Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести личное дело работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Оформление личной карточки работника
Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.
Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.
Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
- Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
- Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
- Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Порядок ведения личных дел
Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.
В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.
Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников
Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.
Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».
Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.
Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.
Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.
После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:
- даты окончания производства по делу,
- того, относится ли должность работника к категории «руководитель».
Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно.
Какие документы должны входить в личные дела
Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:
- Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
- Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:
- удостоверения, которые указывают на повышение квалификации;
- права водителя;
- свидетельство о браке или разводе, рождения детей;
- должностные инструкции, если заключались дополнительные соглашения, то вкладываются и они;
- договор о материальной ответственности;
- акты по аттестации;
- ксерокопии приказов, которые указывают на внутреннее изменение должности человека, например, когда работник переводится на другую работу;
- дисциплинарные взыскания и поощрения;
- заявление на отпуск.
Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?
Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.
Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии Законом №152 от 27.06.2006 и гл.14 ТК РФ.
По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.
Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с Законом №79-ФЗ от 27.07.2004, Указы Президента РФ №640, №609.
Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.
Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.
Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.
До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом). Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.
Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.
Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.
Как правильно оформить личное дело
ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.
Его обязанности составляют:
- первичное заведение личного дела;
- внесение в него новых записей и документов;
- изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
- при необходимости заверение копий;
- внутренняя опись входящих в дело документов;
- плановая проверка состояния личных дел;
- ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
- хранение дел;
- помещение неактуальных дел в архив.
ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.
Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.
Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.
Два важных изменения
1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.
2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).
Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.
- созданные до 2003 г.
Срок хранения – 75 лет; не изменился;
- созданные начиная с 2003 г.
Срок хранения — 50 лет; изменился;
- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.
Срок хранения — 75 лет; не изменился.
Наша справка
Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.
Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
- в иных организациях (АО, ООО и др.).
Вопрос в тему
Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?
К этой категории относятся граждане, находящиеся на:
- военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);
- правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);
- федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.
Передать документы в архив нужно не позднее 12 месяцев с момента увольнения.
Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.
На практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года.
Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:
- глав предприятий;
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.
Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.
Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.
В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.
Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:
- руководитель организации и его штатные заместители;
- руководитель и работники отдела кадров;
- руководитель и работники юридической службы;
- сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
- руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
- другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.
Как и где хранятся трудовые договора работников (уволенных)
Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.
Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме.
Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.
К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.