭД, слишком часто основываются на мнении ИТ-директора и рекламе, обещающей «чудеса» автоматизации, которых не бывает без анализа ключевых процессов в организационных процедурах и основной бизнес-деятельности.
Для анализа ГОСТ Р ИСО 30302-2022 и понимания возможностей его применения необходимо усвоить основные термины и определения, закрепленные в первом стандарте на системы СУД – в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 (далее приведем определения из п. 3.4 и в скобках свои комментарии к ним):
- система управления – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов организации для установления политики организации и целей, а также процессов для их достижения (недостатки перевода проясняет одно из примечаний об элементах системы; на самом деле это – организационная структура, функции и распределение ответственности, планирование, функционирование, т.е. деятельность и т.п.; все эти элементы давно известны нам как организационные основы делопроизводства);
- система управления документами (СУД) – система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов (это прежде всего организационная система и системная реализация новой общей функции управления документами, в рамках которой необходимо планирование, финансирование, выделение ресурсов, контроль и оценка эффективности, развитие и совершенствование; именно поэтому в наименовании разделов стандарта отражены управленческие понятия и термины);
- управление документами – область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов,…
Техническое оформление: общие требования
Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95
Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм
· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм
Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм
Интервал между строками — не менее 8 мм
· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
· допускается использование двойного межстрочного интервала.
· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.
· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.