Должностная инструкция менеджера по продажам (sales manager)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция менеджера по продажам (sales manager)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Функционал специалиста отдела продаж ограничивается лишь руководителем предприятия. В его обязанности, помимо продаж, может входить разрешение спорных вопросов с клиентами, выписка накладных и любые другие действия, если начальство считает это эффективным.

Чем полезен продажник

Основная задача менеджера – поиск новых клиентов и реализация продукции. Он обеспечивает приток финансов и другие выгоды для компании:

1. Лояльность клиентов – преимущество выбора фирмы покупателями. Этот фактор является определяющим для успешности бизнеса. Напрямую зависит от работы специалиста отдела продаж, его тактики общения и умения выстраивать деловые линии с клиентом.
2. Выполнение плана по выручке. Важно, чтобы этот показатель выполнялся качественными продажами, которые может обеспечить лишь опытный специалист. Выполнить план можно и другими путями, например, демпингом и скидками, но это не принесет чистого дохода.

1. Менеджер по продажам принадлежит к категории «специалисты».

2. Менеджер по продажам непосредственно подчиняется начальнику отдела продаж/коммерческому директору организации.

3. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. В период отсутствия менеджера по продажам его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Назначение и освобождение от должности менеджера по продажам осуществляется приказом генерального директора компании.

6. Менеджер по продажам должен знать:

• основы хозяйственного, трудового, гражданского законодательства;
• правила заключения договоров;
• планы индивидуальных продаж;
• основы маркетинга;
• ассортимент, характеристики товаров;
• порядок поставки товаров и предоставления услуг;
• правила оформления документации;
• нормы делового общения и этикета;
• отчетные документы, предоставляемые непосредственному руководителю;
• нормы противопожарной защиты, охраны труда, техники безопасности.

7. Менеджер по продажам руководствуется в своей деятельности:

• данной должностной инструкцией;
• Уставом компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими документами организации;
• законодательством РФ;
• распоряжениями и приказами руководства.

Примерная структура должностной инструкции менеджера по продажам

Лицу, перед которым стоит задача составления должностной инструкции менеджера по продажам, можно использовать структуру, характерную для большинства таких документов и предусматривающую следующие разделы:

1. Общие положения
   В этом разделе обычно описывают следующие особенности должности менеджера по продажам:
   • название должности (менеджер по продажам);
   • непосредственная подчиненность, кто отвечает за прием и увольнение с работы;
   • категория должности (тут стоит отметить, что должность торгового агента относится к техническим исполнителям);
   • квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования и опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
   • наличие подчиненных (если таковые имеются);
   • порядок замещения.
2. Права
   Менеджер по продажам имеет некоторую свободу в принятии решений, отнесенных к его компетенции. В некоторых компаниях он может даже самостоятельно обговаривать условия продаж и подписывать договоры с покупателями. При составлении должностной инструкции эти моменты обязательно нужно отразить, чтобы впоследствии у сотрудника не возникало препятствий при выполнении трудовых функций. Чаще всего лицо, находящееся на этой должности, наделяется следующими правами:
   • запрашивать информацию у других сотрудников;
   • знакомиться с решениями руководителя;
   • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
   • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
   • подписывать (визировать) договоры в рамках своей компетенции.
3. Должностные обязанности
   Руководство, нанимая менеджера по продажам, ставит перед ним определенные задачи. В трудовом договоре детального описания этих задач нет, в должностной же инструкции конкретные обязанности вполне могут быть описаны. Вот примерный список тех должностных обязанностей, к исполнению которых может быть привлечен менеджер по продажам:
   • разработка и внедрение технологий продаж и продвижения товаров;
   • организация презентаций товаров и других предпродажных мероприятий;
   • согласование условий контрактов с контрагентами;
   • контроль за выполнением условий соглашений с контрагентами;
   • изучение рынка товаров;
   • анализ информации о спросе на товар;
   • построение каналов сбыта товаров;
   • поиск потенциальных покупателей;
   • участие в ценообразовании;
   • организация работ по доставке товара;
   • контроль оплаты товара;
   • составление отчетов о продажах;
   • участие в формировании и изменении товарного ассортимента.
4. Ответственность
   Менеджер по продажам, как и любой другой сотрудник и гражданин, должен придерживаться правил и норм, которые установлены законодательством. За их нарушение он может быть привлечен к следующим видам ответственности:
   • к дисциплинарной — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
   • административной или уголовной — за совершение соответствующих проступков;
   • материальной — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Основные разделы должностной инструкции менеджера по продажам

Должностная инструкция менеджера по продажам прилагается к трудовому договору и содержит избыточной перечень функций, обязанностей и прав этого специалиста. Как и любая другая инструкция, без трудового договора она не имеет законной силы. Цель документа — пояснить работнику, что компания ожидает от него, по каким критериям будет оценивать его труд и какие права предоставит для облегчения труда. Инструкция вступает в силу только после подписания сотрудником: работодатель оставляет себе один экземпляр инструкции с отметкой «ознакомлен» и подписью, второй экземпляр гражданин забирает себе.

Структура документа будет стандартной, без каких-либо отличий от инструкций других специалистов. Она будет включать следующие разделы:

• Общие положения.
• Функции и обязанности.
• Права.
• Ответственность.

В этом документе необязательно писать требования к образованию и профессиональным навыкам. Предполагается, что если организация принимает гражданина на работу и выдаёт ему такую инструкцию, его уровень квалификации её полностью устраивает.

В «Общих положениях» пишут полное наименование должности. Например, не «менеджер», а «менеджер отдела продаж». Здесь указывают непосредственного начальника, порядок приёма на работу (например, «назначается на должность и снимается с неё приказом генерального директора). Однако это формальности. Не менее важно указать в первом разделе, что сотрудник должен знать: российское законодательство, правила заключения договоров, основы маркетинга, ассортимент магазина и характеристики продукции (товаров, услуг). Раздел завершается перечнем актов, которыми руководствуется специалист в своей работе. Это российские законы, локальные нормативные акты и распоряжения руководства.

Что входит в должностные обязанности менеджера по продажам

В целом трудовые функции менеджера можно разделить на 4 группы:

• Реализация продукции и услуг.

• Планирование продаж и детальный анализ рынка.

• Проверка отгрузок товаров и расчетов с покупателями.

• Проведение мероприятий, направленных на повышение уровня продаж и расширение базы клиентов.

Также в круг обязанностей менеджера по продажам может включаться:

• Поиск клиентов и ведение переговорных процессов с потенциальными клиентами.

• Укрепление имеющихся деловых связей компании.

• Сбор информации о потенциальных клиентах, повышение мотивации клиентов к сотрудничеству с компанией.

• Ведение клиентской базы.

• Прием и обработка заказов.

• Информирование дилеров и дистрибьюторов.

• Заключение договоров с покупателями, оформление документов, работа с отчетностью.

• Расчет ожидаемой прибыли от реализации продукции.

• Рекламная поддержка продукции компании на выставочных мероприятиях.

• Проведение деловых встреч с потенциальными клиентами, целью которых является заключение новых контрактов.

• Сбор и обработка информации с целью оптимизации процесса продаж.

• Разработка и реализация проектов, связанных с деятельностью отдела продаж.

• Подбор и обучение персонала по продажам (торговых агентов, торговых представителей, мерчендайзеров и др.).

• Ставить вопрос о повышение размера оплаты труда, оплате сверхурочных работ в соответствии с положениями, документами и распоряжениями, регламентирующими систему оплаты труда сотрудников Фирмы.
• Докладывать вышестоящему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
• Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчёты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Требовать от руководителя отдела оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
• Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность продавца мебели.

1.2. Продавец мебели относится к категории специалистов, назначается на должность для обслуживания покупателей в торговом зале в соответствии со стандартами обслуживания, принятыми в организации.

1.3. Решение о назначении на должность продавца мебели и об освобождении от должности принимается генеральным директором организации по представлению директора магазина.

1.4. На должность продавца мебели назначается лицо, имеющее высшее (торгово-экономическое) образование, владеющее техниками продаж без опыта работы или имеющее незаконченное высшее, среднее профессиональное образование с опытом работы от одного года.

1.5. Продавец мебели в своей деятельности руководствуется:

– законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации в сфере своей деятельности;

– локальными нормативными актами организации;

– настоящей должностной инструкцией.

1.6. Продавец мебели должен знать:

– законодательство Российской Федерации о труде; основы экономики, организации производства, труда и управления;

– законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие реализацию товаров конечному потребителю;

– стандарты и технические условия на реализуемые товары, тару и маркировку;

– ассортимент, классификацию, характеристики и назначение реализуемой мебели, условия и способы эксплуатации и ухода за ней;

– гарантийные сроки пользования мебелью;

– методы сбора и обобщения данных о спросе покупателей;

– наименования основных поставщиков мебели, особенности ассортимента и качества их продукции;

– основные виды сырья и материалов, идущих на изготовление продаваемой мебели и их характеристики;

– основные принципы устройства и правила эксплуатации обслуживаемого торгово-технологического оборудования;

– порядок приема товаров от поставщиков, проведения инвентаризации, составления и оформления товарных отчетов, актов на брак, недостачу, пересортицу товаров и приемо-сдаточных актов при передаче материальных ценностей;

– правила обмена и возврата, расшифровки артикула и маркировки, установления брака;

– приемы и методы быстрого обслуживания различных контингентов покупателей с учетом их пола, возраста, уровня знаний о товаре и других особенностей, учета товарно-материальных ценностей;

– правила и порядок оформления документации при продаже товаров;

– формы документов и порядок составлений отчетности;

– организацию работы магазина;

– офисные программы (Word, Excel) и программы терминалов торгового зала;

– правила по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. Продавец мебели подчиняется директору магазина.

1.8. На время отсутствия продавца мебели (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Типы менеджеров по продажам

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 содержит несколько позиций, к которым можно отнести рассматриваемую должность:

• 24051 менеджер в торговле;
• 24057 менеджер (в коммерческой деятельности);
• 24068 менеджер [в подразделениях (службах) по маркетингу и сбыту продукции].

В зависимости от специфики обязанностей специалиста по продажам его должность может относиться к одной из категорий, но наиболее близким по функциональным обязанностям менеджера по продажам в современном понимании является последняя.

Иной типологии продающих специалистов компаний на законодательном уровне не установлено, но она присутствует в теории и применяется на практике хозяйствующими субъектами. Существуют различные критерии, по которым можно классифицировать рассматриваемую должность:

1. В зависимости от территориального охвата деятельности:

• зональный;
• региональный;
• территориальный и др.

Должностная инструкция

Функционал сотрудник включается вместе с иными разделами в официальный документ, подлежащий исполнению и соблюдению работником и его работодателем. Должностная инструкция менеджера по продажам содержит:

• общие положения о должности (наименование, место в структуре, подчинение);
• нормативные документы, которыми руководствуется в своей деятельности работник;
• требования к профессиональным и личным качествам;
• регламент работы (рабочее время, место работы, условия труда и т.д., включая регламент работы подразделения – отдела продаж) либо ссылка на отдельный регламент;
• права и обязанности менеджера по продажам;
• ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих обязанностей (дисциплинарная и материальная);
• заключительные положения (например, исполнение обязанностей на период отсутствия менеджера, порядок назначения на должность и освобождения с нее и др.).

Скачать образец типовой должностной инструкции менеджера отдела продаж можно здесь:

• менеджер по продажам соответствует коду 24068 общероссийского классификатора, иные критерии классификации носят теоретический и практический характер, но законом не предусматриваются;
• профессиональный стандарт устанавливается компаниями самостоятельно с учетом образовательных стандартов по данной специальности;
• функциональные обязанности сотрудника по продажам зависят от особенностей деятельности фирмы и занимаемой должности;

Менеджер по продажам, функции не продавать, а собирать

Не всегда функциями менеджера по продажам может быть обязанность продавать. Во многих бизнесах, где все сделки достаточно крупные, квалификация просто недостаточная, чтобы эффективно проводить все переговоры и делать продажу. Тем более если мы говорим о контрактах достаточно сложной специфики на миллионы, десятки и сотни миллионов. И в этом случае фактически работа строится таким образом, что менеджеры по продажам прорабатывают рынок, просеивают его, из многих потенциальных заказчиков выбирая наиболее перспективных, собирая информацию о них, фиксируя ее в такие документы, как анкеты и досье, техпаспорта объектов и так далее (примеры раздаются на тренинге). И регулярно докладывают эту информацию вышестоящим коллегам и главным техническим специалистам. Но когда дело доходит до переговоров с заказчиками, такие переговоры могут быть успешными только в том случае, если на них будут выезжать топ менеджеры, коммерческие директора, ведущие технические специалисты или/и руководители, и технические эксперты одновременно.

Что нужно для того, чтобы стать менеджером в хорошей фирме

Для того чтобы претендовать на подобную должность в больших корпорациях и организациях, нужно быть готовым к более высокому уровню требований.

Основные характеристики, которым должен отвечать потенциальный сотрудник:

• иметь высшее образование (сферы: экономика, маркетинг, менеджмент);
• не просто понимать, что такое реклама и PR, а уметь воплощать их в жизнь, ведь именно это входит в основные функциональные обязанности менеджера по продажам – прорекламировать, чтобы продать;
• уметь владеть специализированными программами (как 1С, например);
• в больших компаниях также желают, чтобы их специалисты владели иностранным языком на уровне уверенного разговорного, ведь в обязанности менеджера по продажам могут входить переговоры с иностранными потенциальными потребителями;
• опыт работы на подобной должности. Если вы новичок, то рассчитывать на такую вакансию можно лишь в том случае, если вы полны энтузиазма, знаний и сможете удивить на собеседовании.

Зачем должностная инструкция работодателю?

C помощью ДИ, в свою очередь, сам работодатель (руководитель менеджера) смогут:

• Спрашивать с менеджера за качество выполнения работы на различных ее участках.

К примеру, спросить недостающие документы: «Куда делись счета-фактуры? Они в вашем ведении, читайте инструкцию».

• При необходимости — предписывать менеджеру выполнять определенную работу.

«Вы должны собирать цены по конкурентам —жду их к понедельнику».

• Определять, за что поощрять (или нет) менеджера.

«В сентябре была просроченная дебиторка — премии не ждите».

• Определять, что именно работодатель должен делать, чтобы менеджер мог полноценно пользоваться своими «рабочими» правами.

Если в число таких прав входит компенсация представительских расходов, то работодателю следует регламентировать порядок ее предоставления и величину.

• Составлять описание вакансий для позиции менеджера.

В описание вакансии можно перенести виды деятельности менеджера и его задачи, знания и навыки, базовые критерии эффективности.

Нюансы работы менеджера по продажам

Составление коммерческих предложений не представляет особой сложности. Как правило, в каждой компании есть готовые шаблоны для КП. Но вы должны понимать, что само по себе коммерческое предложение не продает: сначала вы должны убедить вашего клиента в верности и необходимости сделки, и только после этого следует отправлять ваше предложение на почту.

Секретари и сами руководители часо просят отправить КП на почту, чтобы отделаться от очередного продавца. Поэтому через пару дней нужен повторный звонок.

CRM-система — это специальная программа по учету взаимодействий с клиентами. В нее вы должны записывать каждое действие с указанием даты и результата. Это очень удобная и полезная утилита в работе каждого менеджера по продажам.

При правильном заполнении она напомнит, кому вам нужно сегодня позвонить и с какой целью, у кого сегодня заканчивается отпуск, а у кого подходит срок оплаты дебиторской задолженности. В ней хранится вся история общения с каждым клиентом и особенности именного этого клиента. Грамотное и полное заполнение CRM-системы входит в обязанности любого менеджера по продажам.

При общении с потенциальными клиентами вы должны уметь увести разговор в нужную вам сторону. Для этого вам потребуются навыки психолога и немного красноречия. Вы должны разбираться, какие вопросы и когда задавать, чтобы подвести клиента к главной мысли – что этот товар или услуга ему пригодятся именно сейчас.

Основной навык хорошего менеджера по продажам — умение убеждать словами.

И для этого мало обладать врожденным красноречием. Существуют вполне понятные и простые техники ведения разговора, вам потребуется лишь ознакомиться с ними и принять на вооружение. Робким людям бывает сложно освоить эту профессию, здесь требуются пробивные и разговорчивые личности.

Но бывает так, что клиент повторяет – не могу, слишком дорого, может быть, потом и пр. В этом случае вам пригодится другая техника — умение работать с возражениями. В первую очередь, вы должны выяснить – в чем главная причина отказа. Не всегда это то, о чем потенциальный клиент говорит напрямую.

Настоящая причина может быть совсем в другом — нет денег на счету, или он уходит в отпуск. Когда вы выясните основную причину, нужно постараться отработать это возражение. Не бойтесь спрашивать и ищите первопричину отказа. Умение отрабатывать возражения также является одним из главных инструментов в работе хорошего менеджера по продажам.

И главное — вы должны уметь слушать ваших клиентов. После короткой презентации вашего товара или услуги сделайте паузу, соберитесь и начните задавать вопросы.

Вопросы – вот главное оружие хорошего специалиста. Не пытайтесь все время говорить – это верный путь к провалу, старайтесь больше слушать и спрашивать. Только в этом случае вы сможете узнать потребности клиента и предложить ему лучшее решение.

Образец инструкции должностного формата менеджера по продажам

Структура документа предполагает создание специализированных блоков – разделов. В каждом блоке четко определяются все данные, которые касаются требований к соискателям, обязанностям работника, полномочиям и правам, а также ответственности. Мы предлагаем ознакомиться со стандартным шаблоном документа и рекомендациями по составлению отдельных разделов:

• Общее положение. Это раздел, в который следует внести все данные, касательно требований руководства к соискателям. То есть, вы указываете желаемое образование, стаж работы, указываете на то, какими индивидуальными качествами непременно должен обладать специалист. В этом разделе также указываются данные о необходимости знаний по той или же иной законодательной базе, что позволяет определить профессионализм будущего специалиста. Также определяется необходимость указания информации о подчинении и замещении. То есть, по сути, именно тут указываются все основные – общие положения, которые имеют существенное значение при трудоустройстве и дальнейшей работе специалиста;
• Обязательства. В данном разделе следует крайне четко, детально, но в тоже время кратко и лаконично, а самое главное – однозначно, осуществить описание всех обязанностей, которые определяются данной профессией. Например, руководитель может указать на то, что специалист занимается исключительно деятельностью, направленной на осуществление продаж. А можно указать ряд дополнительных обязанностей, например, специалист должен изучать товар, осуществлять разработку проектов его продвижения с учетом особенностей и качеств, с учетом потребностей целевой аудитории. Помните о том, что чем более детально будут описаны все обязательства специалиста, тем более оптимальной будет его деятельность. Если какие-то обязательства не будут описаны в документе, руководство просто не имеет никакого права требовать их исполнения. Именно по этой причине, следует тщательно продумать данный список, с учетом всех особенностей и индивидуальных аспектов вашего производства, компании или же организации;
• Права и полномочия. Непременно нужно сказать о том, что в данном разделе содержится информация, которая напрямую касается тех полномочий, которыми вы наделяете своего сотрудника. Например, сотрудник имеет право затребовать у руководства определенные документы, финансирование, чтобы иметь возможность осуществить процесс правильного и грамотного исполнения своих прямых обязанностей. Сотрудник наделяется правом самостоятельно принимать решения и подписывать определенные документы, которые определяют возможность постоянного сотрудничества с теми или же иными компаниями. Но, такие полномочия можно и не вносить в документ, особенно в том случае, если все действия ответственного характера осуществляются исключительно руководителем;
• Ответственность. В документе определяются данные по ответственности специалиста в случае отсутствия исполнения прямых обязанностей и в случае, если исполнение обязанностей осуществлялось ненадлежащим образом, что привело к существенным материальным затратам для компании. Тут же нужно сказать о том, что сотрудник несет стандартную ответственность за нарушение закона.

Основной список функций менеджера, осуществляющего продажи

Как вы понимаете, список функций также напрямую зависит от того какую деятельность осуществляет предприятие, а также от проработанных стратегий развития. На основании четко поставленных функций, в дальнейшем можно будет правильно и грамотно определить все обязанности, которые должны исполнять специалисты в процессе реализации своей профессиональной деятельности. К основным функциям принято относить:

• Проведение анализа текущего состояния актуальности товаров. То есть, специалист анализирует уровень продаж, оценивает возможности и перспективы развития, рассматривает территории отсутствия распространения товара. И на основании полученной информации осуществляется проработка плана действий, который направлен в первую очередь на существенное повышение уровня получаемого дохода;
• Осуществляется процесс выбора мероприятий, которые смогли бы стать неоспоримой основой привлечения внимания клиентов. Причем выбираются мероприятия стандартного характера, которые не требуют существенных расходов. Например, специалист, на основании произведенного анализа прорабатывает тактику выкладки товара в торговых залах, с целью получения еще более значительной актуальности среди потенциальных клиентов;
• Устанавливается необходимость осуществлять основную деятельность в сфере расширения клиентской базы. Профессионал осуществляет процесс встречи с различными представителями компаний и организаций, презентует свой товар, предлагает варианты сотрудничества, осуществляет подписание договорных отношений;
• Очень важным моментом работы специалиста считается проведение различных презентаций и тренингов, которые позволяют ознакомить персонал магазинов, супермаркетов или же специализированных центров с методиками общения с клиентом. Такие действия производятся, чтобы существенно повышать актуальность товаров или же услуг, на основании раскрытия преимуществ и достоинств предложения;
• Менеджер осуществляет проработку планов, которые касаются возможности участия в своеобразных выставках товара, с целью максимально грамотного представления своего предложения с учетом его актуальных потребительских свойств и качеств.

Похожие записи:

• Права и обязанности судебных приставов
• Взносы при аренде автомобиля без экипажа с 2023 года
• Дачная амнистия: что это такое и как воспользоваться